Biểu tượng thứ hai trên thanh dưới là lịch các ca làm việc. Đừng nhầm nó với mục Lịch trình (Schedules) trong menu: ở đó người ta tạo và thiết lập lịch trình, còn ở đây thì xem ai làm việc khi nào và chỉnh sửa từng ca riêng lẻ.
Bộ nút trên màn hình này phụ thuộc vào vai trò: chủ sở hữu và quản trị viên thấy bốn nút trên thanh tiêu đề, nhân viên thấy hai nút. Điều này sẽ được ghi rõ ở các phần bên dưới.
Hướng dẫn từng bước
Màn hình được tổ chức như thế nào
Phía trên là ba chế độ hiển thị. Chúng thay đổi không chỉ danh sách mà cả các bộ đếm ở mỗi ngày:
| Chế độ | Hiển thị gì |
|---|---|
| Các ca trực của tôi (My shifts) | Chỉ các ca làm việc của bạn |
| Mở ca làm việc (Open Shifts) | Các ca trống mà bạn có thể nhận |
| Tất cả các ca làm việc (All shifts) | Các ca làm việc của cả nhóm |
Bên dưới là tháng và dải tuần với các ngày. Dưới các ngày là những chấm màu — mỗi chấm ứng với một sự kiện của ngày đó, màu được lấy theo lịch trình. Chuyển đổi bằng Tuần trước (Previous week) và Tuần tới (Next week).
Dải tuần mở rộng thành lịch tháng bằng nút Mở rộng lịch (Expand calendar) bên dưới nó. Ở dạng mở rộng, việc chuyển trang đi theo tháng: các nút trở thành Tháng trước (Previous month) và Tháng tới (Next month). Để thu lại — Thu gọn lịch (Collapse calendar).
Bộ đếm ở mỗi ngày
Bên phải trong tiêu đề của ngày có ba biểu tượng kèm số. Chúng không có nhãn chữ, vì vậy hãy nhớ theo biểu tượng:
| Biểu tượng | Đếm gì |
|---|---|
| Hai người | Bao nhiêu nhân viên đi làm trong ngày đó |
| Lịch | Bao nhiêu ca làm việc |
| Cốc | Bao nhiêu lần nghỉ giải lao |
Chúng đếm theo chế độ đã chọn: ở Các ca trực của tôi, ngày chỉ có một ca của bạn sẽ hiện 1 1 0, còn ở Tất cả các ca làm việc cùng ngày đó sẽ hiện cả nhóm — ví dụ 27 27 0.
Bộ đếm nghỉ giải lao nói về các lần nghỉ như những bản ghi riêng, chứ không phải về thời lượng đã tính sẵn trong ca. Vì vậy một ca có thể ghi 30 min mà bộ đếm vẫn là số không: nghĩa là chưa ai thêm lần nghỉ nào vào ca đó.
Nếu ngày đó không có gì, thay cho các thẻ sẽ là Không có sự kiện nào được lên kế hoạch hôm nay (No Events Planned Today).
Thẻ ca làm việc trong danh sách
Trên thẻ có: tên nhân viên, thời gian, thời lượng nghỉ giải lao, tên mẫu và các dấu trạng thái — Vắng mặt (Absence), Đã bắt đầu (Started), Hoàn thành (Finished). Bên trái là dải màu, đó là màu của lịch trình.
Các trường hợp vắng mặt được hiển thị bằng thẻ riêng — ví dụ Ngày nghỉ ốm (Sick day) kèm khoảng thời gian — và cả các lần nghỉ giải lao: trên thẻ nghỉ chỉ có tên nhân viên và thời gian, chẳng hạn 19:00 — 19:30.
Nhấn vào ca làm việc thì mở ra gì
Nhấn vào thẻ sẽ mở Chi tiết ca làm việc (Shift details) với hai tab: Thông tin (Info) và Tiền thưởng/Hình phạt/Tạm ứng (Bonuses/Penalties/Advances).
Nếu trong tuần có làm quá giờ, phía trên xuất hiện khối màu cam Làm thêm giờ (Overtime) với dòng chữ Chú ý, làm thêm giờ! (Attention, overtime!), dòng Tổng cộng (Giờ) (Total (Hrs)) và Giờ làm thêm (giờ) (Overtime (hrs)) kèm dấu cộng.
Bên dưới là ngày và giờ của ca, sau đó là khối Thông tin: công ty, dự án, lịch trình và nhân viên — với nhân viên thì số hiệu của họ được ghi trong ngoặc.
Khối Chi tiết (Details) — những gì bạn có thể thay đổi ở ca sắp tới của mình: Vị trí (Location) và Đánh dấu (Marks), bên dưới chúng là Lưu (Save).
