Il dipendente nell’applicazione non vede le stesse cose del responsabile. A lui non servono le impostazioni dell’azienda e la gestione del team: gli serve vedere i propri turni, iniziare il lavoro, chiedere un permesso e scambiare il turno con un collega. Questo articolo riguarda proprio ciò che è disponibile a lui.
Istruzioni passo a passo
Menu
☰ nella barra inferiore apre lo Spazio di lavoro (Workspace). Per il dipendente è breve:
| Gruppo | Voce |
|---|---|
| Scheda in alto | Profilo (Profile) e Azienda (Company) |
| Programmazione (SCHEDULING) | Attività (Activity) |
| Personale (PERSONAL) | Quando sono disponibile (When I am available), Il mio stipendio (My salary), I miei file (My files) |
| Supporto (SUPPORT) | Centro assistenza (Help center) |
Le sezioni Programmi, Mappa di geolocalizzazione, Report, Progetti, Dipendenti dell’azienda e Struttura dell’azienda il dipendente non le ha: sono sezioni gestionali. In compenso c’è Il mio stipendio, che il proprietario non ha: il dipendente consulta qui i propri compensi.
Il mio stipendio
Il mio stipendio (My salary) è la sezione che il proprietario non ha: sono i compensi personali del dipendente. In alto il periodo, sotto il riepilogo:
| Cosa viene mostrato | Spiegazione |
|---|---|
| Totale guadagnato (Total earned) | Totale guadagnato nel periodo |
| Bonus (Bonus) | Bonus accreditati |
| Ritenzione (Retention) | Trattenute |
| Totale lavorato (Total worked) | Ore lavorate |
| Include turni di giorno (Includes day shifts) / Includi turni di notte (Includes night shifts) | Suddivisione tra ore diurne e notturne con i relativi importi |
Pannello di controllo
La prima schermata dopo l’accesso: il turno attuale o quello più vicino, il pulsante per iniziarlo e l’elenco dei turni più vicini per giorni. È organizzato come per il responsabile, ma mostra solo i vostri turni.
Come iniziare e terminare un turno: nell’articolo «Inizio e fine del turno nell’applicazione mobile».
Programma
La seconda icona della barra inferiore. Tre modalità di visualizzazione:
| Modalità | Cosa mostra |
|---|---|
| I miei turni (My shifts) | Solo i vostri |
| Turni aperti (Open Shifts) | Quelli ceduti all’elenco comune: possono essere presi |
| Tutti i turni (All shifts) | I turni di tutto il team |
I pulsanti Esporta (Export) e di più (More), che il responsabile ha, qui non ci sono.
Cosa si può fare con il proprio turno
Toccate il turno: si apriranno i Dettagli del turno (Shift details). Sul vostro turno futuro si possono scegliere la sede e le etichette e premere Salva. Su un turno passato questo non c’è.
La seconda schedina della scheda è Bonus/Sanzioni/Anticipi (Bonuses/Penalties/Advances): cosa è stato accreditato e trattenuto proprio su questo turno. Se non c’è nulla, viene indicato.
L’essenziale si nasconde dietro i tre puntini nell’angolo in alto a destra: aprono Seleziona un’azione (Select action):
| Azione | Cosa fa |
|---|---|
| Sposta nei Turni Aperti (Move to Open Shifts) | Cedere il turno all’elenco comune, così che lo prenda qualcun altro |
| Richiesta di scambio turno (Shift Swap Request) | Scambiare il turno con un collega |
| Richiesta di modifica turno (Shift edit request) | Chiedere di spostare l’orario del proprio turno |
| Richiesta di annullamento turno (Shift drop request) | Cedere il turno a una persona specifica |
| Richiesta di suddivisione di un turno (Request to split a shift) | Lavorare una parte del turno e cedere il resto |
Sposta nei Turni Aperti chiede una conferma — Sei sicuro? (Are you sure?) — e il turno passa all’elenco comune.
Richiesta di scambio turno apre la schermata Scambia turno (Swap shift) con l’elenco dei turni altrui: data, orario, nome del collega e nome del modello. Scegliete con chi scambiare.
