Eine Person zum Unternehmen hinzufügen, Berechtigungen vergeben, eine Einladung verschicken, Position und Stundennorm ändern — all das erledigen Sie vom Telefon aus. Früher war die Verwaltung des Teams nur im Browser möglich.
Der Bereich steht der Führungskraft, dem Administrator und dem Eigentümer offen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
So öffnen Sie den Bereich
☰ → Gruppe Team (TEAM) → Firmenangestellte (Company employees).
Auf der Karte jedes Mitarbeiters: Foto oder Initialen, Name, Berechtigungsstufe, Telefon, E-Mail und Status der Einladung — Einladung ausstehend (Invite pending) in Orange oder Einladen akzeptiert (Invite accepted) in Grün. Bei den noch nicht bestätigten steht daneben die Schaltfläche Einladung erneut senden (Resend invite).
In der Kopfzeile drei Schaltflächen: Suche nach Namen, Nach Projekt filtern (Filter by project) und Mitarbeiter importieren (Import Employees). Unten rechts die blaue Schaltfläche mit dem Pluszeichen — das Hinzufügen.
Einen Mitarbeiter hinzufügen
Tippen Sie auf +. Es öffnet sich das Formular Mitarbeiter hinzufügen (Add employee) aus drei Blöcken.
Persönliche Informationen (Personal information)
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Vorname (First name) | Vorname des Mitarbeiters |
| Nachname (Last name) | Nachname |
| Telefonnummer (Phone number) | Telefon mit Ländervorwahl |
| E-Mail (E-mail) | E-Mail-Adresse |
Unter dem Formular steht der Hinweis Telefon oder E-Mail erforderlich (Phone or email required) — eines von beiden genügt, doch ohne Einladung per E-Mail kann sich der Mitarbeiter kein Passwort anlegen.
Arbeitseinstellungen (Work settings)
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Personalnummer (Personnel Number) | Interne Nummer des Mitarbeiters, danach lässt sich die Liste bequem sortieren und in andere Systeme exportieren |
| Monatlicher Stundensatz, % (Monthly rate of hours, %) | Anteil an der vollen Stelle. Standardmäßig 100 |
| Wählen Sie eine Position (Select a position) | Position aus der Unternehmensstruktur. Nach ihr richtet sich der Tarif, wenn die Tarife über die Positionen festgelegt sind |
Terminplanung (Scheduling)
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Projekt (Project) | In welches Projekt die Person aufgenommen wird |
| Zeitplan (Schedule) | In welchen Zeitplan sie eingetragen wird |
| Mitarbeiter hinzufügen ab (Add employee starting from) | Ab welchem Datum die Person als arbeitend gilt |
Der Schalter Einladung senden (Send invite) entscheidet, ob die E-Mail sofort hinausgeht. Am Ende steht die Schaltfläche Speichern (Save).
Und hier das Wichtigste: Das Formular erledigt alle drei Pflichtschritte auf einmal — die Person anlegen, ins Projekt aufnehmen und in den Zeitplan eintragen. Lassen Sie Projekt oder Zeitplan aus, wird der Mitarbeiter zwar angelegt, erscheint aber nicht im Raster.
Die Berechtigungen ändern
Die Berechtigungsstufe ändern Sie direkt in der Mitarbeiterliste: daneben steht ein Pfeil nach unten, tippen Sie darauf und wählen Sie eine andere Stufe. Die Mitarbeiterkarte müssen Sie dafür nicht öffnen.
| Stufe | Was sie erlaubt |
|---|---|
| Mitarbeiter (Employee) | Eigener Zeitplan, eigene Anträge, eigene Verfügbarkeit |
| Verwalter (Administrator) | Verwaltung der Mitarbeiter, der Module und der Zeitpläne des gesamten Unternehmens |
Das sind Berechtigungen im Unternehmen, und festgelegt werden sie hier, in der Mitarbeiterliste. Davon getrennt besitzt die Person eine Rolle im Projekt: Mitarbeiter (Employees), Führungskräfte (Managers) oder Betrachter (Viewers) — diese wird in den Einstellungen des Projekts selbst vergeben, nicht hier. Die Führungskraft ist eine Rolle im Projekt und keine Berechtigungsstufe; einen Administrator gibt es im Projekt nicht.