Dưới cùng là khối Nghỉ giải lao (Breaks). Khi chưa có lần nghỉ nào, ở đó ghi Không có nghỉ giải lao (No breaks), còn bên phải là nút Thêm thời gian nghỉ (Add break).
Cách thêm lần nghỉ giải lao vào ca làm việc
Thêm thời gian nghỉ mở biểu mẫu gồm năm trường:
| Trường | Xác định gì |
|---|---|
| Tên (Name) | Tên của lần nghỉ, ví dụ “Ăn trưa” |
| Thời gian từ (Time from) | Thời điểm bắt đầu. Hệ thống điền sẵn một thời điểm bên trong ca |
| Thời gian để (Time to) | Thời điểm kết thúc |
| Đã thanh toán (Paid) | Tính lần nghỉ là được trả lương |
| Bình luận (Comment) | Lời giải thích, không bắt buộc |
Dưới cùng là Thêm (Add). Sau đó lần nghỉ xuất hiện trong khối Nghỉ giải lao của thẻ, thành một thẻ riêng trong danh sách của ngày và cộng thêm một đơn vị vào bộ đếm hình cốc.
Các hành động với ca làm việc
Dấu ba chấm ở góc trên bên phải của thẻ là Hành động khác (More actions). Nó mở bảng Chọn một hành động (Select action) với năm mục:
| Hành động | Làm gì |
|---|---|
| Di chuyển đến Ca trống (Move to Open Shifts) | Đưa ca vào danh sách chung |
| Yêu cầu hoán đổi ca làm việc (Shift Swap Request) | Đổi ca với đồng nghiệp |
| Yêu cầu chỉnh sửa ca làm việc (Shift edit request) | Xin một khung giờ khác |
| Yêu cầu hủy ca làm việc (Shift drop request) | Chuyển ca cho người khác |
| Yêu cầu tách một ca làm việc (Request to split a shift) | Chia ca thành nhiều phần |
Mỗi mục làm gì và quy trình phê duyệt diễn ra thế nào — xem bài viết “Ứng dụng di động cho nhân viên”.
Bảng này không phải lúc nào cũng mở ra: nếu ca đó không có hành động nào, việc nhấn sẽ không hiện gì và cũng không có thông báo nào. Nguyên nhân — xem bảng bên dưới.
Các nút trên thanh tiêu đề
| Nút | Ai thấy | Làm gì |
|---|---|---|
| Cập nhật (Update) | Tất cả | Tải lại dữ liệu mà không chờ lần tải tự động |
| Bộ lọc (Filters) | Tất cả | Lọc ca làm việc. Con số trên biểu tượng cho biết đã chọn bao nhiêu giá trị, nhiều hơn chín thì hiện là 9+ |
| Xuất khẩu (Export) | Chủ sở hữu, quản trị viên | Xuất lịch trình ra tệp |
| thêm (More) | Chủ sở hữu, quản trị viên | Các hành động bổ sung với lịch trình |
Ở dưới cùng bên phải là nút có dấu cộng — Thêm Ca làm việc (Add Shift) ngay từ lịch.
Bên trong nút “thêm” có gì
Dấu ba chấm trên thanh tiêu đề mở bảng Lịch trình (Schedule) — mười một mục. Đây là menu làm việc chính của người quản lý: từ đây bạn sửa nhiều ca cùng lúc, sao chép lịch trình, thêm mẫu, ngày lễ và người.
| Mục | Làm gì |
|---|---|
| Hành động ca làm việc hàng loạt (Bulk Shift Actions) | Một hành động áp dụng ngay cho tất cả các ca lọt vào bộ lọc |
| Ca làm việc trùng lặp (Duplicate Shifts) | Sao chép một khoảng lịch trình sang phía trước |
| Thêm nhân viên mới (Add a new employee) | Biểu mẫu nhân viên mới |
| Thêm mẫu mới (Add a new template) | Mẫu ca làm việc mới trong lịch trình |
| Thêm ca làm theo mẫu (Add shifts by template) | Xếp các ca theo mẫu có sẵn cho một khoảng thời gian |
| Thêm ngày nghỉ lễ (Add a holiday) | Ngày lễ với quy tắc riêng và mức lương cao hơn |
| Hiển thị / Ẩn (Show / Hide) | Sắp xếp, định dạng tên và múi giờ trong lưới |
| Thông báo khẩn cấp (Emergency notifications) | Gọi những người không có ca trong khoảng thời gian đó đến nhận các ca trống |
| Phân bổ ca làm từ danh sách người rảnh (Distribute shifts from Free Board) | Chia các ca trống cho nhân viên |
| Xuất bản & thông báo cho nhân viên (Publish & notify employees) | Xuất bản các ca chưa xuất bản và thông báo cho mọi người |
| Xóa danh sách khả dụng (Clear the list of available) | Bỏ tất cả các ca trống |
Hành động ca làm việc hàng loạt
Màn hình gồm ba khối: trước tiên bạn xác định lấy những ca nào, sau đó — làm gì với chúng.
