মোবাইল অ্যাপে কোম্পানির কর্মচারী

কোম্পানিতে একজন মানুষ যোগ করা, অধিকার নির্ধারণ করা, আমন্ত্রণ পাঠানো, পদ ও ঘণ্টার নর্ম বদলানো — সবই ফোন থেকে করা যায়। আগে দল পরিচালনা কেবল ব্রাউজারেই সম্ভব ছিল।

বিভাগটি ব্যবস্থাপক, অ্যাডমিনিস্ট্রেটর ও মালিকের জন্য খোলা।

ধাপে ধাপে নির্দেশনা

কীভাবে খুলবেন

☰ → দল (TEAM) গ্রুপ → কোম্পানির কর্মচারীরা (Company employees)।

প্রতিটি কর্মচারীর কার্ডে থাকে: ছবি বা আদ্যক্ষর, নাম, অধিকারের স্তর, ফোন, ইমেইল ও আমন্ত্রণের অবস্থা — কমলা রঙে আমন্ত্রণ মুলতুবি রয়েছে (Invite pending) অথবা সবুজ রঙে আমন্ত্রণ গ্রহণ করা হয়েছে (Invite accepted)। যাঁরা নিশ্চিত করেননি, তাঁদের পাশে নিমন্ত্রণ পুনরায় পাঠান (Resend invite) বোতাম থাকে।

উপরের অংশে তিনটি বোতাম: নাম দিয়ে খোঁজা, প্রকল্প অনুযায়ী ফিল্টার করুন (Filter by project) ও কর্মচারী আমদানি করুন (Import Employees)। নিচে ডানদিকে যোগ চিহ্নসহ নীল বোতাম — যোগ করার জন্য।

কর্মচারী যোগ করা

+ চাপুন। তিনটি ব্লকের কর্মী যোগ করুন (Add employee) ফর্ম খুলবে।

ব্যক্তিগত তথ্য (Personal information)

ফর্মের নিচে ইঙ্গিত থাকে ফোন বা ইমেইল প্রয়োজন (Phone or email required) — যেকোনো একটি হলেই চলে, কিন্তু ইমেইলে আমন্ত্রণ ছাড়া কর্মচারী নিজের পাসওয়ার্ড তৈরি করতে পারবেন না।

কাজের সেটিংস (Work settings)

শিডিউলিং (Scheduling)

আমন্ত্রণ পাঠান (Send invite) সুইচ ঠিক করে চিঠি সঙ্গে সঙ্গে যাবে কি না। সবশেষে সংরক্ষণ করুন (Save) বোতাম।

এখানে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়: ফর্মটি তিনটি বাধ্যতামূলক ধাপই একসঙ্গে সেরে ফেলে — মানুষটিকে তৈরি করা, প্রকল্পে যোগ করা এবং সময়সূচিতে বসানো। প্রকল্প বা সময়সূচি বাদ দিলে কর্মচারী তৈরি হবেন ঠিকই, কিন্তু গ্রিডে দেখা যাবেন না।

অধিকার পরিবর্তন

অধিকারের স্তর বদলানো যায় কর্মচারীর তালিকাতেই: তার পাশে নিচমুখী তির থাকে, সেটি চেপে অন্য স্তর বেছে নিন। এর জন্য কর্মচারীর কার্ড খোলার দরকার নেই।

এগুলি কোম্পানিতে অধিকার, আর সেগুলি এখানেই, কর্মচারীর তালিকায় নির্ধারিত হয়। এর থেকে আলাদাভাবে মানুষটির প্রকল্পে একটি ভূমিকা থাকে: কর্মচারীরা (Employees), ম্যানেজারগণ (Managers) বা দর্শকরা (Viewers) — সেটি দেওয়া হয় খোদ প্রকল্পের সেটিংসে, এখানে নয়। ম্যানেজার হলো প্রকল্পের একটি ভূমিকা, অধিকারের স্তর নয়; প্রকল্পে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নিয়োগ করা হয় না।

কোম্পানির সেটিংস ও অর্থবিষয়সহ পূর্ণ প্রবেশাধিকার কেবল মালিকেরই আছে।

কর্মচারীর কার্ড: ছয়টি ট্যাব

কার্ডে চাপলে কর্মচারী সম্পাদনা করুন (Edit employee) খোলে, আর সেটি একটি ফর্ম নয়, ছয়টি ট্যাব। ট্যাবের সারিটি পাশে সরানো যায়, তাই শেষেরগুলি সঙ্গে সঙ্গে চোখে পড়ে না।

সাধারণ তথ্য সবচেয়ে লম্বা ট্যাব, এটি স্ক্রল করতে হয়। ক্রমানুসারে: নাম, পদবি, ফোন ও ইমেইলসহ ব্যক্তিগত তথ্য (Personal information); পার্সোনেল নম্বর, পদ ও ঘণ্টার মাসিক নর্মসহ কাজের সেটিংস (Work settings); দক্ষতা (Skills); কর্মচারীর রং (Employee color) — এই রঙেই মানুষটিকে জিওলোকেশন মানচিত্রে ও সময়সূচিতে চিহ্নিত করা হয়; সোম–রবি টিকচিহ্ন ও ব্যক্তিগত সেটিংস বিবেচনা করুন সুইচসহ কর্মচারীর কর্মদিবসের ব্যক্তিগত সেটিংস; আর নিচে অনুমতিসমূহ (Permissions) — কর্মচারীর অধিকার (Employee rights) ও অ্যাক্টিভিটি লগগুলির অ্যাক্সেস (Access to activity logs)।

