তৈরি হওয়া সময়সূচি অ্যাপেই বদলানো যায়: নাম, স্ব-পরিষেবার অনুমতি, দলের গঠন, সময়কাল, হার, লোডের পূর্বাভাস। এমন কিছুও আছে যা ওয়েব সংস্করণে নেই — হালনাগাদ নিয়ম অনুযায়ী সময়সূচি নতুন করে পুনর্গঠন করুন।
সময়সূচি সম্পাদনা করতে পারেন ব্যবস্থাপক, অ্যাডমিনিস্ট্রেটর ও কোম্পানির মালিক।
ধাপে ধাপে নির্দেশনা
কীভাবে খুলবেন
☰ → সময়সূচী (Schedules) → সময়সূচী → তালিকায় প্রয়োজনীয় সময়সূচিতে চাপুন। ছয়টি বিভাগের একটি স্ক্রিন খুলবে।
| বিভাগ | কী বদলায় |
|---|---|
| প্রধান তথ্য (Main information) | নাম, রং, সপ্তাহের নিয়ন্ত্রণ ও স্ব-পরিষেবার অনুমতি |
| কর্মচারীরা (Employees) | গঠন: সময়সূচিতে কাকে যোগ করতে হবে, কাকে সরাতে হবে |
| সময়সূচী সংক্ষিপ্ত/প্রসারিত করুন (Reduce/extend schedule) | সময়কাল: বাড়ানো বা কমানো |
| লোড চাহিদা (Load demand) | লোডের পূর্বাভাস — প্রতিটি স্লটে কতগুলি শিফট দরকার |
| নির্ধারিত দল সদস্যদের (Scheduled team members) | এই সময়সূচিতে থাকা সবার জন্য মৌলিক হার |
| সময়সূচি পুনঃকনফিগারেশন (Rebuild schedule) | হালনাগাদ নিয়ম অনুযায়ী সময়সূচি নতুন করে তৈরি করা |
প্রধান তথ্য: কর্মচারী নিজে কী করতে পারেন
নাম, রং ও সপ্তাহের নিয়ন্ত্রণের ধরন ছাড়াও এখানে স্ব-পরিষেবার সব সুইচ একসঙ্গে রয়েছে — অর্থাৎ কর্মচারী নিজের শিফট নিয়ে নিজে কী কী করতে পারেন। সেগুলি দশটি, পাঁচটি গ্রুপে।
এটি কোম্পানিতে অধিকারের স্তর নয়: কাউকে কর্মচারী, অ্যাডমিনিস্ট্রেটর বা মালিক করা হয় তাঁর কার্ডে, আর তা সর্বত্র কার্যকর। নিচের সুইচগুলি কেবল এই সময়সূচির ভিতরেই কাজ করে, তাই এক সময়সূচিতে শিফট বিনিময় অনুমোদিত হতে পারে, আর পাশেরটিতে নয়।
| গ্রুপ | সুইচ | কী অনুমতি দেয় |
|---|---|---|
| দৃশ্যমানতা (Visibility) | কর্মচারীদের সমস্ত পালা দেখার অনুমতি দিন | কেবল নিজের নয়, গোটা দলের শিফট দেখা |
| শিফট বিনিময় (Shift exchange) | শিফট বিনিময়ের অনুমতি দিন (Allow shift swapping) | সহকর্মীদের সঙ্গে শিফট বদল করা |
| ম্যানেজারের নিশ্চিতকরণের সঙ্গে (With manager confirmation) | বিনিময় হয় কেবল ব্যবস্থাপকের অনুমোদনের পরে | |
| একই অবস্থানের সাথে শিফট আদান-প্রদান করুন (Swap shifts with the same position) | কেবল একই পদের সঙ্গে বদল করা | |
| খালি শিফট (Free shifts) | কর্মচারীদের খালি শিফটের তালিকায় শিফট পাঠানোর অনুমতি দিন (Allow employees to send shifts to the open shift list) | নিজের শিফট খালি শিফটের তালিকায় দেওয়া |