| Khối | Trường | Xác định gì |
|---|---|---|
| Khoảng thời gian (Period) | Khoảng thời gian / Những ngày cụ thể (Period / Specific days) | Một đoạn liên tục hoặc từng ngày riêng lẻ |
| Từ và Đến (From, To) | Giới hạn của đoạn | |
| Các ô chọn T2–CN | Những ngày nào trong tuần bên trong đoạn được tính | |
| Bộ lọc (Filter) | Chọn mẫu ca làm việc (Select shift templates) | Chỉ các ca theo những mẫu này |
| Chọn nhân viên (Select employees) | Chỉ các ca của những người này | |
| Không có ca trống / Có ca trống / Chỉ ca trống (No open shifts / With open shifts / Only open shifts) | Xử lý các ca trống thế nào | |
| Hành động (Action) | Chín hành động, xem bên dưới | Làm gì với các ca đã chọn |
Chín hành động:
| Hành động | Làm gì |
|---|---|
| Thêm dấu đánh dấu (Add a mark) | Đặt dấu lên tất cả các ca đã lọc |
| Xóa một đánh dấu (Remove a mark) | Bỏ dấu |
| Đặt vị trí (Set location) | Gán vị trí |
| Xóa vị trí (Delete location) | Bỏ vị trí |
| Thêm tiền thưởng (Add bonus) | Cộng tiền thưởng cho những ca này |
| Tính lại lương (Recalculate salary) | Tính lại tiền lương |
| Thêm/xóa ghi chú (Add/delete notes) | Gán hoặc bỏ ghi chú |
| Chuyển đến Mở (Move to Open) | Chuyển các ca vào danh sách ca trống |
| Xóa (Delete) | Xóa các ca |
Không có gì xảy ra ngay lập tức: trước tiên ứng dụng cho thấy những ca nào đã lọt vào bộ lọc. Sau khi chọn hành động, một cửa sổ xuất hiện với gợi ý Nhấn “Áp dụng” để xem các ca làm việc bị ảnh hưởng (Click Apply to view the affected shifts), còn sau khi nhấn Áp dụng — bao nhiêu ca bị ảnh hưởng, ví dụ Sẽ xóa 2 (Will be deleted 2). Chỉ lần nhấn tiếp theo mới thực hiện hành động, và bạn nhận được Đã lưu, hành động đã hoàn thành (Saved, Action completed).
Hãy kiểm tra con số này trước khi nhấn: chính nó là sự bảo đảm chống lại việc bộ lọc vô tình lấy thêm những ca không cần thiết.
Sao chép ca làm việc
Việc sao chép chuyển một khoảng đã lập sẵn sang phía trước — thường người ta kéo một tuần ra thành một tháng theo cách này.
| Khối | Xác định gì |
|---|---|
| Chọn khoảng thời gian cần sao chép (Select the period that needs to be duplicated) | Sao chép cái gì: Ngày từ và Ngày đến |
| Thêm các ca làm việc được sao chép từ (Add duplicated shifts starting from) | Dán vào đâu: ngày và Số lần lặp lại (Number of repetitions) |
| Nhân viên (Employees) | Sao chép ca của ai |
| Chọn tùy chọn dán ca làm việc (Select a paste shifts option) | Thụt lề (Indented) hoặc Trong một hàng (In a row) — chỉ hoạt động khi có nhiều hơn một lần lặp |
| Tùy chọn bổ sung (Additional options) | Sao chép đánh dấu, Sao chép nghỉ giải lao, Sao chép vị trí, Sao chép ghi chú, Sao chép ca trống |
| Làm gì với các xung đột ca làm việc? (What to do with shift conflicts?) | Cho phép xung đột (Allow conflicts), Tránh xung đột (Avoid conflicts) hoặc Ghi đè xung đột (Overwrite conflicts) |
Dưới cùng là nút màu xanh Bản sao (Duplicate).
Khối về xung đột là quan trọng nhất: nó quyết định điều gì xảy ra nếu những ngày đó đã có ca. “Cho phép xung đột” sẽ giữ cả hai, “Tránh xung đột” sẽ bỏ qua những ngày đã kín, “Ghi đè xung đột” sẽ thay thế các ca hiện có.
