Dodać człowieka do firmy, nadać poziom uprawnień, wysłać zaproszenie, zmienić stanowisko i normę godzin — wszystko to robi się z telefonu. Wcześniej zarządzanie zespołem było dostępne tylko w przeglądarce.
Sekcja jest otwarta dla kierownika, administratora i właściciela.
Instrukcja krok po kroku
Jak otworzyć
☰ → grupa Zespół (TEAM) → Pracownicy firmy (Company employees).
W karcie każdego pracownika: zdjęcie lub inicjały, imię, poziom uprawnień, telefon, e-mail i stan zaproszenia — Zaproszenie w toku (Invite pending) na pomarańczowo albo Zaproszenie zaakceptowane (Invite accepted) na zielono. Przy niepotwierdzonych obok stoi przycisk Wyślij ponownie zaproszenie (Resend invite).
W nagłówku trzy przyciski: wyszukiwanie po imieniu, Filtruj według projektu (Filter by project) i Importuj pracowników (Import Employees). Na dole po prawej niebieski przycisk ze znakiem plus — dodawanie.
Dodawanie pracownika
Naciśnij +. Otworzy się formularz Dodaj pracownika (Add employee) złożony z trzech bloków.
Dane osobowe (Personal information)
| Pole | Opis |
|---|---|
| Imię (First name) | Imię pracownika |
| Nazwisko (Last name) | Nazwisko |
| Numer telefonu (Phone number) | Telefon z kodem kraju |
| e-mail (E-mail) | Adres poczty |
Pod formularzem podpowiedź Wymagany telefon lub e-mail (Phone or email required) — wystarczy jedno z dwojga, ale bez zaproszenia na e-mail pracownik nie będzie mógł ustawić sobie hasła.
Ustawienia pracy (Work settings)
| Pole | Opis |
|---|---|
| Numer personelu (Personnel Number) | Wewnętrzny numer pracownika, wygodnie według niego sortować i eksportować do innych systemów |
| Miesięczna stawka godzinowa,% (Monthly rate of hours, %) | Część pełnego etatu. Domyślnie 100 |
| Wybierz stanowisko (Select a position) | Stanowisko ze struktury firmy. Według niego pobierana jest stawka, jeśli stawki ustawiono na stanowiskach |
Planowanie (Scheduling)
| Pole | Opis |
|---|---|
| Projekt (Project) | Do jakiego projektu dodać |
| harmonogram (Schedule) | Do jakiego harmonogramu wstawić |
| Dodaj pracowników z (Add employee starting from) | Od jakiej daty człowiek liczy się jako pracujący |
Przełącznik Wyślij zaproszenie (Send invite) decyduje, czy wiadomość pójdzie od razu. Wszystko kończy się przyciskiem Ratować (Save).
Tu rzecz ważna: formularz zamyka wszystkie trzy obowiązkowe kroki naraz — założyć człowieka, dodać do projektu i wstawić do harmonogramu. Jeśli pominiesz projekt albo harmonogram, pracownik się założy, ale w siatce się nie pojawi.
Zmiana poziomu uprawnień
Poziom uprawnień zmienia się wprost na liście pracowników: obok niego stoi strzałka w dół, naciśnij ją i wybierz inny poziom. Otwierać karty pracownika w tym celu nie trzeba.
| Poziom | Co daje |
|---|---|
| Pracownik (Employee) | Własny harmonogram, własne wnioski, własna dostępność |
| Administrator (Administrator) | Zarządzanie pracownikami, modułami i harmonogramami całej firmy |
To są uprawnienia w firmie i nadaje się je tutaj, na liście pracowników. Osobno od nich człowiek ma rolę w projekcie: Pracownicy (Employees), kierownictwo (Managers) albo dozorca (Viewers) — przypisuje się ją w ustawieniach samego projektu, a nie tutaj. Menedżer to rola w projekcie, a nie poziom uprawnień; administratora w projekcie się nie przypisuje.
Pełny dostęp, łącznie z ustawieniami firmy i finansami, ma tylko właściciel.
Karta pracownika: sześć zakładek
Naciśnięcie karty otwiera Edytuj pracownika (Edit employee) i nie jest to jeden formularz, lecz sześć zakładek. Wstążka zakładek przewija się w bok, dlatego ostatnich nie widać od razu.
| Zakładka | Co jest w środku |
|---|---|
| Informacje ogólne (General info) | Dane osobowe, ustawienia pracy, umiejętności, kolor, własne dni robocze i uprawnienia |
| Dostępność (Availability) | Kiedy pracownik jest gotowy pracować, w podziale na dni |
| Projektowanie (Projects) | W jakich projektach jest i z jaką rolą |
| Notatki (Notes) | Zapisy o pracowniku z okresem i widocznością |
| Akta (Files) | Dokumenty przypisane do człowieka |
| Wakacje (Vacations) | Limity urlopu według okresów i ruch salda |
Informacje ogólne — najdłuższa zakładka, trzeba ją przewijać. Po kolei: Dane osobowe (Personal information) z imieniem, nazwiskiem, telefonem i e-mailem; Ustawienia pracy (Work settings) z numerem personelu, stanowiskiem i miesięczną normą godzin; Umiejętności (Skills); Kolor pracownika (Employee color) — nim człowiek jest oznaczany na mapie geolokalizacji i w harmonogramie; Osobiste ustawienia dni roboczych pracownika z zaznaczeniami Pn–Nd i przełącznikiem Uwzględniaj ustawienia osobiste; a na dole Uprawnienia (Permissions) — Prawa pracownicze (Employee rights) i Dostęp do dzienników aktywności (Access to activity logs).
