শিফট নিয়ে করা কাজ: বিনিময়, স্থানান্তর, ওপেন শিফট এবং বিভাজন

অ্যাপে শিফট কোনো চূড়ান্ত রায় নয়। আপনি যদি কাজে আসতে না পারেন, শিফটটি সাধারণ তালিকায় দিয়ে দেওয়া যায়, সহকর্মীর সঙ্গে বদল করা যায়, নির্দিষ্ট কোনো ব্যক্তিকে হস্তান্তর করা যায়, অন্য সময় চাওয়া যায় অথবা কেবল একটি অংশ কাজ করা যায়। এই সবকিছুই ফোন থেকে হয়, একটিমাত্র ত্রিবিন্দুর পেছনে।

এই কাজগুলোর অধিকার ব্যবস্থাপক সময়সূচীর সেটিংসে দিয়ে থাকেন, তাই বিভিন্ন কর্মচারীর কাছে বিকল্পের তালিকা আলাদা হয়। আপনার কাছে যদি কম বিকল্প থাকে — নিবন্ধের শেষে “কেন কোনো কাজ নেই” অংশটি দেখুন।

ধাপে ধাপে নির্দেশিকা

কাজগুলো কোথায় খুঁজবেন

সময়সূচী (নিচের প্যানেলের দ্বিতীয় আইকন) খুলুন এবং নিজের শিফটে চাপ দিন — শিফটের বিবরণ (Shift details) খুলে যাবে। উপরের ডান কোণে ত্রিবিন্দু: এটি একটি কাজ নির্বাচন করুন (Select action) শিটটি খোলে।

প্রথম চারটি বিকল্প হলো অনুরোধ, আর তাদের পথ আলাদা।

বিনিময় ও স্থানান্তর যায় সহকর্মীর মাধ্যমে: প্রথমে যাকে আপনি শিফটটি প্রস্তাব করছেন তার সম্মতি, এবং কেবল তারপর, যদি সময়সূচীতে ম্যানেজারের নিশ্চিতকরণ চালু থাকে, ব্যবস্থাপকের সিদ্ধান্ত। সহকর্মী সম্মত না হওয়া পর্যন্ত অনুরোধ আর এগোয় না এবং কিছুই বদলায় না।

সময়ের পরিবর্তন ও বিভাজন কেবল ব্যবস্থাপকের উদ্দেশে পাঠানো হয়। নিশ্চিতকরণ বন্ধ থাকলে ওপেন শিফটে পাঠানো সঙ্গে সঙ্গেই কাজ করে।

ওপেন শিফটে সরিয়ে নিন

শিফটটি সাধারণ তালিকায় চলে যায়, আর সেটিংস অনুযায়ী যার অনুমতি আছে সে-ই এটি নিতে পারে।

1. ত্রিবিন্দু → ওপেন শিফটে সরিয়ে নিন।

2. অ্যাপ জিজ্ঞাসা করে তুমি কি নিশ্চিত? (Are you sure?) — নিশ্চিত করুন।

3. শিফটটি আপনার তালিকা থেকে অদৃশ্য হয়ে সময়সূচীর পর্দায় খোলা শিফটগুলি (Open Shifts) মোডে দেখা দেয়।

কেউ শিফটটি না নেওয়া পর্যন্ত সেটি কারও নয়: দিনের গণনায় এটি শিফট হিসেবে ধরা হয়, কিন্তু এর পেছনে কোনো কর্মচারী থাকে না।

শিফট বিনিময়

1. ত্রিবিন্দু → শিফট বিনিময় অনুরোধ।

2. শিফট অদলবদল (Swap shift) পর্দাটি খোলে, যেখানে সহকর্মীদের শিফটের তালিকা থাকে: তারিখ, সময়, নাম এবং টেম্পলেটের শিরোনাম।

3. যে শিফটে বদল করতে চান সেটি বেছে নিয়ে অনুরোধ পাঠান।

4. সহকর্মীর উত্তরের জন্য অপেক্ষা করুন: অনুরোধ তার কাছে যায়, আর তার সম্মতি ছাড়া বিনিময় হবে না।

5. সময়সূচীতে ম্যানেজারের নিশ্চিতকরণ চালু থাকলে, সহকর্মীর সম্মতির পর অনুরোধটি ব্যবস্থাপকের কাছে যায়।

তালিকায় কেবল সেই শিফটগুলোই থাকবে যেগুলোর সঙ্গে বিনিময় আদৌ সম্ভব: একই সময়সূচীর অন্য কর্মচারীদের শিফট। ব্যবস্থাপক যদি কেবল একই পদের ভেতরে বিনিময় চালু করে থাকেন, তবে থাকবেন আপনার পদের সহকর্মীরা।