| কর্মচারীদের খালি শিফটের তালিকা থেকে শিফট নেওয়ার অনুমতি দিন (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | খালি শিফটের তালিকা থেকে শিফট নেওয়া | |
| কর্মচারী অনুরোধ (Employee requests) | কর্মচারীদের নিজেদের শিফট তৈরির অনুমতি দিন (Allow employees to create their own shifts) | নিজের জন্য শিফট তৈরি করা |
| কর্মচারীদের বিরতি তৈরির অনুমতি দিন (Allow employees to create breaks) | বিরতি তৈরি করা | |
| কর্মচারীদের শিফট ছেড়ে দেওয়ার অনুমতি দিন (Allow employees to drop shifts) | শিফট থেকে সরে আসা | |
| অন্যান্য | কর্মচারীদের বিভিন্ন শিফট টেমপ্লেটের মধ্যে বিরতি বিনিময়ের অনুমতি দিন (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | বিভিন্ন শিফট টেমপ্লেটের মধ্যে বিরতি বদল করা |
| কর্মচারীদের শিফট ভাগ করার অনুমতি দিন (Allow employees to split shifts) | শিফটকে ভাগে ভাগ করা |
পরিবর্তনগুলি কার্যকর হয় সংরক্ষণ করুন (Save) বোতামের পরে।
কর্মচারীরা: কাকে যোগ করবেন, কাকে সরাবেন
তিনটি ঘরের বিভাগ।
| ঘর | কী করে |
|---|---|
| কর্মচারীদের সময়সূচীতে যোগ করুন (Add employees to schedule) | এই সময়সূচিতে যাঁদের বসাতে হবে, তাঁদের নির্বাচন |
| এ থেকে কর্মচারী যোগ করুন (Add employee starting from) | যে তারিখ থেকে মানুষটি সময়সূচিতে ঢোকেন। সময়কালের শুরু থেকে নয়, বেছে নেওয়া দিন থেকে |
| কর্মচারীদের সরান (Remove employees) | কোম্পানি থেকে না মুছেই মানুষটিকে সময়সূচি থেকে বের করা |
তারিখের ঘরটির জন্যই এখানে সবচেয়ে বেশি আসা হয়: নতুন মানুষ মাসের মাঝখানে কাজে যোগ দিয়েছেন, আর তাঁর শিফট এক তারিখ থেকে দরকার নেই।
সময়কাল কমানো বা বাড়ানো
স্ক্রিনটির নাম সময়সূচী পুনরায় আকারদান (Schedule resizing), উপরে বর্তমান সময়কাল দেখানো হয়।
| ঘর | বিকল্প |
|---|---|
| ক্রিয়া (Action) | সূচি প্রসারিত করুন (Extend schedule) বা সময়সূচী সংক্ষিপ্ত করুন (Shorten schedule) |
| পরিবর্তনের ধরন (Change type) | যেমন শিফট ছাড়াই বাড়ান (Extend without shifts) — সময়কাল লম্বা হবে, কিন্তু তাতে শিফট আসবে না |
| সূচী সম্প্রসারিত করুন (Extend schedule to) | যে তারিখ পর্যন্ত সময়কাল টানা হবে |
| নতুন সময়কালে বিদ্যমান শিফটগুলির সাথে কী করা উচিত? (What to do with existing shifts in the new period?) | উপেক্ষা করুন (Ignore) বা মুছুন (Delete) |
শেষ প্রশ্নটি যতটা মনে হয় তার চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ: নতুন সময়কালে যদি আগে থেকেই শিফট থাকে — যেমন অন্য কোনো সময়সূচি থেকে — তবে অ্যাপ জিজ্ঞেস করবে সেগুলি রাখা হবে না সরানো হবে।
