নিচের প্যানেলের দুটি বিভাগ, যেগুলির জন্যই অ্যাপটি সবচেয়ে বেশি খোলা হয়: অনুরোধসমূহ (Requests) — কর্মচারীরা কী চাইছেন, নোটিফিকেশন (Notifications) — কী ঘটেছে।
ধাপে ধাপে নির্দেশনা
অনুরোধের তালিকা
নিচের প্যানেলের তৃতীয় আইকন। স্ক্রিনটি দুটি ট্যাবে ভাগ করা: নতুন (New) — যেগুলি সিদ্ধান্তের অপেক্ষায়, আর সংরক্ষণাগার (Archive) — যেগুলি ইতিমধ্যেই প্রক্রিয়া করা হয়েছে। উপরে ফিল্টার (Filters), নিচে ডানদিকে তৈরি করার বোতাম।
কার্ডে দেখা যায় অনুরোধের ধরন, কর্মচারীর নাম, প্রকল্প, সময়কাল এবং শেষ পরিবর্তনের তারিখ।
অনুরোধের কার্ড
চাপ দিলে অনুরোধটি দুটি ট্যাবসহ খোলে।
বিস্তারিত (Details) — অবস্থা, কর্মচারী, অনুরোধের ধরন, থেকে (From) — পর্যন্ত (To) সময়কাল, কখন তৈরি হয়েছে ও কখন বদলানো হয়েছে। নিচে দুটি বোতাম: নিশ্চিত করুন (Confirm) — অনুমোদন করা, বাতিল করুন (Cancel) — প্রত্যাখ্যান করা।
আলোচনা (Discussion) — অনুরোধ নিয়ে চিঠি চালাচালি। এখানে ইতিহাস দেখা যায় (তারিখসহ অনুরোধ তৈরি হয়েছে (Request created)) এবং পাঠানোর বোতামসহ এখানে বার্তা লিখুন (Enter message here) ফিল্ড থাকে। আবেদন থেকে না বেরিয়ে, মেইলে না গিয়েই কর্মচারীর কাছে বিস্তারিত জানতে চাওয়া যায়।
অনুরোধ তৈরি করা
যোগ করার বোতামটি অনুরোধ তৈরি করুন (Create request) খোলে:
| ব্লক | ফিল্ড | বিবরণ |
|---|---|---|
| অনুরোধের ধরন (Request type) | ধরন (Type) | ধরন: অসুস্থতার ছুটি, ছুটি, উৎসব অথবা আপনার নিজের কোনো ধরন |
| পারিশ্রমিক | অনুপস্থিতিটি বেতনসহ হিসেবে চিহ্নিত কি না | |
| অবসরকালীন সময়কাল (Time off duration) | পুরো দিন নাকি দিনের একটি অংশ | |
| তারিখ (Date) | তারিখ | |
| সময় (Time) | দিনের অংশ বেছে নিলে সময় | |
| অপশনগুলি (Options) | কর্মচারী (Employee) | কার জন্য করা হচ্ছে। ব্যবস্থাপক কর্মচারীর হয়ে অনুরোধ তৈরি করতে পারেন |
| শিফটগুলিকে ওপেন শিফটে স্থানান্তর করুন (Move shifts to Open Shifts) | এই সময়কালের শিফটগুলি ওপেন শিফটের তালিকায় পাঠানো, যাতে অন্য কেউ সেগুলি নিতে পারেন |
নিচে ফাইল সংযুক্ত করুন (Attach file) — অনুরোধের সঙ্গে কোনো নথি, যেমন সার্টিফিকেট জুড়ে দেওয়া হয়। জমা দিন (Submit) বোতাম দিয়ে পাঠানো হয়।
নোটিফিকেশন
চতুর্থ আইকন, ঘণ্টা। লাল বৃত্তটি অপঠিত বার্তার সংখ্যা দেখায়, নিরানব্বইয়ের বেশি হলে দেখানো হয় 99+।
ফিডে থাকে তারিখ ও সময়সহ ঘটনা: কর্মচারী শিফটে আসেননি, নতুন অনুরোধ এসেছে, সময়সূচী বদলেছে। নোটিফিকেশন কেবল ঘটনাটি জানায়; সিদ্ধান্ত নেওয়া হয় অনুরোধ বিভাগে।