উপলব্ধতা সেই একই ছবি দেখায়, যা কর্মচারী নিজে “আমি কখন উপলব্ধ” বিভাগে দেখেন: দিন অনুযায়ী সপ্তাহ, সপ্তাহ বদলানো ও ক্যালেন্ডার প্রসারিত করুন। যেখানে মানুষটি কিছুই উল্লেখ করেননি, সেখানে থাকে প্রাপ্যতা নির্দিষ্ট করা হয়নি (Availability not specified)।

প্রকল্পসমূহ — কর্মচারীর প্রকল্পের তালিকা, প্রতিটিতে তাঁর ভূমিকাসহ, আর প্রকল্পে যোগ করুন (Add to project) ও পরিকল্পনায় যোগ করুন (Add to schedule) বোতাম। কার্ড ছেড়ে না গিয়েই এখান থেকে মানুষটিকে কাজে যুক্ত করা হয়।

নোটস — একটি নোট তৈরি করুন (Create a note) বোতাম ও লেখার তালিকা। নোটের একটি কার্যকর সময়কাল ও দৃশ্যমানতা থাকে: শুধুমাত্র ম্যানেজার এবং প্রশাসকরা (Only managers and administrators)। এটি সেই দাপ্তরিক টুকিটাকির জায়গা, যা খোদ কর্মচারীর দেখা উচিত নয়।

ফাইলসমূহ — এই মানুষটির নথিপত্র, ফাইল আপলোড করুন (Upload) বোতাম। যতক্ষণ কিছু নেই, ততক্ষণ থাকে কোনো তথ্য নেই (No data)।

ছুটি — যে ট্যাবের জন্যই কার্ডটি সবচেয়ে বেশি খোলা হয়। এটি তিনটি অংশের:

পরপর কয়েকটি সময়কালও থাকতে পারে — যেমন প্রথমে সীমা 0, তারপর 24, তারপর বছরে 50 দিন: এভাবে দেখা যায় মানুষটির শর্ত কীভাবে বদলেছে। অবশিষ্টের গতিবিধিতে বিয়োগ চিহ্ন মানে কর্তন।

তালিকা ধরে আমদানি

উপরের কর্মচারী আমদানি করুন বোতাম ফাইলের মাধ্যমে একসঙ্গে অনেককে তুলে দেয়। ইমেইল ঠিকানা ছাড়া আমদানি সম্ভব, কিন্তু এমন কর্মচারীদের কাছে আমন্ত্রণ যাবে না — ঠিকানা পরে যোগ করতে হবে।

সম্ভাব্য সমস্যা ও সমাধান

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন (FAQ)

প্রশ্ন: কর্মচারী তৈরি করে সঙ্গে সঙ্গেই কি তাঁকে সময়সূচিতে বসানো যায়? উত্তর: হ্যাঁ, যোগ করার ফর্ম এক দফাতেই তা করে: শিডিউলিং ব্লক প্রকল্প, সময়সূচি ও শুরুর তারিখ নির্ধারণ করে।

প্রশ্ন: পার্সোনেল নম্বর কী? উত্তর: কর্মচারীর অভ্যন্তরীণ নম্বর। এর সাহায্যে তালিকা সাজানো ও অন্য সিস্টেমে তথ্য রপ্তানি করা সুবিধাজনক।

প্রশ্ন: ঘণ্টার মাসিক নর্ম শতাংশে কেন? উত্তর: এভাবেই আংশিক কর্মভার নির্ধারিত হয়: 50 % মানে মাসিক নর্মের অর্ধেক।

প্রশ্ন: ইমেইল ঠিকানা ছাড়া কি কর্মচারী যোগ করা যায়? উত্তর: ফোন দেওয়া থাকলে তৈরি করা যায়। কিন্তু আমন্ত্রণ যাবে কেবল ইমেইলেই।

প্রশ্ন: কর্মচারীর অধিকার দ্রুত কীভাবে বদলাব? উত্তর: তালিকাতেই অধিকারের স্তরের পাশের তির দিয়ে, কার্ডে ঢোকার দরকার নেই।

প্রশ্ন: ম্যানেজার ও অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের পার্থক্য কী? উত্তর: ম্যানেজার হলো প্রকল্পের ভিতরের ভূমিকা: সেই প্রকল্পের সময়সূচি ও অনুরোধ। অ্যাডমিনিস্ট্রেটর হলো গোটা কোম্পানির উপর অধিকারের স্তর।

প্রশ্ন: চাকরি ছেড়ে যাওয়া কর্মচারীর তথ্যের কী হয়? উত্তর: শিফট ও অর্থপ্রদানের নথি প্রতিবেদনে থেকে যায়, আর কর্মচারীকে মুছে ফেলা হিসেবে চিহ্নিত করা হয়।