Ajouter une personne à l’entreprise, attribuer des droits, envoyer une invitation, changer de poste et de norme d’heures — tout cela se fait depuis le téléphone. Auparavant, la gestion de l’équipe n’existait que dans le navigateur.
La section est ouverte au responsable, à l’administrateur et au propriétaire.
Instructions étape par étape
Comment ouvrir
☰ → groupe Équipe (TEAM) → Employés de l'entreprise (Company employees).
Sur la fiche de chaque employé : photo ou initiales, nom, niveau de droits, téléphone, e-mail et état de l’invitation — Invitation en attente (Invite pending) en orange ou Invitation acceptée (Invite accepted) en vert. À côté des personnes non confirmées se trouve le bouton Renvoyer l’invitation (Resend invite).
En haut, trois boutons : la recherche par nom, Filtrer par projet (Filter by project) et Importer des employés (Import Employees). En bas à droite, le bouton bleu avec le signe plus — l’ajout.
Ajout d’un employé
Appuyez sur +. Le formulaire Ajouter un employé (Add employee) s’ouvre, composé de trois blocs.
Informations personnelles (Personal information)
| Champ | Description |
|---|---|
| Prénom (First name) | Prénom de l’employé |
| Nom de famille (Last name) | Nom de famille |
| Numéro de téléphone (Phone number) | Téléphone avec l’indicatif du pays |
| e-mail (E-mail) | Adresse e-mail |
Sous le formulaire figure l’indication Numéro de téléphone ou email requis (Phone or email required) — l’un des deux suffit, mais sans invitation par e-mail l’employé ne pourra pas se créer de mot de passe.
Paramètres de travail (Work settings)
| Champ | Description |
|---|---|
| Numéro de personnel (Personnel Number) | Numéro interne de l’employé, pratique pour trier la liste et exporter vers d’autres systèmes |
| Taux mensuel des heures, % (Monthly rate of hours, %) | Part du temps plein. Par défaut 100 |
| Sélectionnez un poste (Select a position) | Poste issu de la structure de l’entreprise. C’est de lui qu’est repris le taux, si les taux sont définis par poste |
Planification (Scheduling)
| Champ | Description |
|---|---|
| Projet (Project) | Dans quel projet ajouter |
| Planning (Schedule) | Dans quel planning placer |
| Ajouter un employé à partir de (Add employee starting from) | À partir de quelle date la personne est considérée comme travaillant |
L’interrupteur Envoyer une invitation (Send invite) décide si le message part tout de suite. Tout se termine par le bouton Enregistrer (Save).
Voici l’essentiel : le formulaire couvre les trois étapes obligatoires d’un coup — créer la personne, l’ajouter au projet et la placer dans le planning. Si le projet ou le planning est omis, l’employé sera bien créé, mais n’apparaîtra pas dans la grille.
Modification du niveau de droits
Le niveau de droits se change directement dans la liste des employés : à côté de lui figure une flèche vers le bas, appuyez dessus et choisissez un autre niveau. Il n’est pas nécessaire d’ouvrir la fiche de l’employé pour cela.
| Niveau | Ce qu’il donne |
|---|---|
| Employé (Employee) | Son planning, ses demandes, sa disponibilité |
| Administrateur (Administrator) | Gestion des employés, des modules et des plannings de toute l’entreprise |
Ce sont des droits dans l’entreprise, et ils se définissent ici, dans la liste des employés. Indépendamment d’eux, la personne a un rôle dans le projet : Employés (Employees), Gestionnaires (Managers) ou Visionneurs (Viewers) — il est attribué dans les paramètres du projet lui-même, pas ici. Gestionnaire est un rôle dans le projet et non un niveau de droits ; on ne nomme pas d’administrateur dans un projet.
L’accès complet, y compris les paramètres de l’entreprise et les finances, n’appartient qu’au propriétaire.
Fiche de l’employé : six onglets
Un appui sur la fiche ouvre Modifier l’employé (Edit employee), et ce n’est pas un seul formulaire mais six onglets. Le ruban d’onglets défile latéralement, les derniers ne sont donc pas visibles tout de suite.
| Onglet | Ce qu’il contient |
|---|---|
| Informations générales (General info) | Données personnelles, paramètres de travail, compétences, couleur, jours de travail propres et droits |
| Disponibilité (Availability) | Quand l’employé est prêt à travailler, jour par jour |
| Projets (Projects) | Dans quels projets il figure et avec quel rôle |
| Remarques (Notes) | Notes sur l’employé, avec période et visibilité |
| Fichiers (Files) | Documents rattachés à la personne |
| Vacances (Vacations) | Limites de congés par période et mouvements du solde |
Informations générales est l’onglet le plus long, il faut le faire défiler. Dans l’ordre : Informations personnelles (Personal information) avec le prénom, le nom, le téléphone et l’e-mail ; Paramètres de travail (Work settings) avec le numéro de personnel, le poste et le taux mensuel des heures ; Compétences (Skills) ; Couleur de l’employé (Employee color) — elle sert à repérer la personne sur la carte de géolocalisation et dans le planning ; Paramètres personnels des jours de travail de l’employé avec les cases lun.–dim. et l’interrupteur Tenir compte des paramètres personnels ; et tout en bas Autorisations (Permissions) — Droits des employés (Employee rights) et Accès aux journaux d’activité (Access to activity logs).
