Aggiungere una persona all’azienda, assegnare i diritti, inviare un invito, cambiare la posizione e la norma di ore — tutto questo si fa dal telefono. Prima la gestione del team era possibile solo nel browser.
La sezione è aperta al responsabile, all’amministratore e al proprietario.
Istruzioni passo dopo passo
Come aprire
☰ → gruppo Team (TEAM) → Dipendenti dell'azienda (Company employees).
Nella scheda di ogni dipendente: foto o iniziali, nome, livello di diritti, telefono, e-mail e stato dell’invito — Invito in sospeso (Invite pending) in arancione oppure Invito accettato (Invite accepted) in verde. Accanto a quelli non confermati c’è il pulsante Invia nuovamente l’invito (Resend invite).
Nell’intestazione ci sono tre pulsanti: ricerca per nome, Filtra per progetto (Filter by project) e Importa dipendenti (Import Employees). In basso a destra il pulsante blu con il segno più — l’aggiunta.
Aggiunta di un dipendente
Premete +. Si aprirà il modulo Aggiungi dipendente (Add employee) composto da tre blocchi.
Informazioni personali (Personal information)
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Nome (First name) | Il nome del dipendente |
| Cognome (Last name) | Il cognome |
| Numero di telefono (Phone number) | Telefono con il prefisso internazionale |
| e-mail (E-mail) | L’indirizzo di posta |
Sotto il modulo c’è l’avviso Telefono o email richiesto (Phone or email required) — basta uno dei due, ma senza invito via e-mail il dipendente non potrà crearsi una password.
Impostazioni del lavoro (Work settings)
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Numero del personale (Personnel Number) | Numero interno del dipendente, comodo per ordinare l’elenco ed esportare in altri sistemi |
| Tasso mensile delle ore, % (Monthly rate of hours, %) | Quota rispetto all’orario pieno. Per impostazione predefinita 100 |
| Seleziona una posizione (Select a position) | Posizione dalla struttura dell’azienda. In base a essa si prende la tariffa, se le tariffe sono impostate per posizione |
Programmazione (Scheduling)
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Progetto (Project) | In quale progetto aggiungere |
| Programma (Schedule) | In quale programma inserire |
| Aggiungi dipendente a partire da (Add employee starting from) | Da quale data la persona è considerata al lavoro |
L’interruttore Invia invito (Send invite) decide se il messaggio parte subito. Tutto si chiude con il pulsante Salva (Save).
Ecco l’aspetto importante: il modulo copre in una volta sola tutti e tre i passaggi obbligatori — creare la persona, aggiungerla al progetto e inserirla nel programma. Se saltate il progetto o il programma, il dipendente viene creato, ma nella griglia non compare.
Modifica dei diritti
Il livello di diritti si cambia direttamente nell’elenco dei dipendenti: accanto c’è una freccia verso il basso, premetela e scegliete un altro livello. Per questo non serve aprire il profilo del dipendente.
| Livello | Che cosa dà |
|---|---|
| Dipendente (Employee) | Il proprio programma, le proprie richieste, la propria disponibilità |
| Amministratore (Administrator) | Gestione di dipendenti, moduli e programmi di tutta l’azienda |
Questi sono i diritti nell’azienda e si impostano qui, nell’elenco dei dipendenti. Separatamente da essi la persona ha un ruolo nel progetto: Dipendenti (Employees), Manager (Managers) o Spettatori (Viewers) — il ruolo si assegna nelle impostazioni del progetto stesso, non qui. Il manager è un ruolo nel progetto, non un livello di diritti; l’amministratore nel progetto non si assegna.
L’accesso completo, comprese le impostazioni dell’azienda e le finanze, ce l’ha solo il proprietario.
Il profilo del dipendente: sei schede
Premendo sulla scheda si apre Modifica dipendente (Edit employee), e non si tratta di un unico modulo, ma di sei schede. La barra delle schede scorre lateralmente, perciò le ultime non si vedono subito.
| Scheda | Che cosa contiene |
|---|---|
| Informazioni generali (General info) | Dati personali, impostazioni del lavoro, competenze, colore, propri giorni lavorativi e diritti |
| Disponibilità (Availability) | Quando il dipendente è pronto a lavorare, per giorni |
| Progetti (Projects) | In quali progetti è inserito e con quale ruolo |
| Note (Notes) | Annotazioni sul dipendente con periodo e visibilità |
| File (Files) | Documenti collegati alla persona |
| Vacanze (Vacations) | Limiti di ferie per periodo e movimenti del saldo |
Informazioni generali è la scheda più lunga, va scorsa. Nell’ordine: Informazioni personali (Personal information) con nome, cognome, telefono ed e-mail; Impostazioni del lavoro (Work settings) con numero del personale, posizione e tasso mensile delle ore; Competenze (Skills); Colore dipendente (Employee color) — con esso la persona viene contrassegnata sulla mappa di geolocalizzazione e nel programma; Impostazioni personali dei giorni lavorativi del dipendente con le caselle lun–dom e l’interruttore Tenere conto delle impostazioni personali; e in fondo Autorizzazioni (Permissions) — Diritti dei dipendenti (Employee rights) e Accesso ai registri delle attività (Access to activity logs).
