Dans l’application, l’employé ne voit pas la même chose que le responsable. Il n’a besoin ni des paramètres de l’entreprise ni de la gestion de l’équipe — il a besoin de consulter ses quarts, de commencer le travail, de demander un congé et d’échanger un quart avec un collègue. Cet article traite de ce qui lui est accessible à lui.
Instructions pas à pas
Menu
☰ dans la barre inférieure ouvre l’Espace de travail (Workspace). Chez l’employé, il est court :
| Groupe | Élément |
|---|---|
| Carte en haut | Profil (Profile) et Entreprise (Company) |
| Planification (SCHEDULING) | Activité (Activity) |
| Personnel (PERSONAL) | Quand je suis disponible (When I am available), Mon salaire (My salary), Mes fichiers (My files) |
| Assistance (SUPPORT) | Centre d'aide (Help center) |
L’employé n’a pas les sections Horaires, Carte de géolocalisation, Rapports, Projets, Employés de l'entreprise ni Structure de l’entreprise — ce sont des sections de gestion. En revanche, il a Mon salaire, que le propriétaire n’a pas : c’est ici que l’employé consulte ses propres rémunérations.
Mon salaire
Mon salaire (My salary) — la section que le propriétaire n’a pas : il s’agit des rémunérations personnelles de l’employé. En haut, la période ; en dessous, le récapitulatif :
| Ce qui est affiché | Explication |
|---|---|
| Total gagné (Total earned) | Total gagné sur la période |
| Bonus (Bonus) | Bonus attribués |
| Rétention (Retention) | Retenues |
| Total des heures travaillées (Total worked) | Heures travaillées |
| Comprend les équipes de jour (Includes day shifts) / Comprend les quarts de nuit (Includes night shifts) | Répartition entre heures de jour et heures de nuit, avec les montants |
Tableau de bord
Premier écran après la connexion : le quart en cours ou le plus proche, le bouton pour le démarrer et la liste des quarts à venir par jour. Il est conçu comme celui du responsable, mais n’affiche que vos quarts.
Comment démarrer et terminer un quart — voir l’article « Démarrer et terminer un quart de travail dans l’application mobile ».
Horaire
Deuxième icône de la barre inférieure. Trois modes d’affichage :
| Mode | Ce qu’il affiche |
|---|---|
| Mes Services (My shifts) | Uniquement les vôtres |
| Shifts ouverts (Open Shifts) | Ceux qui ont été mis dans la liste commune — on peut les prendre |
| Toutes les équipes (All shifts) | Les quarts de toute l’équipe |
Les boutons Exporter (Export) et plus (More), présents chez le responsable, sont absents ici.
Ce que vous pouvez faire avec votre quart
Appuyez sur un quart — les Détails de la tâche (Shift details) s’ouvrent. Sur votre futur quart, vous pouvez choisir le lieu et les étiquettes, puis appuyer sur Enregistrer. Sur un quart passé, cela n’existe pas.
Le deuxième onglet de la fiche est Bonus/Pénalités/Avances (Bonuses/Penalties/Advances) : ce qui a été attribué et retenu précisément pour ce quart. S’il n’y a rien, c’est indiqué tel quel.
L’essentiel se cache derrière les trois points en haut à droite — ils ouvrent Choisissez une action (Select action) :
| Action | Ce qu’elle fait |
|---|---|
| Déplacer vers les postes ouverts (Move to Open Shifts) | Mettre le quart dans la liste commune pour que quelqu’un d’autre le prenne |
| Demande d'échange de poste (Shift Swap Request) | Échanger un quart avec un collègue |
| Demande de modification de la shift (Shift edit request) | Demander de décaler l’horaire de son quart |
| Demande de dépôt de shift (Shift drop request) | Transmettre le quart à une personne précise |
| Demande de division d'un quart de travail (Request to split a shift) | Travailler une partie du quart et céder le reste |
Déplacer vers les postes ouverts demande une confirmation — Êtes-vous sûr ? (Are you sure?), et le quart part dans la liste commune.
Demande d'échange de poste ouvre l’écran Échanger une rotation (Swap shift) avec la liste des quarts des autres : date, heure, nom du collègue et nom du modèle. Vous choisissez avec qui vous échangez.