শিফট ছাড়া বাড়ানো তখনই মানানসই, যখন সময়কালটা টেনে লম্বা করতে হবে আর শিফট আপনি পরে হাতে বসাবেন বা সময়সূচি নতুন করে গড়বেন।
লোড চাহিদা
পূর্বাভাস: প্রতিটি স্লটে কতগুলি শিফট দরকার। এই তথ্যের ভিত্তিতেই স্বয়ংক্রিয় বণ্টনের সময় সিস্টেম শিফট সাজায়।
যতক্ষণ পূর্বাভাস দেওয়া হয়নি, ততক্ষণ স্ক্রিনে থাকে কোনো তথ্য নেই (No data) — নতুন সময়সূচিতে এমনটাই হবে।
নির্ধারিত দল সদস্যদের: হার
সময়ের সূচিতে মৌলিক বেতন হার সম্পাদনা করা (Basic pay rate editing in the schedule) স্ক্রিন। উপরে মুদ্রা ও একক — যেমন USD · প্রতি ঘণ্টা (USD · Per hour) — এবং হারের মানটি নিজে।
স্ক্রিনের দুটি ইঙ্গিত সাধারণ হার ও ব্যক্তিগত হারের পার্থক্য বুঝিয়ে দেয়:
- সময়সূচীতে কর্মচারীদের জন্য মৌলিক হার নির্ধারণ করুন — অর্থাৎ সব অংশগ্রহণকারীর জন্য সাধারণ হার;
- কর্মচারীর জন্য ব্যক্তিগত মৌলিক হার নির্ধারণ করুন। এটি নির্বাচিত তারিখ থেকে সময়সূচীর শেষ পর্যন্ত কার্যকর থাকবে — অর্থাৎ আলাদা মানুষকে নিজস্ব হার দেওয়া যায়, আর তা কেবল এই সময়সূচির ভিতরেই।
নিচে কর্মচারীরা (Employees) বোতাম — সেই তালিকায় যাওয়ার পথ, যেখানে নাম ধরে হার বসানো হয়।
সময়সূচি পুনঃকনফিগারেশন: নতুন করে গড়া
বিভাগটি সেই একই উইজার্ড খোলে যা তৈরির সময় খোলে, তবে এই সময়সূচির তথ্য দিয়ে আগে থেকেই ভরা — নাম, রং, প্রকল্প, সময়কাল, হার। যা বদলাতে হবে তা আপনি ঠিক করেন এবং নতুন করে জেনারেশন চালান।
নিয়ম বেড়ে গেলে বা বদলে গেলে এটি দরকার হয়: শিফটের টেমপ্লেট যোগ হয়েছে, সপ্তাহের দিন বদলেছে, লোড ঠিক করা হয়েছে। সময়সূচি মুছে শূন্য থেকে গড়ার বদলে আপনি বিদ্যমানটিকেই নতুন করে গড়েন।
সম্ভাব্য সমস্যা ও সমাধান
| সমস্যা | কারণ | সমাধান |
|---|---|---|
| কর্মচারী অন্যদের শিফট দেখতে পান না | কর্মচারীদের সমস্ত পালা দেখার অনুমতি দিন (Allow employees to see all shifts) বন্ধ আছে | প্রধান তথ্য-এ সুইচটি চালু করে সংরক্ষণ করুন |
| কর্মচারীরা না জানিয়েই শিফট বদল করছেন | ম্যানেজারের নিশ্চিতকরণের সঙ্গে (With manager confirmation) বন্ধ আছে | চালু করুন — বিনিময় তখন আপনার অনুমোদনের মধ্য দিয়ে যাবে |
| পরিবর্তন সংরক্ষিত হয়নি | সংরক্ষণ করুন বোতাম চাপা হয়নি | বিভাগে ফিরে গিয়ে সংরক্ষণ করুন |
| যতটা তৈরি করা হয়েছিল তার চেয়ে লম্বা সময়সূচি দরকার | সময়কাল তৈরির সময়েই দেওয়া হয়েছিল | সময়সূচী সংক্ষিপ্ত/প্রসারিত করুন — নতুন করে না বানিয়েই বাড়ায় |
| নিয়ম ঠিক করার পরেও শিফট পুরনোই রয়ে গেছে | নিয়ম বদলায়, কিন্তু তৈরি হয়ে যাওয়া শিফট নয় | সময়সূচি পুনঃকনফিগারেশন চালান |