Disponibilité montre la même image que celle que voit l’employé lui-même dans la section « Quand je suis disponible » : la semaine jour par jour, le passage d’une semaine à l’autre et Déployer le calendrier. Là où la personne n’a rien indiqué figure Disponibilité non spécifiée (Availability not specified).
Projets est la liste des projets de l’employé avec son rôle dans chacun, ainsi que les boutons Ajouter au projet (Add to project) et Ajouter au planning (Add to schedule). C’est d’ici que la personne est rattachée au travail, sans quitter la fiche.
Remarques — le bouton Créer une note (Create a note) et la liste des notes. Une note a une période de validité et une visibilité : Seuls les gestionnaires et les administrateurs (Only managers and administrators). C’est l’endroit des remarques de service que l’employé lui-même ne doit pas voir.
Fichiers — les documents de cette personne, avec le bouton Télécharger des fichiers (Upload). Tant qu’il n’y en a pas, l’écran affiche Aucune donnée (No data).
Vacances est l’onglet pour lequel on ouvre le plus souvent la fiche. Il se compose de trois parties :
| Partie | Ce qu’elle définit |
|---|---|
| Dépassement de vacances autorisé (Permissible vacation overrun) | De combien de jours l’employé peut passer en négatif. S’enregistre avec le bouton Enregistrer |
| Paramètres des congés (Vacation settings) | Périodes avec une limite : début, fin et Limite de vacances par an. S’ajoutent avec le bouton Ajouter un paramètre de congés |
| Modification du solde des vacances (Change in vacation balance) | Crédits et débits manuels : date, valeur signée et commentaire. Bouton Ajouter une opération de congés |
Les périodes peuvent se succéder — par exemple avec une limite de 0, puis 24, puis 50 jours par an : on voit ainsi comment les conditions de la personne ont évolué. Dans les mouvements du solde, le signe moins signifie un débit.
Import par liste
Le bouton Importer des employés en haut charge d’un coup de nombreuses personnes à partir d’un fichier. L’import sans adresses e-mail est possible, mais les invitations ne partiront pas à ces employés — il faudra ajouter les adresses plus tard.
Problèmes possibles et solutions
| Problème | Cause | Solution |
|---|---|---|
| L’employé est créé, mais il n’est pas dans le planning | Le projet ou le planning a été omis dans le formulaire d’ajout | Ouvrez la fiche et remplissez le bloc Planification |
| L’invitation n’arrive pas | Le message est dans les spams ou le numéro de téléphone de l’entreprise n’est pas confirmé | Vérifiez les spams, appuyez sur Renvoyer l’invitation, confirmez le numéro dans le profil |
| Écran blanc chez l’employé lors de l’activation | Cette adresse e-mail est déjà utilisée par un autre compte | Supprimez l’ancien compte associé à cette adresse |
| Créé sans e-mail ni téléphone | Le formulaire exige au moins l’un des deux | Renseignez le téléphone ou l’e-mail — sinon le bouton d’enregistrement ne fonctionnera pas |
| Un employé licencié est resté dans le planning | C’est voulu | Les shifts passés et les enregistrements de paie sont conservés, une mention de suppression figure à côté du nom |
| Impossible de nommer un administrateur dans le projet | Ce rôle n’existe pas dans le projet | Administrateur est un niveau de droits dans l’entreprise ; dans le projet on nomme employé, gestionnaire et visionneur |
Questions fréquemment posées (FAQ)
Question : Peut-on créer un employé et le placer aussitôt dans le planning ? Réponse : oui, le formulaire d’ajout le fait en une seule fois : le bloc Planification définit le projet, le planning et la date de début.
Question : Qu’est-ce que le numéro de personnel ? Réponse : le numéro interne de l’employé. Il est pratique pour trier la liste et exporter les données vers d’autres systèmes.
Question : À quoi sert le taux mensuel des heures en pourcentage ? Réponse : c’est ainsi que se définit le temps partiel : 50 % signifie la moitié de la norme mensuelle.
Question : Peut-on ajouter un employé sans adresse e-mail ? Réponse : on peut le créer si le téléphone est indiqué. Mais l’invitation ne part que par e-mail.
Question : Comment changer rapidement les droits d’un employé ? Réponse : avec la flèche située à côté du niveau de droits, directement dans la liste ; inutile d’entrer dans la fiche.
Question : Quelle est la différence entre gestionnaire et administrateur ? Réponse : gestionnaire est un rôle à l’intérieur d’un projet : les plannings et les demandes de ce projet. Administrateur est un niveau de droits sur toute l’entreprise.
Question : Qu’advient-il des données d’un employé licencié ? Réponse : les shifts et les enregistrements de paie restent dans les rapports, et l’employé lui-même est marqué comme supprimé.