কোম্পানির নথিপত্র এবং নিজের নথিপত্র সরাসরি ফোন থেকেই খোলা যায়: চুক্তি, নির্দেশিকা, সময়সূচী, স্ক্যান। আগে ফাইল কেবল ওয়েব সংস্করণেই ছিল।
বিভাগ দুটি, আর সেগুলো একে অপরের সঙ্গে মেশে না: আমার ফাইলগুলি হলো আপনার ব্যক্তিগত নথিপত্র, কোম্পানির ফাইলসমূহ হলো সাধারণ নথিপত্র।
ধাপে ধাপে নির্দেশনা
কীভাবে খুলবেন
☰ → ব্যক্তিগত (PERSONAL) গ্রুপ → আমার ফাইলগুলি (My files) অথবা কোম্পানির ফাইলসমূহ (Company files)।
কী দেখানো হয়
উপরে একটি গণনা: কতগুলো ফাইল এবং সেগুলো কত জায়গা নিচ্ছে। এরপর তালিকা, প্রতিটি সারিতে:
| কী দেখানো হয় | ব্যাখ্যা |
|---|---|
| ফাইলের নাম | যেভাবে সেটি আপলোড করা হয়েছিল |
| ধরন | PDF, XLSX, PNG, JPEG এবং অন্যান্য |
| আকার | ফাইলের আকার |
| তারিখ | কখন আপলোড করা হয়েছে |
| কে আপলোড করেছেন | কোম্পানির ফাইলে কর্মচারীর নাম |
ফাইল আপলোড
নিচে ডান দিকে যোগ চিহ্নযুক্ত একটি বোতাম আছে। সেটি তিনটি উৎস দেখায়:
| উৎস | কী নেয় |
|---|---|
| গ্যালারি (Gallery) | ফোনের গ্যালারি থেকে একটি ছবি |
| ক্যামেরা (Camera) | এখনই ছবি তোলা — স্ক্যান ও নথিপত্রের ছবির জন্য সুবিধাজনক |
| Browse files | ডিভাইসের মেমোরি থেকে যেকোনো ফাইল |
বিভাগ দুটি কীভাবে আলাদা
আমার ফাইলগুলি হলো ব্যক্তিগতভাবে আপনার সঙ্গে যুক্ত নথিপত্র। সেগুলো আপনি এবং প্রশাসক আপনার প্রোফাইলে দেখেন।
কোম্পানির ফাইলসমূহ হলো সাধারণ সংগ্রহ: দেখা যায় কে এবং কখন নথিটি আপলোড করেছেন। এটি একটি আলাদা অর্থপ্রদানের মডিউল, যার জন্য প্রতি কর্মচারী হিসেবে নয়, বরং মাসে একটি নির্দিষ্ট অঙ্ক দিতে হয়।
সম্ভাব্য সমস্যা ও সমাধান
| সমস্যা | কারণ | সমাধান |
|---|---|---|
| কোম্পানির ফাইলসমূহ বিভাগটি নেই | ফাইল মডিউল সংযুক্ত নয় | এটি কোম্পানি → মডিউলগুলি-তে সংযুক্ত করুন |
| ফাইল খুলছে না | ফোনে এই ধরনের জন্য কোনো অ্যাপ নেই | ফাইলটি ডাউনলোড করে উপযুক্ত প্রোগ্রাম দিয়ে খুলুন |
| আমার ফাইলগুলি-তে অন্যদের ফাইল দেখা যাচ্ছে না | এটি এভাবেই ভাবা হয়েছে | এটি ব্যক্তিগত বিভাগ। সাধারণ নথিপত্র রয়েছে কোম্পানির ফাইলসমূহ-এ |
| বড় ফাইল আপলোড করা যাচ্ছে না | আকারের সীমাবদ্ধতা | ফাইলটি ছোট করুন অথবা ওয়েব সংস্করণ থেকে আপলোড করুন |
| কাগজের নথি সংযুক্ত করা দরকার | হাতের কাছে স্ক্যানার নেই | আপলোডের বোতাম → ক্যামেরা, সরাসরি অ্যাপেই ছবি তুলুন |
| ফাইলটি অন্য একজন আপলোড করেছেন, কিন্তু সেটি সরাতে হবে | পর্যাপ্ত অধিকার নেই | সাধারণ ফাইল মুছে ফেলতে পারেন প্রশাসক এবং মালিক |
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন (FAQ)
প্রশ্ন: “আমার ফাইলগুলি” “কোম্পানির ফাইলসমূহ” থেকে কীভাবে আলাদা? উত্তর: প্রথমটি আপনার ব্যক্তিগত নথিপত্র, দ্বিতীয়টি কোম্পানির সাধারণ সংগ্রহ।
প্রশ্ন: আলাদা মডিউল কি দরকার? উত্তর: কোম্পানির ফাইলের জন্য হ্যাঁ, আর এর জন্য মাসে একটি নির্দিষ্ট অঙ্ক দিতে হয়।
প্রশ্ন: আমার ব্যক্তিগত ফাইল কে দেখেন? উত্তর: আপনি এবং প্রশাসক — সেগুলো আপনার কর্মচারী প্রোফাইলে থাকে।
প্রশ্ন: কোন কোন ধরনের ফাইল সমর্থিত? উত্তর: সাধারণ অফিস ও গ্রাফিক ধরনের — লেখা, ছবি, PDF, টেবিল।
প্রশ্ন: কে নথিটি আপলোড করেছেন তা কি দেখা যায়? উত্তর: কোম্পানির ফাইলে প্রতিটি এন্ট্রির পাশে কর্মচারীর নাম উল্লেখ থাকে।
প্রশ্ন: ফোন থেকে কি ফাইল আপলোড করা যায়? উত্তর: হ্যাঁ, যোগ চিহ্নযুক্ত বোতাম দিয়ে: গ্যালারি থেকে, ক্যামেরা দিয়ে অথবা মেমোরি থেকে ফাইল বেছে নিয়ে।
প্রশ্ন: ফাইলগুলো কত জায়গা নিচ্ছে? উত্তর: মোট পরিমাণ তালিকার উপরের গণনায় দেখানো হয়।