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন (FAQ)
প্রশ্ন: “সময়সূচি পুনঃকনফিগারেশন” আর নতুন সময়সূচি তৈরির মধ্যে পার্থক্য কী? উত্তর: উইজার্ড একই, তবে ঘরগুলি বিদ্যমান সময়সূচির তথ্য দিয়ে আগে থেকেই ভরা থাকে, আর ফলাফল সেটিকেই প্রতিস্থাপন করে, দ্বিতীয় একটি যোগ করে না।
প্রশ্ন: নতুন করে না বানিয়ে কি সময়সূচি বাড়ানো যায়? উত্তর: হ্যাঁ, সময়সূচী সংক্ষিপ্ত/প্রসারিত করুন বিভাগ — সেটিই আবার সময়কাল কমায়ও।
প্রশ্ন: সময়সূচির সবার হার একসঙ্গে কোথায় বদলাব? উত্তর: নির্ধারিত দল সদস্যদের বিভাগে — সেখানে এই সময়সূচির সব অংশগ্রহণকারীর মৌলিক হার থাকে।
প্রশ্ন: কোন অধিকার এখানে নির্ধারিত হয়, আর কোনগুলি কর্মচারীর কার্ডে? উত্তর: এখানে — কেবল স্ব-পরিষেবার এই দশটি সুইচ: মানুষটি নিজের শিফট নিয়ে কী করতে পারেন (বদল করা, খালি শিফটে দেওয়া, সেখান থেকে নেওয়া, শিফট ও বিরতি তৈরি করা, শিফট ভাগ করা)। সেগুলি একটি সময়সূচির ভিতরে কাজ করে এবং ভিন্ন সময়সূচিতে ভিন্ন হতে পারে। আর কোম্পানিতে অধিকারের স্তর — কর্মচারী, অ্যাডমিনিস্ট্রেটর, মালিক — নির্ধারিত হয় কর্মচারীর কার্ডে এবং গোটা কোম্পানিতে কার্যকর, সময়সূচি তাতে প্রভাব ফেলে না।
প্রশ্ন: কর্মচারী শিফট দিতে পারেন, কিন্তু নিতে পারেন না — কেন? উত্তর: এগুলি খালি শিফট গ্রুপের দুটি আলাদা সুইচ: খালি শিফটের তালিকায় দেওয়া আর সেখান থেকে নেওয়া আলাদাভাবে অনুমোদিত হয়।
প্রশ্ন: “লোড চাহিদা” কী? উত্তর: লোডের পূর্বাভাস: প্রতিটি স্লটে কতগুলি শিফট দরকার। এই তথ্যের ভিত্তিতেই স্বয়ংক্রিয় বণ্টনের সময় সিস্টেম শিফট সাজায়।
প্রশ্ন: কোম্পানি থেকে না মুছে কি কর্মচারীকে সময়সূচি থেকে সরানো যায়? উত্তর: হ্যাঁ, এই সময়সূচির কর্মচারীরা বিভাগে।
প্রশ্ন: নতুন কর্মচারী মাসের মাঝখানে কাজে এসেছেন — তাঁকে শুরু থেকে না বসিয়ে কীভাবে বসাব? উত্তর: কর্মচারীরা বিভাগে এ থেকে কর্মচারী যোগ করুন ঘরটি আছে: কাজে যোগ দেওয়ার তারিখ দিন।
প্রশ্ন: বাড়ানোর সময় নতুন সময়কালে আগে থেকেই থাকা শিফটগুলির কী হবে? উত্তর: অ্যাপ জিজ্ঞেস করবে: উপেক্ষা করুন — যেমন আছে তেমনই রাখা, মুছুন — সরিয়ে নতুন করে গড়া।
প্রশ্ন: কর্মচারীর হার আসলে কোথায় নির্ধারিত হয়? উত্তর: কর্মচারীর প্রোফাইলে হার নেই। হার নির্ধারিত হয় চারটি স্তরে: কোম্পানির সেটিংসে, প্রকল্পে, পদে এবং এখানে, সময়সূচিতে। সিস্টেম সেটি খোঁজে এই শৃঙ্খল ধরে: কোম্পানি → সময়সূচি → পদ → অবস্থান। সময়সূচির হার কেবল তার ভিতরেই এবং কেবল বেছে নেওয়া তারিখ থেকে সময়কালের শেষ পর্যন্ত কার্যকর, তাই একই মানুষকে ভিন্ন সময়সূচিতে ভিন্নভাবে অর্থ দেওয়া যায়।