রিমাইন্ডার সেটিংস

আপনার কোম্পানি থেকে ক্লায়েন্ট যা যা পান, সবই এই পৃষ্ঠায় জমা আছে: নির্ধারিত সময়ে যাওয়া অনুস্মারকও, আর কাজের স্ট্যাটাস বদলালে নিজে থেকেই যাওয়া বার্তাগুলোও। বার্তার লেখাও এখানেই ঠিক করা হয়।

পৃষ্ঠাটি কোথায় পাবেন

বাঁ দিকের মেনুতে কাস্টমার পোর্টাল গ্রুপটি খুলুন এবং রিমাইন্ডার সেটিংস বেছে নিন। মডিউলটি চালু থাকলেই গ্রুপটি দেখা যায় — দেখুন “কাস্টমার পোর্টাল — সংক্ষিপ্ত বিবরণ” প্রবন্ধটি।

পৃষ্ঠার দুটি ব্লক

পৃষ্ঠাটি দুটি ব্লকে ভাগ করা, আর এগুলো মিলিয়ে ফেলা ঠিক হবে না — এরা আলাদা আলাদা কারণে কাজ করে:

একটি আরেকটির জায়গা নেয় না: স্ট্যাটাস না বদলালেও অনুস্মারক চলে যাবে, আর ভিজিটের এখনো একদিন বাকি থাকলেও স্ট্যাটাস অনুযায়ী বিজ্ঞপ্তি চলে যাবে।

নির্ধারিত অনুস্মারক

কীভাবে তৈরি করবেন

• “অনুস্মারক তৈরি করুন” ক্লিক করুন।
• শিরোনাম — তালিকায় অনুস্মারকটি কী নামে থাকবে। এটি কেবল আপনিই দেখতে পান।
• স্মরণ করানোর বিকল্প — “আগে” কিংবা “পরবর্তীতে”।
• পাঠান আগে/পরে — মিনিটে ব্যবধান। 0 মান মানে “হিসাব শুরুর বিন্দুতেই”।
• চ্যানেলসমূহ — SMS, ই-মেইল কিংবা দুটোই।
• বার্তার লেখা: এসএমএস টেক্সট, চিঠির বিষয়, ইমেইল পাঠ্য।
• সক্রিয় — অনুস্মারকটি চালু করা।

তালিকায় অনুস্মারকটি শিরোনাম, পাঠান আগে/পরে, স্মরণ করানোর বিকল্প, চ্যানেলসমূহ, সক্রিয় কলাম এবং ক্রিয়াগুলো নিয়ে দেখানো হয় — সম্পাদনার জন্য পেনসিল ও মুছে ফেলার জন্য বিন।

স্ট্যাটাস অনুযায়ী বিজ্ঞপ্তি

স্ট্যাটাস আপনার, সিস্টেমের নয়

এই ব্লকের স্ট্যাটাসের তালিকাটি Shifton-এর তৈরি করা কোনো তালিকা নয়। কাজের স্ট্যাটাস আপনি নিজেই কাজের সেটিংস → স্ট্যাটাস বিভাগে তৈরি করেন ও নাম দেন, আর বিজ্ঞপ্তির টেবিল ঠিক আপনার সেটটিই দেখায়। এই প্রবন্ধের ছবিগুলোতে একটি কোম্পানির স্ট্যাটাস দেওয়া আছে; আপনার নিজের স্ট্যাটাস থাকবে।

এ থেকেই কাজের ক্রমটি আসে: আগে স্ট্যাটাস, তারপর তাদের জন্য বিজ্ঞপ্তি। পরে যোগ করা নতুন স্ট্যাটাস টেবিলে খালি সারি হিসেবে আসবে — চ্যানেল ছাড়া, আর যতক্ষণ চ্যানেল ঠিক করে না দেবেন, ততক্ষণ সেটি নিয়ে ক্লায়েন্টের কাছে কিছুই যাবে না।

স্ট্যাটাসের জন্য বিজ্ঞপ্তি কীভাবে ঠিক করবেন

স্ট্যাটাসের সারিতে + চাপুন — “স্ট্যাটাসের জন্য নিয়ম যোগ করুন” উইন্ডোটি খুলে যাবে:

• স্থিতি — যে স্ট্যাটাসে গেলে নিয়মটি কাজ করবে।
• চ্যানেলসমূহ — SMS, ই-মেইল কিংবা দুটোই।
• এসএমএস টেক্সট — SMS-এর লেখা।
• চিঠির বিষয় — চিঠির বিষয়।
• ইমেইল পাঠ্য — চিঠির লেখা।
• সক্রিয় — নিয়মটি চালু আছে কি না।

“সংরক্ষণ করুন” ক্লিক করুন। টেবিলে স্ট্যাটাসের পাশে বেছে নেওয়া চ্যানেলগুলো চলে আসবে, আর ধূসর চিহ্নটি সবুজ হয়ে যাবে।

যে স্ট্যাটাসের জন্য একটি চ্যানেলও ঠিক করা নেই, সেটিতে ধূসর চিহ্ন থাকে — সেটি নিয়ে ক্লায়েন্ট কিছুই পান না।

বার্তার লেখায় প্রতিস্থাপন

লেখাগুলো স্থির নয়: এগুলোতে নির্দিষ্ট কাজের তথ্য বসে যায়। প্রতিটি ঘরের নিচে গ্রহণযোগ্য প্রতিস্থাপনের তালিকাসহ একটি সংকেত থাকে:

{executor_name} — নির্বাহকের নাম · {company_name} — কোম্পানির নাম · {client_first_name} — ক্লায়েন্টের নাম · {client_last_name} — ক্লায়েন্টের পদবি · {scheduled_time} — ভিজিটের নির্ধারিত সময় · {task_id} — কাজের নম্বর · {company_id} — কোম্পানির নম্বর · {client_id} — ক্লায়েন্টের নম্বর · {link_map} — ট্র্যাকিং পৃষ্ঠার লিঙ্ক · {link_feedback} — রিভিউয়ের ফর্মের লিঙ্ক

লিঙ্ক নিয়ে সবচেয়ে জরুরি কথা। মানচিত্র ও রিভিউয়ের লিঙ্ক স্বয়ংক্রিয়ভাবে যোগ হয় না — সেগুলো বার্তায় কেবল {link_map} ও {link_feedback}-এর মাধ্যমেই যায়। প্রতিস্থাপনটি না বসালে বার্তা লিঙ্ক ছাড়াই যাবে: ক্লায়েন্ট নির্বাহককে ট্র্যাকও করতে পারবেন না, রিভিউও দিতে পারবেন না, আর ইন্টারফেসে এটি কোনোভাবেই বোঝা যাবে না — নিয়মটি সেট করা অবস্থাতেই দেখাবে।

“নির্বাহক রওনা দিয়েছেন” স্ট্যাটাসের জন্য SMS-এর লেখার উদাহরণ:

Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}

আর তার সঙ্গে চিঠির বিষয়:

Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}

ক্লায়েন্টের কাছে চিঠি Shifton Robot-এর নামে ([email protected]) আসে, আর বিষয় থাকে আপনি যেটি ঠিক করেছেন।

বার্তা পৌঁছানোর জন্য কী কী দরকার

• SMS-এর জন্য ব্যালান্স দরকার। প্রতিটি SMS-এর টাকা SMS-ব্যালান্স থেকে কাটা হয় — সেটি এসএমএস বিলিং পৃষ্ঠায় আছে। ব্যালান্স শূন্য হলে SMS যায় না। চিঠি বিনামূল্যে এবং ব্যালান্সের উপর নির্ভর করে না।
• ক্লায়েন্টের ফোন এবং/অথবা ইমেল পূরণ করা থাকতে হবে, আর এই ঘরগুলো মডিউল → সেটিংস → কাস্টমার পোর্টাল-এ চ্যানেলের সঙ্গে বাঁধা থাকতে হবে।
• নিয়মটি চালু থাকতে হবে — সক্রিয় সুইচ।

সম্ভাব্য সমস্যা ও সমাধান

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

প্রশ্ন: নির্ধারিত অনুস্মারক আর স্ট্যাটাস অনুযায়ী বিজ্ঞপ্তির মধ্যে পার্থক্য কী? উত্তর: অনুস্মারক ভিজিটের সময়ের সঙ্গে বাঁধা — N মিনিট আগে বা পরে চলে যায়। স্ট্যাটাস অনুযায়ী বিজ্ঞপ্তি ঘটনার সঙ্গে বাঁধা — কাজটি স্ট্যাটাসে গেছে। একটি আরেকটির জায়গা নেয় না।