Demande de modification de la shift ouvre Changement d'heure (Change of time) : date, heure de début et de fin, champ Message (Message) — on y explique la raison.
Demande de dépôt de shift ouvre Transférer le shift (Transfer shift) : Sélectionner des employés (Select employees) et Envoyer la demande (Send request). La différence avec les quarts ouverts, c’est qu’ici vous désignez des personnes précises au lieu de céder le quart à tout le monde.
Demande de division d'un quart de travail ouvre Quart de travail fractionné (Split shift). À l’écran, une indication : divisez le quart pour choisir votre temps de travail et envoyer le reste dans les quarts ouverts. Avec le curseur, vous définissez le point de division et choisissez laquelle des deux parties vous cédez.
Demandes
Troisième icône de la barre inférieure. Deux onglets : Nouveau (New) et Archiver (Archive). En bas à droite, le bouton de création.
Le formulaire Créer une demande (Create request) est plus court chez l’employé que chez le responsable :
| Bloc | Champ |
|---|---|
| Type de demande (Request type) | Type d’absence et caractère rémunéré ou non |
| Durée de l'absence (Time off duration) — toute la journée ou une partie | |
| Date et heure | |
| Joindre le fichier (Attach file) — certificat ou document |
Se termine par le bouton Soumettre (Submit).
Le bloc Options (Options), où le responsable choisit pour qui établir la demande et s’il faut basculer les quarts vers les quarts ouverts, n’existe pas chez l’employé : il n’établit une demande que pour lui-même.
Notifications
Quatrième icône. Chez l’employé, l’écran s’appelle Événements (Events) et il est divisé en onglets : tout, notifications et demandes. Le cercle rouge indique le nombre de messages non lus.
Pauses
La pause planifiée se lance depuis le tableau de bord : pendant le quart, sous le bouton de fin, apparaît un bloc avec l’heure de la pause et le bouton Commencer la pause. Ensuite, tout se passe comme avec un quart — un écran avec la carte, une confirmation, et à la fin le bouton Fin de la pause et deux confirmations.
La pause non planifiée s’ajoute sur la fiche du quart, dans la section Pause (Breaks), avec le bouton portant le signe plus. Elle est limitée par les paramètres du module : combien de pauses non planifiées peuvent être prises par quart et dans quelle fenêtre avant le début de la pause le bouton fonctionne. Si la limite est épuisée ou si la pause est encore loin, le bouton sera absent ou ne réagira pas.
Les pauses prises sont visibles au même endroit, dans la liste sous le titre Pause.
Centre d'aide
☰ → Assistance (SUPPORT) → Centre d'aide (Help center). À l’intérieur : contacter l’assistance, l’interrupteur Activer l'accès au support (Enable Support Access), des articles, des tutoriels vidéo et des liens vers les réseaux sociaux de Shifton.
Pourquoi l’employé peut ne pas avoir ces boutons
C’est la plainte la plus fréquente, et la cause est presque toujours l’une des deux suivantes.
Première : les actions sont désactivées dans les paramètres. Tout ce que l’employé fait avec un quart est activé par le responsable dans le planning — section Informations de base, dix interrupteurs de libre-service. S’ils sont désactivés, il ne reste qu’un seul élément au lieu de cinq derrière les trois points.
| Ce qui a disparu chez l’employé | Quel interrupteur activer |
|---|---|
| Échange de quarts | Autoriser l'échange de quarts |
| Transmission d’un quart | Permettre aux employés de déposer des quarts de travail |
| Envoi vers les quarts ouverts | Permettre aux employés d’envoyer des postes dans la liste des postes ouverts |
| Prendre un quart ouvert | Permettre aux employés de prendre des postes à partir de la liste des postes ouverts |
| Division d’un quart | Autoriser les employés à diviser les shifts |
| Demande de pause | Permettre aux employés de créer des pauses |
| Son propre quart | Permettre aux employés de créer leurs propres shifts |
| Les quarts des autres dans le planning | Permettre aux employés de voir tous les postes |
Une partie des paramètres est dupliquée au niveau du projet — Paramètres des shifts dans la fiche du projet. Ils s’appliquent d’un coup à tous les plannings du projet.
