Añadir a una persona a la empresa, asignarle derechos, enviarle una invitación, cambiarle la posición y la norma de horas: todo eso se hace desde el teléfono. Antes la gestión del equipo estaba solo en el navegador.
La sección está abierta al responsable, al administrador y al propietario.
Instrucciones paso a paso
Cómo abrirlo
☰ → grupo Equipo (TEAM) → Empleados de la empresa (Company employees).
En la ficha de cada empleado figuran la foto o las iniciales, el nombre, el nivel de derechos, el teléfono, el correo y el estado de la invitación: Invitación pendiente (Invite pending) en naranja o Invitación aceptada (Invite accepted) en verde. Los no confirmados tienen al lado el botón Reenviar invitación (Resend invite).
En la cabecera hay tres botones: la búsqueda por nombre, Filtrar por proyecto (Filter by project) e Importar empleados (Import Employees). Abajo a la derecha está el botón azul con el signo más: sirve para añadir.
Cómo añadir un empleado
Pulse +. Se abrirá el formulario Añadir empleado (Add employee), formado por tres bloques.
Información personal (Personal information)
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre de pila (First name) | El nombre del empleado |
| Apellido (Last name) | El apellido |
| Número telefónico (Phone number) | El teléfono con el código del país |
| Correo electrónico (E-mail) | La dirección de correo |
Debajo del formulario está la indicación Se requiere teléfono o correo electrónico (Phone or email required): basta con uno de los dos, pero sin la invitación por correo el empleado no podrá crearse una contraseña.
Configuración de trabajo (Work settings)
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Número de personal (Personnel Number) | El número interno del empleado; con él resulta cómodo ordenar la lista y exportar a otros sistemas |
| Tarifa horaria mensual, % (Monthly rate of hours, %) | La parte de la norma completa. Por defecto, 100 |
| Elige una posición (Select a position) | La posición de la estructura de la empresa. De ella se toma la tarifa si las tarifas están fijadas por posición |
Programación (Scheduling)
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Proyecto (Project) | A qué proyecto añadirlo |
| Horario (Schedule) | En qué horario colocarlo |
| Agregar empleados de (Add employee starting from) | Desde qué fecha se considera que la persona trabaja |
El interruptor Enviar invitación (Send invite) decide si el mensaje sale enseguida. Todo termina con el botón Ahorrar (Save).
Y aquí está lo importante: el formulario cubre de una vez los tres pasos obligatorios, es decir, dar de alta a la persona, añadirla al proyecto y colocarla en el horario. Si se salta el proyecto o el horario, el empleado quedará dado de alta, pero no aparecerá en la cuadrícula.
Cambio de los derechos
El nivel de derechos se cambia directamente en la lista de empleados: a su lado hay una flecha hacia abajo, púlsela y elija otro nivel. Para eso no hace falta abrir la ficha del empleado.
| Nivel | Qué da |
|---|---|
| Empleado (Employee) | Su propio horario, sus propias solicitudes, su propia disponibilidad |
| Administrador (Administrator) | La gestión de los empleados, los módulos y los horarios de toda la empresa |
Estos son los derechos en la empresa y se fijan aquí, en la lista de empleados. Aparte de ellos, la persona tiene un rol en el proyecto: Empleados (Employees), gestión (Managers) o espectador (Viewers); ese rol se asigna en la configuración del propio proyecto y no aquí. El gerente es un rol dentro del proyecto y no un nivel de derechos; en el proyecto no se nombra a ningún administrador.
El acceso completo, incluidas la configuración de la empresa y las finanzas, lo tiene solo el propietario.
La ficha del empleado: seis pestañas
Al pulsar la ficha se abre Editar empleado (Edit employee), y eso no es un solo formulario, sino seis pestañas. La tira de pestañas se desplaza de lado, por eso las últimas no se ven de inmediato.
| Pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| información general (General info) | Los datos personales, la configuración de trabajo, las habilidades, el color, sus propios días laborables y los derechos |
| Disponibilidad (Availability) | Cuándo el empleado está dispuesto a trabajar, por días |
| Proyectos (Projects) | En qué proyectos participa y con qué rol |
| Notas (Notes) | Anotaciones sobre el empleado con un periodo y una visibilidad |
| Archivos (Files) | Los documentos vinculados a la persona |
| Vacaciones (Vacations) | Los límites de vacaciones por periodos y el movimiento del saldo |
información general es la pestaña más larga y hay que desplazarla. Por orden: Información personal (Personal information) con el nombre, el apellido, el teléfono y el correo; Configuración de trabajo (Work settings) con el número de personal, la posición y la tarifa horaria mensual; Habilidades (Skills); Color del empleado (Employee color), con el que la persona queda marcada en el mapa de geolocalización y en el horario; Configuración personal de los días laborables del empleado con las casillas de lun. a dom. y el interruptor Tener en cuenta la configuración personal; y abajo Permisos (Permissions): Derechos de los empleados (Employee rights) y Acceso a registros de actividad (Access to activity logs).
