アプリに入ったシフトは、変えられないものではありません。出勤できないときは、シフトを共通のリストに出す、同僚と交換する、特定の人に譲渡する、別の時間をお願いする、一部だけ働くといったことができます。これらはすべてスマートフォンから、三点リーダー一つで行えます。
これらの操作の権限は、管理者がスケジュールの設定で付与します。そのため、表示される項目は従業員によって異なります。項目が少ない場合は、記事末尾の「操作が表示されない理由」セクションをご覧ください。
ステップバイステップの手順
操作はどこにあるか
スケジュール（下部パネルの2番目のアイコン）を開き、自分のシフトをタップすると、シフトの詳細 (Shift details) が開きます。右上にあるのが三点リーダーで、そこから操作を選択してください (Select action) のパネルが開きます。
| 操作 | どんなときに役立つか |
|---|---|
| オープンシフトに移動 (Move to Open Shifts) | 出勤できず、誰が代わってもかまわないとき |
| シフト交換リクエスト (Shift Swap Request) | 同僚とシフトを交換したいとき |
| シフト編集リクエスト (Shift edit request) | 出勤はするが、別の時間にしたいとき |
| シフト取り消しリクエスト (Shift drop request) | 誰が代わってくれるかが決まっているとき |
| シフト分割のリクエスト (Request to split a shift) | シフトの一部だけ働き、残りを他の人に回すとき |
最初の4つの項目はリクエストで、それぞれ流れが異なります。
交換と譲渡は同僚を経由して進みます。まずシフトを提案した相手の同意が必要で、その後、スケジュールでマネージャーの承認が有効になっている場合にかぎり管理者が判断します。同僚が同意しないかぎりリクエストは先に進まず、何も変わりません。
時間の変更と分割は管理者にだけ送られます。空いているシフトへの送信は、承認が無効になっている場合はすぐに反映されます。
オープンシフトに移動
シフトは共通のリストに移り、設定で許可されている人なら誰でも取ることができます。
1. 三点リーダー → オープンシフトに移動。
2. アプリが本当によろしいですか？ (Are you sure?) と確認するので、承認します。
3. シフトは自分のシフトから消え、スケジュール画面の空いているシフト (Open Shifts) モードに表示されます。
誰も取っていないあいだ、そのシフトは持ち主のいない状態です。その日のカウンターではシフトとして数えられますが、担当する従業員はいません。
シフトの交換
1. 三点リーダー → シフト交換リクエスト。
2. シフトを交換する (Swap shift) 画面が開き、同僚のシフトの一覧が表示されます。日付、時間、名前、テンプレート名が並びます。
3. 交換したいシフトを選び、リクエストを送信します。
4. 同僚の返答を待ちます。リクエストは相手に届き、相手の同意がなければ交換は成立しません。
5. スケジュールでマネージャーの承認が有効になっている場合、同僚の同意後にリクエストが管理者へ送られます。
一覧に表示されるのは、そもそも交換が可能なシフト、つまり同じスケジュールに属する他の従業員のシフトだけです。管理者が同じ役職内でのみ交換を許可している場合は、自分と同じ役職の同僚だけが残ります。
シフト時間の変更
1. 三点リーダー → シフト編集リクエスト。
2. 時間の変更 (Change of time) が開きます。日付、開始時間、終了時間が表示されます。
3. メッセージ (Message) の欄に理由を書きます。管理者はリクエストと一緒にこれを確認します。
4. 送信します。
シフト自体は自分のものとして残り、変わるのは時間だけです。しかも承認後にかぎられます。
シフトの譲渡
1. 三点リーダー → シフト取り消しリクエスト。
2. シフトを移動 (Transfer shift) が開きます。
3. 従業員を選択 (Select employees) で、シフトを提案する相手にチェックを入れます。複数選ぶこともできます。
4. リクエストを送信 (Send request)。
5. そのうちの誰かが同意するのを待ちます。同意がないかぎり、シフトは自分のものとして残ります。
空いているシフトとの違いは、全員に渡すのではなく特定の人を指名する点です。リクエストはその人たちにだけ届き、誰かが同意して初めて次に進みます。管理者の承認が必要な設定であれば、次は管理者です。
シフトの分割
シフトの一部だけ働ける場合に使います。
1. 三点リーダー → シフト分割のリクエスト。
2. スプリットシフト (Split shift) が開き、シフトを分割して働く時間を選び、残りを空いているシフトに送るよう案内が表示されます。
3. スライダーで分割点を指定します。
4. 2つのうちどちらを自分に残し、どちらを空いているシフトに出すかを選びます。
5. リクエストを送信します。
カード自体で変更できること
三点リーダーのほかに、自分の今後のシフトでは2つの欄が使えます。詳細情報 (Details) ブロックの場所 (Location) とマーク (Marks) で、その下に保存 (Save) があります。過去のシフトにはこれらの欄はありません。
カードの2番目のタブはボーナス/罰則/前払い (Bonuses/Penalties/Advances) で、まさにこのシフトについて加算・控除された内容が表示されます。