Deuxième : le planning est terminé. Pour les quarts situés hors de la période de validité du planning, il n’y a aucune action — les trois points ne s’ouvrent tout simplement pas. Vérifiez la période du planning : si elle est dans le passé, prolongez-la via Réduire/étendre le planning.
Problèmes possibles et solutions
| Problème | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Les trois points sur le quart ne s’ouvrent pas | Le planning est terminé | Le responsable prolonge le planning via Réduire/étendre le planning |
| Il n’y a qu’un seul élément dans la liste des actions | Les interrupteurs de libre-service sont désactivés | Le responsable active ceux qu’il faut dans les Informations de base du planning |
| Personne avec qui échanger un quart | La liste ne contient pas de quarts de collègues adaptés | L’échange n’est possible qu’avec les quarts des autres employés de ce planning. Si l’option « échange uniquement au sein de la même fonction » est activée — en plus, uniquement avec la même fonction |
| Il n’y a pas de quarts ouverts | Personne n’a rien cédé, ou il est interdit d’en prendre | Vérifiez auprès du responsable l’interrupteur de prise des quarts ouverts |
| Les actions existent, mais la demande n’aboutit pas | La confirmation par le manager est activée | La demande est partie chez le responsable et attend son approbation — regardez l’onglet Archiver et les notifications |
| Pas de section Horaires dans le menu | C’est voulu | C’est une section de gestion. L’employé consulte ses quarts dans le deuxième onglet de la barre inférieure |
| Pas de Mon salaire | Le module de calcul de la paie n’est pas activé | Le module s’active dans les paramètres de l’entreprise |
Questions fréquentes (FAQ)
Question : En quoi « Déplacer vers les postes ouverts » diffère-t-il de la « Demande de dépôt de shift » ? Réponse : Dans le premier cas, le quart part dans la liste commune et n’importe qui y étant autorisé peut le prendre. Dans le second, vous désignez des personnes précises.
Question : Peut-on travailler la moitié du quart et céder le reste ? Réponse : Oui, il y a pour cela la Demande de division d'un quart de travail : avec le curseur, vous choisissez le point de division et indiquez quelle partie envoyer dans les quarts ouverts.
Question : Pourquoi je n’ai pas le bouton d’échange alors que mon collègue l’a ? Réponse : Les paramètres de libre-service se définissent séparément pour chaque planning. Si vous êtes dans des plannings différents, les jeux d’actions peuvent différer.
Question : Où arrive la réponse à ma demande ? Réponse : Dans les Événements et dans l’Archiver sur l’écran des demandes. À l’intérieur de la demande elle-même, il y a un onglet de discussion où l’on peut échanger avec le responsable.
Question : Peut-on joindre un certificat à un congé maladie ? Réponse : Oui, avec le bouton Joindre le fichier lors de la création de la demande.
Question : Où voir mon salaire ? Réponse : Menu → Mon salaire. Le responsable n’a pas cet élément, c’est la section personnelle de l’employé.
Question : Puis-je établir un congé pour un collègue ? Réponse : Non. La demande s’établit uniquement pour soi-même — le formulaire ne propose pas de choisir un employé.
Question : Où voir combien m’a été attribué ? Réponse : Menu → Mon salaire : ce qui a été gagné sur la période, les bonus, les retenues et les heures travaillées avec la répartition entre jour et nuit.
Question : Pourquoi la pause non planifiée ne s’ajoute-t-elle pas ? Réponse : Deux raisons. Soit la limite de pauses non planifiées par quart est épuisée, soit la pause est encore trop loin — le bouton ne fonctionne que dans la fenêtre définie par les paramètres du module.
Question : Pourquoi la pause ne démarre-t-elle pas ? Réponse : La pause, comme le quart, se pointe via la carte — la présence vérifie le lieu. Si la géolocalisation est désactivée sur le téléphone, le bouton reste muet.
Question : Pourquoi ne peut-on rien modifier sur un quart passé ? Réponse : Les actions ne sont disponibles que sur les futurs quarts d’un planning en cours de validité.