Disponibilità mostra lo stesso quadro che vede il dipendente stesso nella sezione «Quando sono disponibile»: la settimana per giorni, il passaggio tra le settimane ed Espandi il calendario. Dove la persona non ha indicato nulla compare Disponibilità non specificata (Availability not specified).
Progetti — l’elenco dei progetti del dipendente con il suo ruolo in ciascuno, il pulsante Aggiungi al progetto (Add to project) e Aggiungi al programma (Add to schedule). Da qui la persona viene inserita nel lavoro senza uscire dal profilo.
Note — il pulsante Crea una nota (Create a note) e l’elenco delle annotazioni. La nota ha un periodo di validità e una visibilità: Solo manager e amministratori (Only managers and administrators). È il posto per le annotazioni di servizio che il dipendente stesso non deve vedere.
File — i documenti di questa persona, il pulsante Carica file (Upload). Finché non ce ne sono, compare Nessun dato (No data).
Vacanze — la scheda per la quale più spesso si apre il profilo. È composta da tre parti:
| Parte | Che cosa imposta |
|---|---|
| Superamento consentito delle ferie (Permissible vacation overrun) | Di quanti giorni il dipendente può andare in negativo. Si salva con il pulsante Salva |
| Impostazioni delle vacanze (Vacation settings) | Periodi con limite: inizio, fine e Limite di ferie all’anno. Si aggiungono con il pulsante Aggiungi impostazione delle vacanze |
| Cambiamento nel saldo delle ferie (Change in vacation balance) | Accrediti e addebiti manuali: data, valore con segno e commento. Il pulsante Aggiungi operazione di ferie |
I periodi possono essere più d’uno di seguito — per esempio con limite 0, poi 24, poi 50 giorni all’anno: così si vede come sono cambiate le condizioni della persona. Nei movimenti del saldo il segno meno indica un addebito.
Importazione con elenco
Il pulsante Importa dipendenti nell’intestazione carica molte persone in una volta da un file. L’importazione senza indirizzi e-mail è possibile, ma a quei dipendenti gli inviti non partiranno — gli indirizzi andranno aggiunti in seguito.
Possibili problemi e soluzioni
| Problema | Causa | Soluzione |
|---|---|---|
| Il dipendente è stato creato, ma non è nel programma | Nel modulo di aggiunta sono stati saltati il progetto o il programma | Aprite il profilo e compilate il blocco Programmazione |
| L’invito non arriva | Il messaggio è nello spam oppure il numero di telefono dell’azienda non è confermato | Controllate lo spam, premete Invia nuovamente l’invito, confermate il numero nel profilo |
| Schermata bianca per il dipendente all’attivazione | Questo indirizzo e-mail è già occupato da un altro account | Eliminate il vecchio account con questo indirizzo |
| Creato senza e-mail e telefono | Il modulo richiede almeno uno dei due | Compilate il telefono o l’e-mail — altrimenti il pulsante di salvataggio non funziona |
| Il dipendente licenziato è rimasto nel programma | È previsto così | I turni passati e le registrazioni di pagamento restano, accanto al nome compare il contrassegno di eliminazione |
| Non riesco ad assegnare un amministratore nel progetto | Un ruolo del genere nel progetto non esiste | L’amministratore è un livello di diritti nell’azienda; nel progetto si assegnano dipendente, manager e spettatore |
Domande frequenti (FAQ)
Domanda: Si può creare un dipendente e inserirlo subito nel programma? Risposta: Sì, il modulo di aggiunta lo fa in un solo passaggio: il blocco Programmazione imposta progetto, programma e data di inizio.
Domanda: Che cos’è il numero del personale? Risposta: Il numero interno del dipendente. È comodo per ordinare l’elenco ed esportare i dati in altri sistemi.
Domanda: A che serve il tasso mensile delle ore in percentuale? Risposta: Così si imposta il tempo parziale: 50% significa metà della norma mensile.
Domanda: Si può aggiungere un dipendente senza indirizzo e-mail? Risposta: Crearlo si può, se è indicato il telefono. Ma l’invito parte solo via e-mail.
Domanda: Come si cambiano rapidamente i diritti a un dipendente? Risposta: Con la freccia accanto al livello di diritti direttamente nell’elenco, non serve entrare nel profilo.
Domanda: In che cosa il manager differisce dall’amministratore? Risposta: Il manager è un ruolo all’interno del progetto: programmi e richieste di quel progetto. L’amministratore è un livello di diritti su tutta l’azienda.
Domanda: Che cosa succede ai dati di chi è stato licenziato? Risposta: I turni e le registrazioni di pagamento restano nei report, mentre il dipendente stesso viene contrassegnato come eliminato.