Disponibilidad muestra el mismo cuadro que ve el propio empleado en la sección «Cuándo estoy disponible»: la semana por días, el cambio de semanas y Desplegar el calendario. Donde la persona no ha indicado nada figura Disponibilidad no indicada (Availability not specified).
Proyectos es la lista de los proyectos del empleado con su rol en cada uno, el botón Añadir al proyecto (Add to project) y Añadir al calendario (Add to schedule). Desde aquí se conecta a la persona con el trabajo sin salir de la ficha.
Notas es el botón Crear una nota (Create a note) y la lista de anotaciones. La nota tiene un periodo de vigencia y una visibilidad: Solo gerentes y administradores (Only managers and administrators). Es el sitio para las observaciones internas que el propio empleado no debe ver.
Archivos son los documentos de esta persona, con el botón Subir archivos (Upload). Mientras no los haya, figura Sin datos (No data).
Vacaciones es la pestaña por la que más a menudo se abre la ficha. Consta de tres partes:
| Parte | Qué fija |
|---|---|
| Exceso de vacaciones permitido (Permissible vacation overrun) | Cuántos días puede el empleado quedar en negativo. Se guarda con el botón Ahorrar |
| Configuración de vacaciones (Vacation settings) | Periodos con límite: el inicio, el fin y el Límite de vacaciones por año. Se añaden con el botón Agregar configuración de vacaciones |
| Cambio en el saldo de vacaciones (Change in vacation balance) | Abonos y descuentos manuales: la fecha, el valor con su signo y un comentario. El botón Agregar operación de vacaciones |
Los periodos pueden ser varios seguidos, por ejemplo con un límite de 0, luego de 24 y luego de 50 días al año: así se ve cómo cambiaron las condiciones de la persona. En el movimiento del saldo, el signo menos significa un descuento.
Importación por lista
El botón Importar empleados de la cabecera carga a muchas personas a la vez desde un archivo. La importación sin direcciones de correo es posible, pero a esos empleados no les llegarán las invitaciones: habrá que añadirlas después.
Posibles problemas y soluciones
| Problema | Causa | Solución |
|---|---|---|
| El empleado está dado de alta, pero no está en el horario | Se saltó el proyecto o el horario en el formulario de alta | Abra la ficha y rellene el bloque Programación |
| La invitación no llega | El mensaje está en el correo no deseado o no se ha confirmado el número de teléfono de la empresa | Revise el correo no deseado, pulse Reenviar invitación, confirme el número en el perfil |
| Pantalla en blanco para el empleado al activarse | Esa dirección de correo ya la ocupa otra cuenta | Elimine la cuenta antigua con esa dirección |
| Dado de alta sin correo ni teléfono | El formulario exige al menos uno de los dos | Rellene el teléfono o el correo, pues si no el botón de guardar no funcionará |
| Un empleado dado de baja sigue en el horario | Así está previsto | Los turnos pasados y los registros de pago se conservan, y junto al nombre figura una marca de eliminación |
| No se consigue nombrar a un administrador en el proyecto | En el proyecto no existe ese rol | El administrador es un nivel de derechos en la empresa; en el proyecto se nombran el empleado, el gerente y el espectador |
Preguntas frecuentes (FAQ)
Pregunta: ¿Se puede dar de alta a un empleado y colocarlo enseguida en un horario? Respuesta: Sí, el formulario de alta lo hace de una vez: el bloque Programación fija el proyecto, el horario y la fecha de inicio.
Pregunta: ¿Qué es el número de personal? Respuesta: El número interno del empleado. Con él resulta cómodo ordenar la lista y exportar los datos a otros sistemas.
Pregunta: ¿Para qué sirve la tarifa horaria mensual en porcentaje? Respuesta: Así se fija la jornada parcial: el 50 % significa la mitad de la norma mensual.
Pregunta: ¿Se puede añadir a un empleado sin dirección de correo? Respuesta: Se le puede dar de alta si se indica un teléfono. Pero la invitación solo saldrá al correo.
Pregunta: ¿Cómo se cambian rápidamente los derechos de un empleado? Respuesta: Con la flecha que hay junto al nivel de derechos, directamente en la lista; no hace falta entrar en la ficha.
Pregunta: ¿En qué se diferencia el gerente del administrador? Respuesta: El gerente es un rol dentro del proyecto: los horarios y las solicitudes de ese proyecto. El administrador es un nivel de derechos sobre toda la empresa.
Pregunta: ¿Qué pasa con los datos de quien causa baja? Respuesta: Los turnos y los registros de pago quedan en los informes, y el propio empleado se marca como eliminado.