返答はどこに届くか
返答はイベント (Events)（下部パネルの4番目のアイコン）と、リクエスト画面のアーカイブ (Archive) に届きます。交換と譲渡では返答が2回あり、最初は同僚から、次に承認する場合は管理者からです。リクエストの中にはやりとり用のタブがあり、リクエストを離れずに管理者と連絡を取れます。
操作が表示されない理由
これは最も多い不満で、原因はほぼ次の2つのどちらかです。
1つ目：操作がスケジュールの設定で無効になっている。 各操作は個別のトグルで有効になり、管理者がスケジュールの基本情報セクションで設定します。無効になっていると、三点リーダーの中は5つではなく1つの項目だけになります。
| 足りない機能 | 必要なトグル |
|---|---|
| シフトの交換 | シフト交換を許可 |
| シフトの譲渡 | 従業員がシフトを落とすことを許可する |
| 空いているシフトへの送信 | 従業員がシフトをオープンシフトリストに送ることを許可する |
| 空いているシフトを取る | 従業員がオープンシフトリストからシフトを取ることを許可する |
| シフトの分割 | 従業員がシフトを分割することを許可する |
| 自分のシフト | 従業員が自分のシフトを作成できるようにする |
| スケジュール内の他人のシフト | 従業員がすべてのシフトを見ることを許可する |
同じ設定の一部はプロジェクトのカードのシフト設定ブロックにもあり、そちらはプロジェクトのすべてのスケジュールに一度に適用されます。
2つ目：スケジュールの期間が終わっている。 スケジュールの有効期間外のシフトでは操作は一切できず、三点リーダーも開きません。管理者がスケジュールを延長する必要があります。
3つ目の、あまり多くない原因もあります。シフトがすでに始まっている、またはもうすぐ始まる場合です。出勤の30分前にシフトを手放すことはアプリが認めません。
考えられる問題と解決策
| 問題 | 原因 | 解決策 |
|---|---|---|
| 三点リーダーが開かない | スケジュールの期間が終わっている、またはシフトがすでに始まっている | 管理者にスケジュールの延長を依頼してください。操作は今後のシフトで機能します |
| 一覧に5つではなく1つしか項目がない | セルフサービスのトグルが無効になっている | 管理者がスケジュールの基本情報で必要なものを有効にします |
| 交換する相手がいない | 一覧に該当するシフトがない | 交換できるのは同じスケジュールの同僚のシフトだけで、「役職内のみ」の設定では同じ役職の相手だけになります |
| 交換や譲渡を送ったのに何も起きない | 同僚の返答待ちです。相手の同意がないとリクエストは先に進みません | 同僚に知らせてください。リクエストは相手のリクエスト一覧にあります |
| リクエストを送ったのにシフトが変わらない | マネージャーの承認が有効になっている | 決定を待ってください。イベントとアーカイブに届きます |
| シフトが戻ってきた | 管理者がリクエストを却下した | 却下の理由は返答と一緒に届きます。リクエスト内のやりとりを確認してください |
| 空いているシフトが空である | 誰も出していない、または取ることが禁止されている | 空いているシフトを取るトグルを管理者に確認してください |
| 分割が使えない | スケジュールで無効になっている | 従業員がシフトを分割することを許可するのトグルが必要です |
よくある質問（FAQ）
質問：空いているシフトへの送信とシフトの譲渡はどう違いますか。 回答： 前者ではシフトが共通のリストに移り、希望する人が取ります。後者では特定の人を指名し、リクエストはその人たちにだけ届きます。
質問：シフトの半分だけ働き、残りを渡すことはできますか。 回答： はい、シフト分割のリクエストです。スライダーで分割点を選び、どちらを空いているシフトに送るか指定します。
質問：必ず承認を待たなければなりませんか。 回答： 交換と譲渡では常に必要です。まずシフトを提案した同僚の同意が必要です。さらにスケジュールでマネージャーの承認が有効なら、管理者も判断します。空いているシフトへの送信は、承認が無効なら即座に反映されます。
質問：同僚が交換に返答しません。どうすればよいですか。 回答： 相手が同意するまでリクエストは進まず、シフトは自分のものとして残ります。相手に知らせてください。リクエストは相手のリクエストのセクションにあります。あるいはリクエストを取り消し、別の人にシフトを提案してください。
質問：自分には交換ボタンがなく、同僚にはあるのはなぜですか。 回答： 設定はスケジュールごとに個別に決まります。別のスケジュールにいる場合、操作の内容は異なります。
質問：自分のリクエストを取り消せますか。 回答： はい、リクエスト画面でリクエストを開いてください。リクエストをキャンセル (Cancel request) があります。
質問：時間の変更リクエストで書いたメッセージは誰が見ますか。 回答： そのリクエストを判断する管理者です。メッセージはリクエストと一緒に届きます。
質問：空いているシフトから誰も取らなかった場合、そのシフトはどうなりますか。 回答： 空いているシフトの一覧に残ります。管理者が誰かに手動で割り当てるか、自動で配分できます。
質問：自分のシフトの場所を変えられますか。 回答： はい、今後のシフトでは詳細情報ブロックに場所とマークの欄があります。変更後は保存をタップしてください。