কোন নোটিফিকেশন কোথায় আসবে, তা ঠিক করা হয় আমার প্রোফাইল → নোটিফিকেশন-এ। সেখানেই TELEGRAM গ্রুপে বটের জন্য টোকেন থাকে — Telegram-এ নোটিফিকেশন সরাসরি অ্যাপ থেকেই যুক্ত করা যায়।
সম্ভাব্য সমস্যা ও সমাধান
| সমস্যা | কারণ | সমাধান |
|---|---|---|
| কর্মচারী অনুরোধ পাঠাতে পারছেন না | সময়সূচীর সেটিংসে দরকারি ধরনটি নিষিদ্ধ | সময়সূচী → সময়সূচী → প্রাথমিক তথ্য-তে অনুমতি চালু করুন |
| অনুপস্থিত কর্মচারীর শিফট বন্ধ করার কেউ নেই | অনুরোধ তৈরির সময় শিফট স্থানান্তর চালু করা হয়নি | শিফটগুলিকে ওপেন শিফটে স্থানান্তর করুন চালু করুন — শিফটগুলি ওপেন শিফটের তালিকায় চলে যাবে |
| অনুরোধ তালিকা থেকে উধাও | সেটি প্রক্রিয়া করা হয়ে গেছে | সংরক্ষণাগার ট্যাবে খুঁজুন |
| কর্মচারী কেন ছুটি চাইছেন বোঝা যাচ্ছে না | যথেষ্ট বিস্তারিত নেই | অনুরোধের ভেতরেই, আলোচনা ট্যাবে জিজ্ঞাসা করুন |
| অসুস্থতার ছুটির সঙ্গে সার্টিফিকেট দরকার | ফাইল জোড়া হয়নি | অনুরোধ তৈরির সময় কর্মচারী ফাইল সংযুক্ত করুন বোতাম দিয়ে নথি জুড়ে দেন |
| নোটিফিকেশন আসছে না | দরকারি ধরনগুলি বন্ধ | আমার প্রোফাইল → নোটিফিকেশন |
| SMS আসছে না | কেবল মডিউল চালু করাই যথেষ্ট নয় | একসঙ্গে চারটি শর্ত দরকার: মডিউল চালু, কোম্পানির সেটিংসে SMS অনুমোদিত, কর্মচারীর নম্বর দেওয়া আছে, কোম্পানির ব্যালেন্স ভরা |
| পিছনের তারিখে অনুরোধ তৈরি হচ্ছে না | এটি এভাবেই ভাবা হয়েছে | ওপেন শিফট, শিফট বিনিময় ও হস্তান্তর পিছনের তারিখে চাওয়া যায় না |
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন (FAQ)
প্রশ্ন: নোটিফিকেশন আর অনুরোধের মধ্যে পার্থক্য কী? উত্তর: নোটিফিকেশন ঘটনার কথা জানায়, অনুরোধের জন্য সিদ্ধান্ত লাগে। অনুরোধের কার্ডে নিশ্চিত করুন ও বাতিল করুন বোতাম দিয়ে অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করা হয়।
প্রশ্ন: অনুরোধ নিয়ে কি কর্মচারীর সঙ্গে কথা বলা যায়? উত্তর: হ্যাঁ, অনুরোধের ভেতরের আলোচনা ট্যাব। সেখানেই পরিবর্তনের ইতিহাসও দেখা যায়।
প্রশ্ন: সার্টিফিকেট কি জুড়ে দেওয়া যায়? উত্তর: হ্যাঁ, অনুরোধ তৈরির সময় ফাইল সংযুক্ত করুন বোতাম দিয়ে।
প্রশ্ন: শিফটগুলিকে ওপেন শিফটে স্থানান্তর করুন (Move shifts to Open Shifts) কী করে? উত্তর: ওই সময়কালের কর্মচারীর শিফটগুলি ওপেন শিফটের তালিকায় পাঠায়, যাতে সহকর্মীরা সেগুলি নিতে পারেন।
প্রশ্ন: ব্যবস্থাপক কি কর্মচারীর হয়ে অনুরোধ তৈরি করতে পারেন? উত্তর: হ্যাঁ, অপশনগুলি ব্লকে বেছে নেওয়া হয়, কার জন্য অনুরোধটি করা হচ্ছে।
প্রশ্ন: অনুরোধ কে অনুমোদন করেন? উত্তর: প্রকল্পের ম্যানেজার, প্রশাসক অথবা মালিক।
প্রশ্ন: প্রক্রিয়া করা অনুরোধ কোথায় দেখব? উত্তর: সংরক্ষণাগার ট্যাবে।