শিফটের সময় পরিবর্তন

1. ত্রিবিন্দু → শিফট সম্পাদনার অনুরোধ।

2. সময়ের পরিবর্তন (Change of time) খোলে: তারিখ, শুরুর সময়, শেষের সময়।

3. বার্তা (Message) ঘরে কারণটি ব্যাখ্যা করুন — ব্যবস্থাপক অনুরোধের সঙ্গেই সেটি দেখবেন।

4. পাঠিয়ে দিন।

শিফটটি আপনারই থাকে: কেবল ঘণ্টা বদলায়, আর তা-ও অনুমোদনের পরেই।

শিফট স্থানান্তর

1. ত্রিবিন্দু → শিফ্ট ড্রপ অনুরোধ।

2. শিফট স্থানান্তর করুন (Transfer shift) খোলে।

3. কর্মচারীদের নির্বাচন করুন (Select employees)-এ চিহ্নিত করুন কাকে শিফটটি প্রস্তাব করছেন — একাধিক জনকেও করা যায়।

4. অনুরোধ পাঠান (Send request)।

5. তাদের মধ্যে কেউ সম্মত হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন: সম্মতি ছাড়া শিফটটি আপনারই থাকে।

ওপেন শিফট থেকে পার্থক্য: এখানে আপনি নির্দিষ্ট মানুষের নাম বলছেন, সবাইকে শিফটটি দিয়ে দিচ্ছেন না। অনুরোধ ঠিক তাদের কাছেই যাবে, আর কেউ সম্মত হওয়ার পরেই সেটি এগিয়ে যাবে — ব্যবস্থাপকের কাছে, যদি তাকে নিশ্চিত করতে হয়।

শিফট বিভাজন

দরকার হয় তখন, যখন আপনি শিফটের একটি অংশ কাজ করতে পারেন।

1. ত্রিবিন্দু → শিফট বিভক্ত করার অনুরোধ।

2. বিভক্ত শিফট (Split shift) খোলে একটি সংকেত নিয়ে: শিফটটি ভাগ করুন, যাতে কাজের সময় বেছে নিতে পারেন আর বাকি অংশ ওপেন শিফটে পাঠাতে পারেন।

3. স্লাইডার দিয়ে ভাগের বিন্দু ঠিক করুন।

4. বেছে নিন দুই অংশের কোনটি আপনার কাছে থাকবে আর কোনটি ওপেন শিফটে যাবে।

5. অনুরোধ পাঠান।

কার্ডেই কী কী বদলানো যায়

ত্রিবিন্দু ছাড়াও নিজের ভবিষ্যতের শিফটে দুটি ঘর পাওয়া যায়: বিস্তারিত (Details) ব্লকে অবস্থান (Location) ও মার্কস (Marks), তাদের নিচে সংরক্ষণ করুন (Save)। কেটে যাওয়া শিফটে এই ঘরগুলো নেই।

কার্ডের দ্বিতীয় ট্যাব — বোনাস/শাস্তি/অগ্রিম (Bonuses/Penalties/Advances): ঠিক এই শিফটের জন্য কী যোগ হয়েছে আর কী কেটে নেওয়া হয়েছে।

উত্তর কোথায় আসে

উত্তর আসে ঘটনাবলী (Events)-এ — নিচের প্যানেলের চতুর্থ আইকন — এবং অনুরোধের পর্দায় সংরক্ষণাগার (Archive)-এ। বিনিময় ও স্থানান্তরের ক্ষেত্রে উত্তর হবে দুটি: প্রথমে সহকর্মীর কাছ থেকে, তারপর ব্যবস্থাপকের কাছ থেকে, যদি তিনি নিশ্চিত করেন। অনুরোধের ভেতরেই আলোচনার একটি ট্যাব আছে: সেখানে অনুরোধ থেকে না বেরিয়েই ব্যবস্থাপকের সঙ্গে লেখালেখি করা যায়।

কেন কোনো কাজ নেই

এটি সবচেয়ে ঘন ঘন আসা অভিযোগ, আর কারণ প্রায় সব সময়েই দুটির একটি।

প্রথমটি: কাজগুলো সময়সূচীর সেটিংসে বন্ধ আছে। প্রতিটি কাজ আলাদা সুইচ দিয়ে চালু হয় — ব্যবস্থাপক এটি করেন সময়সূচীর প্রাথমিক তথ্য অংশে। সেগুলো বন্ধ থাকলে ত্রিবিন্দুর পেছনে পাঁচটির বদলে একটিই বিকল্প থাকে।