Richiesta di modifica turno apre Cambio dell’ora (Change of time): data, ora di inizio e di fine, campo Messaggio (Message), dove si spiega il motivo.
Richiesta di annullamento turno apre Trasferisci turno (Transfer shift): Seleziona dipendenti (Select employees) e Invia richiesta (Send request). La differenza rispetto ai turni aperti è che qui indicate persone specifiche, invece di cedere il turno a tutti.
Richiesta di suddivisione di un turno apre Divisione turno (Split shift). Sulla schermata c’è il suggerimento: dividete il turno per scegliere l’orario di lavoro e mandare il resto nei turni aperti. Con il cursore impostate il punto di divisione e scegliete quale delle due parti cedere.
Richieste
La terza icona della barra inferiore. Due schedine: Nuovo (New) e Archiviazione (Archive). In basso a destra il pulsante di creazione.
Il modulo Crea richiesta (Create request) per il dipendente è più breve che per il responsabile:
| Blocco | Campo |
|---|---|
| Tipo di richiesta (Request type) | Tipo di assenza e retribuibilità |
| Durata del permesso (Time off duration): tutto il giorno o una parte | |
| Data e ora | |
| Allega file (Attach file): certificato o documento |
Si conclude con il pulsante Invia (Submit).
Il blocco Opzioni (Options), in cui il responsabile sceglie per chi compilare la richiesta e se spostare i turni tra quelli aperti, il dipendente non lo ha: lui compila la richiesta solo per sé.
Notifiche
La quarta icona. Per il dipendente la schermata si chiama Eventi (Events) ed è divisa in schedine: tutti, notifiche e richieste. Il cerchietto rosso mostra il numero dei non letti.
Pause
La pausa pianificata si avvia dal pannello di controllo: durante il turno, sotto il pulsante di fine, compare un blocco con l’orario della pausa e il pulsante Inizia pausa. Poi tutto procede come con il turno: schermata con la mappa, conferma e, al termine, il pulsante Fine pausa e due conferme.
La pausa non pianificata si aggiunge nella scheda del turno, nella sezione Pause (Breaks), con il pulsante con il segno più. È limitata dalle impostazioni del modulo: quante pause non pianificate si possono prendere per turno e in quale finestra prima dell’inizio della pausa il pulsante funziona davvero. Se il limite è esaurito o la pausa è ancora lontana, il pulsante non ci sarà o non funzionerà.
Le pause prese si vedono subito lì, nell’elenco sotto il titolo Pause.
Centro assistenza
☰ → Supporto (SUPPORT) → Centro assistenza (Help center). All’interno: contatto con l’assistenza, interruttore Abilita Accesso Supporto (Enable Support Access), articoli, videolezioni e collegamenti ai social di Shifton.
Perché il dipendente può non avere questi pulsanti
È il reclamo più frequente e il motivo è quasi sempre uno dei due.
Il primo: le azioni sono disattivate nelle impostazioni. Tutto ciò che il dipendente fa con il turno viene attivato dal responsabile nel programma, nella sezione Informazioni di base, dieci interruttori di self-service. Se sono disattivati, dietro i tre puntini resta una voce invece di cinque.
| Cosa è scomparso al dipendente | Quale interruttore attivare |
|---|---|
| Scambio di turni | Consenti lo scambio di turni |
| Cessione del turno | Consenti ai dipendenti di abbandonare i turni |
| Invio nei turni aperti | Consentire ai dipendenti di inviare i turni nell’elenco Turni aperti |
| Prendere un turno aperto | Consentire ai dipendenti di prendere i turni dall’elenco Turni aperti |
| Divisione del turno | Consenti ai dipendenti di dividere i turni |
| Richiesta di pausa | Consenti ai dipendenti di creare pause |
| Turno proprio | Consenti ai dipendenti di creare i propri turni |
| Turni altrui nel programma | Permetti ai dipendenti di vedere tutti i turni |
Una parte delle impostazioni è duplicata a livello di progetto: Impostazioni del turno nella scheda del progetto. Agiscono su tutti i programmi del progetto contemporaneamente.