Den vollen Zugriff, einschließlich der Unternehmenseinstellungen und der Finanzen, hat nur der Eigentümer.
Die Mitarbeiterkarte: sechs Registerkarten
Ein Tippen auf die Karte öffnet Mitarbeiter bearbeiten (Edit employee), und das ist kein einzelnes Formular, sondern sechs Registerkarten. Die Leiste der Registerkarten lässt sich seitwärts schieben, deshalb sind die letzten nicht sofort zu sehen.
| Registerkarte | Was darin steckt |
|---|---|
| Allgemeine Informationen (General info) | Persönliche Daten, Arbeitseinstellungen, Fertigkeiten, Farbe, eigene Arbeitstage und Berechtigungen |
| Verfügbarkeit (Availability) | Wann der Mitarbeiter bereit ist zu arbeiten, nach Tagen |
| Projekte (Projects) | In welchen Projekten er ist und mit welcher Rolle |
| Notizen (Notes) | Einträge über den Mitarbeiter mit Zeitraum und Sichtbarkeit |
| Dateien (Files) | Dokumente, die der Person zugeordnet sind |
| Urlaub (Vacations) | Urlaubslimits nach Zeiträumen und die Bewegung des Saldos |
Allgemeine Informationen ist die längste Registerkarte, sie muss gescrollt werden. Der Reihe nach: Persönliche Informationen (Personal information) mit Vorname, Nachname, Telefon und E-Mail; Arbeitseinstellungen (Work settings) mit Personalnummer, Position und monatlicher Stundennorm; Fertigkeiten (Skills); Farbe des Mitarbeiters (Employee color) — damit wird die Person auf der Geolokationskarte und im Zeitplan markiert; Persönliche Einstellungen der Arbeitstage des Mitarbeiters mit den Häkchen Mo–So und dem Schalter Persönliche Einstellungen berücksichtigen; und ganz unten Berechtigungen (Permissions) — Arbeitnehmerrechte (Employee rights) und Zugang zu den Aktivitätsprotokollen (Access to activity logs).
Verfügbarkeit zeigt dasselbe Bild, das der Mitarbeiter selbst im Bereich „Wann ich verfügbar bin“ sieht: die Woche nach Tagen, das Umschalten der Wochen und Kalender aufklappen. Dort, wo die Person nichts angegeben hat, steht Verfügbarkeit nicht angegeben (Availability not specified).
Projekte — die Liste der Projekte des Mitarbeiters mit seiner Rolle in jedem, die Schaltfläche Zum Projekt hinzufügen (Add to project) und Zum Zeitplan hinzufügen (Add to schedule). Von hier aus binden Sie die Person in die Arbeit ein, ohne die Karte zu verlassen.
Notizen — die Schaltfläche Eine Notiz erstellen (Create a note) und die Liste der Einträge. Eine Notiz hat einen Gültigkeitszeitraum und eine Sichtbarkeit: Nur Manager und Administratoren (Only managers and administrators). Das ist der Ort für interne Vermerke, die der Mitarbeiter selbst nicht sehen soll.
Dateien — die Dokumente dieser Person, die Schaltfläche Dateien hochladen (Upload). Solange es keine gibt, steht dort Keine Daten (No data).
Urlaub — die Registerkarte, wegen der die Karte am häufigsten geöffnet wird. Sie besteht aus drei Teilen:
| Teil | Was er festlegt |
|---|---|
| Zulässige Urlaubsüberschreitung (Permissible vacation overrun) | Um wie viele Tage der Mitarbeiter ins Minus gehen darf. Wird mit der Schaltfläche Speichern gespeichert |
| Urlaubseinstellungen (Vacation settings) | Zeiträume mit Limit: Beginn, Ende und Urlaubslimit pro Jahr. Werden mit der Schaltfläche Urlaubseinstellung hinzufügen ergänzt |
| Änderung des Urlaubssaldos (Change in vacation balance) | Manuelle Gutschriften und Abzüge: Datum, Wert mit Vorzeichen und Kommentar. Schaltfläche Urlaubsvorgang hinzufügen |
Es können mehrere Zeiträume hintereinander stehen — zum Beispiel mit Limit 0, dann 24, dann 50 Tage im Jahr: so ist zu sehen, wie sich die Bedingungen der Person verändert haben. In der Bewegung des Saldos bedeutet ein Minuszeichen einen Abzug.