এই সেটিংসের একটি অংশ প্রকল্পের কার্ডেও আছে, শিফট সেটিংসের ব্লকে: সেগুলো প্রকল্পের সব সময়সূচীর ওপরে একসঙ্গে কাজ করে।

দ্বিতীয়টি: সময়সূচী শেষ হয়ে গেছে। সময়সূচীর কার্যকাল পেরিয়ে যাওয়া শিফটের ওপরে কোনো কাজই নেই — ত্রিবিন্দু খোলে না। ব্যবস্থাপকের সময়সূচী বাড়িয়ে দেওয়া দরকার।

তৃতীয় একটি কারণও আছে, তা আরও বিরল: শিফট ইতিমধ্যেই শুরু হয়ে গেছে বা একেবারে শীঘ্রই শুরু হচ্ছে। কাজে যাওয়ার আধা ঘণ্টা আগে শিফট দিয়ে দিতে অ্যাপ দেয় না।

সম্ভাব্য সমস্যা ও সমাধান

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন (FAQ)

প্রশ্ন: ওপেন শিফটে পাঠানো আর শিফট স্থানান্তরের মধ্যে পার্থক্য কী? উত্তর: প্রথম ক্ষেত্রে শিফটটি সাধারণ তালিকায় যায় আর যে-কেউ ইচ্ছুক হলে নিয়ে নেয়। দ্বিতীয় ক্ষেত্রে আপনি নির্দিষ্ট মানুষের নাম বলেন, আর অনুরোধ ঠিক তাদের কাছেই আসে।

প্রশ্ন: শিফটের অর্ধেক কাজ করে বাকিটা দিয়ে দেওয়া যায় কি? উত্তর: হ্যাঁ, এটি হলো শিফট বিভক্ত করার অনুরোধ: স্লাইডার দিয়ে ভাগের বিন্দু বেছে নেন আর কোন অংশ ওপেন শিফটে পাঠাবেন তা ঠিক করেন।

প্রশ্ন: অনুমোদনের অপেক্ষা করা কি বাধ্যতামূলক? উত্তর: বিনিময় ও স্থানান্তরের ক্ষেত্রে — সব সময়: প্রথমে যাকে আপনি শিফট প্রস্তাব করছেন সেই সহকর্মীর সম্মতি দরকার। এরপর, সময়সূচীতে ম্যানেজারের নিশ্চিতকরণ চালু থাকলে, ব্যবস্থাপকও সিদ্ধান্ত নেন। নিশ্চিতকরণ বন্ধ থাকলে ওপেন শিফটে পাঠানো সঙ্গে সঙ্গেই কাজ করে।

প্রশ্ন: সহকর্মী আমার বিনিময়ে উত্তর দিচ্ছে না — কী করব? উত্তর: সে সম্মত না হওয়া পর্যন্ত অনুরোধ কোথাও যায় না আর শিফটটি আপনারই থাকে। তাকে মনে করিয়ে দিন: অনুরোধটি তার অনুরোধসমূহ অংশে পড়ে আছে। অথবা অনুরোধ বাতিল করে শিফটটি অন্য কাউকে প্রস্তাব করুন।

প্রশ্ন: আমার কাছে বিনিময়ের বোতাম নেই, অথচ সহকর্মীর আছে কেন? উত্তর: সেটিংস প্রতিটি সময়সূচীর জন্য আলাদাভাবে ঠিক করা হয়। আপনারা যদি ভিন্ন সময়সূচীতে থাকেন, কাজের তালিকাও আলাদা হয়।

প্রশ্ন: নিজের অনুরোধ বাতিল করা যায় কি? উত্তর: হ্যাঁ, অনুরোধের পর্দায় অনুরোধটি খুলুন — সেখানে অনুরোধ বাতিল করুন (Cancel request) আছে।

প্রশ্ন: সময় পরিবর্তনের অনুরোধে আমার বার্তা কে দেখবে? উত্তর: যে ব্যবস্থাপক অনুরোধটি নিয়ে সিদ্ধান্ত নেবেন। বার্তাটি অনুরোধের সঙ্গেই আসে।

প্রশ্ন: ওপেন শিফট থেকে কেউ যদি শিফটটি না নেয়, তবে কী হবে? উত্তর: সেটি ওপেন শিফটের তালিকায় থেকে যাবে। ব্যবস্থাপক সেটি কাউকে হাতে নিযুক্ত করতে পারেন বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে বিতরণ করতে পারেন।

প্রশ্ন: নিজের শিফটের অবস্থান বদলানো যায় কি? উত্তর: হ্যাঁ, ভবিষ্যতের শিফটে বিস্তারিত ব্লকে অবস্থান ও মার্কসের ঘর আছে, বদলানোর পর সংরক্ষণ করুন চাপুন।