Il secondo: il programma è terminato. Sui turni fuori dal periodo di validità del programma non c’è alcuna azione: i tre puntini semplicemente non si aprono. Controllate il periodo del programma: se è nel passato, prolungatelo tramite Ridurre/estendere il programma.
Possibili problemi e soluzioni
| Problema | Motivo | Soluzione |
|---|---|---|
| I tre puntini sul turno non si aprono | Il programma è terminato | Il responsabile prolunga il programma tramite Ridurre/estendere il programma |
| Nell’elenco delle azioni c’è una sola voce | Gli interruttori di self-service sono disattivati | Il responsabile attiva quelli necessari nelle Informazioni di base del programma |
| Non c’è nessuno con cui scambiare il turno | Nell’elenco non ci sono turni adatti dei colleghi | Lo scambio è possibile solo con i turni di altri dipendenti di questo programma. Se è attivo lo «scambio solo all’interno della stessa posizione», anche solo con la stessa posizione |
| Non ci sono turni aperti | Nessuno ha ceduto nulla oppure è vietato prenderli | Verificate con il responsabile l’interruttore che consente di prendere i turni aperti |
| Le azioni ci sono, ma la richiesta non passa | È attiva la conferma del manager | La richiesta è andata al responsabile e attende l’approvazione: guardate la schedina Archiviazione e le notifiche |
| Non c’è la sezione Programmi nel menu | È previsto così | È una sezione gestionale. Il dipendente vede i propri turni nella seconda schedina della barra inferiore |
| Non c’è Il mio stipendio | Il modulo di calcolo dello stipendio non è collegato | Il modulo si attiva nelle impostazioni dell’azienda |
Domande frequenti (FAQ)
Domanda: In cosa si differenzia «Sposta nei Turni Aperti» dalla «Richiesta di annullamento turno»? Risposta: Nel primo caso il turno passa all’elenco comune e può prenderlo chiunque ne abbia il permesso. Nel secondo indicate persone specifiche.
Domanda: È possibile lavorare metà turno e cedere il resto? Risposta: Sì, per questo c’è la Richiesta di suddivisione di un turno: con il cursore scegliete il punto di divisione e indicate quale parte inviare nei turni aperti.
Domanda: Perché io non ho il pulsante di scambio e un collega sì? Risposta: Le impostazioni di self-service si definiscono per ogni programma separatamente. Se siete in programmi diversi, gli insiemi di azioni possono differire.
Domanda: Dove arriva la risposta alla mia richiesta? Risposta: In Eventi e in Archiviazione nella schermata delle richieste. All’interno della richiesta stessa c’è una schedina di discussione, dove si può scrivere al responsabile.
Domanda: È possibile allegare un certificato alla malattia? Risposta: Sì, con il pulsante Allega file durante la creazione della richiesta.
Domanda: Dove si consulta il proprio stipendio? Risposta: Menu → Il mio stipendio. Il responsabile non ha questa voce: è la sezione personale del dipendente.
Domanda: Posso richiedere un permesso per un collega? Risposta: No. La richiesta si compila solo per sé: nel modulo non c’è la scelta del dipendente.
Domanda: Dove si vede quanto mi è stato accreditato? Risposta: Menu → Il mio stipendio: guadagnato nel periodo, bonus, trattenute e ore lavorate con la suddivisione tra diurne e notturne.
Domanda: Perché non si aggiunge la pausa non pianificata? Risposta: Due motivi. Oppure è esaurito il limite di pause non pianificate per turno, oppure la pausa è troppo lontana: il pulsante funziona solo nella finestra definita dalle impostazioni del modulo.
Domanda: Perché la pausa non si avvia? Risposta: La pausa, come il turno, si registra tramite la mappa: la presenza verifica il luogo. Se la geolocalizzazione sul telefono è disattivata, il pulsante non reagisce.
Domanda: Perché su un turno passato non si può modificare nulla? Risposta: Le azioni sono disponibili solo sui turni futuri di un programma in vigore.