Lưu trữ yêu cầu - Shifton Help

Tab Lưu trữ trên trang Requests lưu trữ tất cả yêu cầu đã đạt trạng thái cuối cùng — Đã duyệt hoặc Bị từ chối. Đây là nhật ký chỉ đọc: sử dụng để tìm kiếm vắng mặt trước đây, kiểm tra hồ sơ nghỉ phép hoặc phân tích xu hướng.

Hướng dẫn từng bước

Truy cập Archive

Bước	Hành động	Kết quả mong đợi
1	Mở Yêu cầu trong bảng điều khiển bên	Trang Requests mở ra
2	Nhấn tab Lưu trữ	Chế độ xem chuyển sang yêu cầu lịch sử

Xem và lọc yêu cầu lưu trữ

Bước	Hành động	Kết quả mong đợi
1	Xem danh sách — mỗi dòng hiển thị tên nhân viên, loại vắng mặt, ngày và trạng thái
2	Nhấn dòng yêu cầu	Mở chế độ xem chi tiết với thông tin đầy đủ và tệp đính kèm
3	Chọn nhân viên trong Nhân viên	Chỉ hiển thị yêu cầu lưu trữ của nhân viên đó
4	Đặt Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc	Hiển thị yêu cầu trong khoảng thời gian đã chọn
5	Chọn Đã duyệt hoặc Bị từ chối trong Trạng thái	Danh sách thu hẹp theo trạng thái cần thiết
6	Nhấn biểu tượng Làm mới	Danh sách cập nhật

Trường yêu cầu lưu trữ

Trường	Mô tả
Employee	Tên nhân viên đã gửi yêu cầu
Type payment	Vắng mặt có lương hoặc không lương
Type time-off	Danh mục: Ngày nghỉ ốm, Vacation, Holiday hoặc loại tùy chỉnh
Date / Time range	Ngày (hoặc ngày và giờ cho yêu cầu một phần) From và To
Status	Trạng thái cuối cùng — Đã duyệt hoặc Bị từ chối
Shift action	Đã làm gì với ca trùng lặp (Nothing, Deleted, Moved to Mở ca làm việc)
Attachment	Tệp đính kèm trong yêu cầu gốc

Bài viết liên quan

Câu hỏi thường gặp

C1: Sự khác biệt giữa tab Yêu cầu và Lưu trữ là gì?
Tab Yêu cầu hiển thị yêu cầu đang hoạt động (Pending và mới Approved). Tab Lưu trữ lưu trữ yêu cầu với trạng thái cuối cùng.

C2: Có thể chỉnh sửa hoặc xóa yêu cầu lưu trữ không?
Không. Yêu cầu lưu trữ chỉ đọc. Nếu cần sửa dữ liệu, hãy gửi yêu cầu mới.

C3: Lưu trữ lưu trữ bao lâu?
Archive lưu trữ tất cả yêu cầu lịch sử mà không tự động xóa. Sử dụng bộ lọc khoảng ngày để tìm kiếm bất kỳ khoảng thời gian nào.

C4: Tại sao yêu cầu đã phê duyệt vẫn ở tab Yêu cầu mà không phải Lưu trữ?
Yêu cầu mới phê duyệt có thể ở tab Requests cho đến khi hết khoảng thời gian vắng mặt — sau đó tự động chuyển vào Archive.

C5: Lưu trữ không hiển thị bản ghi — tại sao?
Hoặc chưa có yêu cầu nào được phê duyệt hoặc từ chối, hoặc bộ lọc quá chặt. Nhấn Làm mới và xóa bộ lọc.

C6: Có thể xuất dữ liệu lưu trữ sang Excel không?
Không, xuất trực tiếp từ Archive không khả dụng. Sử dụng phần Reports để xuất dữ liệu vắng mặt.

C7: Nhân viên có thấy yêu cầu lưu trữ của mình không?
Có. Nhân viên thấy lịch sử yêu cầu của mình trong Archive — chỉ bản ghi của mình.

C8: Bản ghi trong lưu trữ được lưu bao lâu?
Vô thời hạn. Lưu trữ không tự động xóa.

C9: Có thể khôi phục yêu cầu bị từ chối không?
Không. Cho khoảng thời gian vắng mặt mới, cần tạo yêu cầu mới.

C10: Tệp đính kèm có hiển thị trong yêu cầu lưu trữ không?
Có. Nhấn dòng yêu cầu — mở chế độ xem chi tiết với tất cả tệp đính kèm.

C11: Yêu cầu biến mất khỏi tab Yêu cầu nhưng không tìm thấy trong Lưu trữ.
Đặt Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc với khoảng rộng và nhấn Refresh. Có thể yêu cầu đã được phê duyệt và chuyển tự động.

C12: Lưu trữ có hiển thị yêu cầu “Phần của một ngày” riêng biệt với “Cả ngày” không?
Không, cả hai loại đều lưu trữ chung. Loại hiển thị trong cột Date/Time — cho “Phần của một ngày” thấy giờ chính xác.

C13: Có thể lọc Lưu trữ theo loại vắng mặt không?
Không. Bộ lọc trong tab Archive — chỉ theo nhân viên, ngày và trạng thái (Approved/Rejected).

C14: Quản lý làm thế nào để kiểm tra nhân viên nghỉ bệnh bao nhiêu lần trong năm?
Archive → lọc theo nhân viên + khoảng ngày cả năm → xem các dòng có loại Ngày nghỉ ốm.

C15: Yêu cầu do quản lý tạo thủ công có vào Lưu trữ không?
Không. Archive chỉ chứa yêu cầu được gửi qua biểu mẫu + Yêu cầu Nghỉ phép và đã qua quy trình phê duyệt/từ chối.