Dostępność pokazuje ten sam obraz, jaki widzi sam pracownik w sekcji „Kiedy będę dostępny”: tydzień w podziale na dni, przełączanie tygodni i Rozwiń kalendarz. Tam, gdzie człowiek nic nie podał, stoi Dostępność nie została podana (Availability not specified).
Projektowanie — lista projektów pracownika z jego rolą w każdym, przycisk Dodaj do projektu (Add to project) oraz Dodaj do harmonogramu (Add to schedule). Stąd człowieka podłącza się do pracy, nie wychodząc z karty.
Notatki — przycisk Utwórz notatkę (Create a note) i lista zapisów. Notatka ma okres obowiązywania i widoczność: Tylko menedżerowie i administratorzy (Only managers and administrators). To miejsce na uwagi służbowe, których nie powinien widzieć sam pracownik.
Akta — dokumenty tego człowieka, przycisk Prześlij pliki (Upload). Dopóki ich nie ma, stoi Brak danych (No data).
Wakacje — zakładka, dla której najczęściej otwiera się kartę. Składa się z trzech części:
| Część | Co ustawia |
|---|---|
| Dopuszczalne nadwyżki urlopowe (Permissible vacation overrun) | O ile dni pracownik może zejść na minus. Zapisuje się przyciskiem Ratować |
| Ustawienia wakacji (Vacation settings) | Okresy z limitem: początek, koniec i Limit urlopowy w roku. Dodaje się przyciskiem Dodaj ustawienie wakacji |
| Zmiana salda urlopowego (Change in vacation balance) | Ręczne naliczenia i odpisy: data, wielkość ze znakiem i komentarz. Przycisk Dodaj operację urlopową |
Okresów może być kilka po kolei — na przykład z limitem 0, potem 24, potem 50 dni w roku: tak widać, jak zmieniały się warunki człowieka. W ruchu salda znak minus oznacza odpis.
Import listą
Przycisk Importuj pracowników w nagłówku wczytuje od razu wielu ludzi z pliku. Import bez adresów e-mail jest możliwy, ale zaproszenia do takich pracowników nie pójdą — trzeba je będzie dodać później.
Możliwe problemy i rozwiązania
| Problem | Przyczyna | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Pracownik jest założony, ale nie ma go w harmonogramie | Pominięto projekt albo harmonogram w formularzu dodawania | Otwórz kartę i wypełnij blok Planowanie |
| Zaproszenie nie przychodzi | Wiadomość w spamie albo niepotwierdzony numer telefonu firmy | Sprawdź spam, naciśnij Wyślij ponownie zaproszenie, potwierdź numer w profilu |
| Biały ekran u pracownika przy aktywacji | Ten adres e-mail jest już zajęty przez inne konto | Usuń stare konto z tym adresem |
| Założony bez e-maila i telefonu | Formularz wymaga przynajmniej jednego z dwojga | Wypełnij telefon albo e-mail — inaczej przycisk zapisu nie zadziała |
| Zwolniony pracownik został w harmonogramie | Tak to zaprojektowano | Przeszłe zmiany i zapisy o wynagrodzeniu zostają zachowane, obok imienia stoi adnotacja o usunięciu |
| Nie udaje się przypisać administratora w projekcie | Takiej roli w projekcie nie ma | Administrator to poziom uprawnień w firmie; w projekcie przypisuje się role Pracownicy, kierownictwo i dozorca |
Często zadawane pytania (FAQ)
Pytanie: Czy można założyć pracownika i od razu wstawić go do harmonogramu? Odpowiedź: Tak, formularz dodawania robi to za jednym razem: blok Planowanie ustawia projekt, harmonogram i datę początkową.
Pytanie: Co to jest numer personelu? Odpowiedź: Wewnętrzny numer pracownika. Wygodnie według niego sortować listę i eksportować dane do innych systemów.
Pytanie: Po co miesięczna norma godzin w procentach? Odpowiedź: Tak ustawia się niepełny etat: 50 % oznacza połowę normy miesięcznej.
Pytanie: Czy można dodać pracownika bez adresu e-mail? Odpowiedź: Założyć można, jeśli podano telefon. Ale zaproszenie pójdzie tylko na e-mail.
Pytanie: Jak szybko zmienić pracownikowi poziom uprawnień? Odpowiedź: Strzałką obok poziomu uprawnień wprost na liście, wchodzić do karty nie trzeba.
Pytanie: Czym menedżer różni się od administratora? Odpowiedź: Menedżer to rola wewnątrz projektu: harmonogramy i wnioski tego projektu. Administrator to poziom uprawnień na całą firmę.
Pytanie: Co dzieje się z danymi zwolnionego? Odpowiedź: Zmiany i zapisy o wynagrodzeniu zostają w raportach, a sam pracownik zostaje oznaczony jako usunięty.