Import als Liste
Die Schaltfläche Mitarbeiter importieren in der Kopfzeile lädt gleich viele Personen auf einmal per Datei hoch. Ein Import ohne E-Mail-Adressen ist möglich, aber an solche Mitarbeiter gehen keine Einladungen hinaus — die Adressen müssen später ergänzt werden.
Mögliche Probleme und Lösungen
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Der Mitarbeiter ist angelegt, steht aber nicht im Zeitplan | Im Formular zum Hinzufügen wurde Projekt oder Zeitplan ausgelassen | Öffnen Sie die Karte und füllen Sie den Block Terminplanung aus |
| Die Einladung kommt nicht an | Die E-Mail liegt im Spam oder die Telefonnummer des Unternehmens ist nicht bestätigt | Prüfen Sie den Spam, tippen Sie auf Einladung erneut senden, bestätigen Sie die Nummer im Profil |
| Weißer Bildschirm beim Mitarbeiter während der Aktivierung | Diese E-Mail-Adresse ist bereits von einem anderen Konto belegt | Löschen Sie das alte Konto mit dieser Adresse |
| Ohne E-Mail und ohne Telefon angelegt | Das Formular verlangt mindestens eines von beiden | Füllen Sie Telefon oder E-Mail aus — sonst reagiert die Schaltfläche zum Speichern nicht |
| Ein ausgeschiedener Mitarbeiter bleibt im Zeitplan | So ist es gedacht | Vergangene Schichten und Einträge über die Bezahlung bleiben erhalten, neben dem Namen steht ein Vermerk über die Löschung |
| Im Projekt lässt sich kein Administrator vergeben | Eine solche Rolle gibt es im Projekt nicht | Administrator ist eine Berechtigungsstufe im Unternehmen; im Projekt werden Mitarbeiter, Führungskraft und Betrachter vergeben |
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Frage: Kann man einen Mitarbeiter anlegen und ihn sofort in den Zeitplan eintragen? Antwort: Ja, das Formular zum Hinzufügen erledigt das in einem Durchgang: Der Block Terminplanung legt Projekt, Zeitplan und Startdatum fest.
Frage: Was ist die Personalnummer? Antwort: Die interne Nummer des Mitarbeiters. Damit lässt sich die Liste bequem sortieren und die Daten lassen sich in andere Systeme exportieren.
Frage: Wozu die monatliche Stundennorm in Prozent? Antwort: So wird eine Teilzeitbeschäftigung festgelegt: 50 % bedeuten die Hälfte der Monatsnorm.
Frage: Kann man einen Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse hinzufügen? Antwort: Anlegen ja, wenn eine Telefonnummer angegeben ist. Aber die Einladung geht nur per E-Mail hinaus.
Frage: Wie ändert man einem Mitarbeiter schnell die Berechtigungen? Antwort: Mit dem Pfeil neben der Berechtigungsstufe direkt in der Liste, die Karte muss man dafür nicht öffnen.
Frage: Worin unterscheidet sich die Führungskraft vom Administrator? Antwort: Die Führungskraft ist eine Rolle innerhalb des Projekts: die Zeitpläne und Anträge dieses Projekts. Der Administrator ist eine Berechtigungsstufe für das gesamte Unternehmen.
Frage: Was geschieht mit den Daten eines ausgeschiedenen Mitarbeiters? Antwort: Die Schichten und die Einträge über die Bezahlung bleiben in den Berichten, der Mitarbeiter selbst wird als gelöscht markiert.