প্রশ্ন: অনুস্মারকের ব্যবধান কোন এককে ঠিক করা হয়? উত্তর: মিনিটে। 0 মান মানে হিসাব শুরুর বিন্দুতেই পাঠানো।

প্রশ্ন: কতগুলো অনুস্মারক তৈরি করা যায়? উত্তর: কোনো সীমা নেই। সাধারণত দুই-তিনটি করা হয়: উদাহরণস্বরূপ, একদিন আগে চিঠিতে আর 30 মিনিট আগে SMS-এ।

প্রশ্ন: আমার টেবিলে ছবির চেয়ে অন্য স্ট্যাটাস আছে। এটি কি স্বাভাবিক? উত্তর: হ্যাঁ। স্ট্যাটাস আপনি নিজেই কাজের সেটিংস → স্ট্যাটাস-এ তৈরি করেন, আর টেবিল ঠিক আপনার সেটটিই দেখায়।

প্রশ্ন: আমি নতুন স্ট্যাটাস যোগ করেছি — সেটি নিয়ে বিজ্ঞপ্তি নেই কেন? উত্তর: নতুন স্ট্যাটাস টেবিলে চ্যানেল ছাড়া খালি সারি হিসেবে আসে। + দিয়ে সেটি খুলুন এবং চ্যানেল ও লেখা ঠিক করে দিন।

প্রশ্ন: কেবল চিঠি পাঠিয়ে SMS খরচ না করা যায় কি? উত্তর: হ্যাঁ, নিয়মে কেবল ই-মেইল চ্যানেলটি রাখুন।

প্রশ্ন: ক্লায়েন্ট বার্তা পেয়েছেন, কিন্তু মানচিত্রের লিঙ্ক ছাড়া। কেন? উত্তর: লেখায় {link_map} প্রতিস্থাপনটি নেই। লিঙ্ক নিজে থেকে যোগ হয় না — সেটি লেখায় লিখে দিতে হয়।

প্রশ্ন: বার্তার লেখা নিজের ভাষায় লেখা যায় কি? উত্তর: হ্যাঁ, লেখাটি পুরোপুরি আপনার। মনে রাখুন, সব ক্লায়েন্টের কাছেই এটি ঠিক এই চেহারায় যাবে — ক্লায়েন্টের ভাষায় এটি অনুবাদ হয় না।

প্রশ্ন: তথ্য না থাকলে ক্লায়েন্ট প্রতিস্থাপনের জায়গায় কী দেখেন? উত্তর: প্রতিস্থাপনের জায়গায় কাজটিতে যা আছে সেটিই বসে। ক্লায়েন্টের ঘরটি পূরণ করা না থাকলে সেই জায়গা খালি থাকবে — তাই নামটি আগেই ক্লায়েন্টের কার্ডে দেখে নেওয়া ভালো।

প্রশ্ন: একসঙ্গে সব স্ট্যাটাসের বিজ্ঞপ্তি বন্ধ করা যায় কি? উত্তর: আলাদা কোনো সুইচ নেই — চ্যানেল প্রতিটি স্ট্যাটাস থেকে আলাদাভাবে সরাতে হয়। কোম্পানির সেটিংস → মডিউল-এ গোটা মডিউলটি বন্ধ করাই দ্রুত হয়।

প্রশ্ন: এই সেটিংস কে বদলাতে পারেন? উত্তর: কোম্পানির মালিক ও অ্যাডমিনিস্ট্রেটর।

প্রশ্ন: বিজ্ঞপ্তি ক্লায়েন্ট ও কর্মচারী — দুজনেরই কাছে যায় কি? উত্তর: না। এই পৃষ্ঠার সেটিংস কেবল ক্লায়েন্টকে নিয়ে। কর্মচারীদের বিজ্ঞপ্তি আলাদাভাবে সেট করা হয় — কর্মচারীর প্রোফাইলে এবং কাজসমূহ মডিউলের সেটিংসে।