Thêm mẫu mới
Mẫu là bản phác của ca làm việc, từ đó về sau người ta xếp ra các ngày.
| Khối | Trường |
|---|---|
| Lịch trình (Schedule) | Tạo trong lịch trình nào |
| Thông tin cơ bản (Basic information) | Tên ca làm việc (Shift name) và màu |
| giai đoạn ca (Shift period) | Giờ bắt đầu và giờ kết thúc. Dưới các trường, ứng dụng tự tính thời lượng và ghi rõ theo múi giờ nào của dự án |
| Gián đoạn (Break) | Thời lượng nghỉ và công tắc Thiết lập giờ nghỉ (Set up breaks) để tinh chỉnh kỹ hơn |
| Vị trí (Location) | Ca diễn ra ở đâu |
| Đánh dấu (Marks) | Các dấu mà những ca theo mẫu này sẽ nhận |
| Số lượng nhân viên yêu cầu (Number of staff required) | Cần bao nhiêu người cho một ca, và công tắc Đặt nơi làm việc theo ngày (Set workplaces by day) — đặt số lượng khác nhau theo từng ngày |
Dưới cùng là Lưu (Save).
Thêm ca làm theo mẫu
Mặt còn lại của mẫu: xếp nó lên lịch.
| Khối | Xác định gì |
|---|---|
| Lịch và mẫu (Schedule and template) | Lịch trình và mẫu dùng để xếp ca |
| Nhân viên (Employees) | Xếp cho ai |
| Khoảng thời gian (Period) | Khoảng thời gian hoặc Những ngày cụ thể, các giới hạn và ô chọn ngày trong tuần |
| Cài đặt (Settings) | Vị trí và Đánh dấu cho các ca được tạo |
| Ghi chú (Note) | Ghi chú chung |
Dưới cùng là nút màu xanh Áp dụng (Apply).
Thêm ngày nghỉ lễ
| Khối | Xác định gì |
|---|---|
| Chi tiết (Details) | Tiêu đề ngày lễ (Holiday title), mô tả và màu |
| Chọn giai đoạn (Choose period) | Ngày và giờ bắt đầu, ngày và giờ kết thúc — theo mặc định từ 00:00 đến 23:59 |
| Cài đặt (Settings) | Bốn công tắc và phần trăm tiền lương |
Bốn công tắc của ngày lễ:
| Công tắc | Làm gì |
|---|---|
| Cho phép thêm ca trong khoảng thời gian này (Allow shift addition on this period) | Bật theo mặc định: trong ngày lễ vẫn có thể xếp ca |
| Chặn yêu cầu thời gian nghỉ (Block time-off requests) | Cấm xin nghỉ vào những ngày này |
| Xem xét ngày làm việc khi yêu cầu nghỉ phép (Consider working day when requesting vacation) | Ngày lễ sẽ được tính vào số ngày nghỉ phép |
| Thông báo cho tất cả nhân viên (Notify all employees) | Gửi thông báo về ngày lễ |
Bên dưới là trường % từ mức lương cơ bản cho công việc vào ngày lễ (% from the basic pay rate for work on a holiday) — theo mặc định là 100. Chính ở đây bạn đặt mức lương cao hơn.
Hiển thị / Ẩn
Dù có tên như vậy, đây là các thiết lập hiển thị của lưới — ba khối và nút Lưu:
| Khối | Lựa chọn |
|---|---|
| Sắp xếp theo (Sort by) | Thời gian (Time), Sắp xếp theo tên (Sort by name), Sắp xếp theo vị trí (Sort by position) |
| Định dạng hiển thị tên (Name display format) | Họ — tên hoặc Tên — họ (Last name-first name format / First name-last name format) |
| Múi giờ (Time zone) | Múi giờ của nhân viên (Employee time zone) hoặc Múi giờ của dự án (Project time zone) |
Múi giờ ở đây quyết định bạn thấy các ca theo thời gian của ai — điều này quan trọng nếu nhóm ở nhiều nước khác nhau.
Thông báo khẩn cấp
Đây là cách nhanh chóng bịt một lỗ trống trong lịch trình. Thông báo được gửi cho những nhân viên không có ca trong khoảng thời gian đã chọn — tức là những người có thể đi làm. Ý nghĩa là gọi họ nhận các ca trống, chứ không phải thông báo cho những người đang có việc.
Biểu mẫu ngắn gọn: Khoảng thời gian (Period) với các ngày từ và đến, trường Văn bản tin nhắn (Message text) và nút Gửi thông báo (Send notification). Trong phần văn bản, người ta thường viết những ca nào còn chưa được lấp.
Phân bổ ca làm từ danh sách người rảnh
Màn hình có tên Phân phối ca làm miễn phí (Distribute free shifts): bạn chọn lịch trình và khoảng thời gian — Chọn lịch trình (Select schedules), Từ và Đến — rồi nhấn Phân phối (Distribute). Hệ thống tự chia các ca trống cho nhân viên. Bên cạnh là Hủy (Cancel).
Xuất bản & thông báo cho nhân viên
Trong tên mục có một con số — đó là số ca đã được tạo nhưng chưa xuất bản. Hãy xóa hoặc xuất bản các ca, con số sẽ thay đổi. Việc nhấn vào sẽ xuất bản chúng và gửi thông báo, vì vậy đừng mở mục này chỉ “để xem”.
Xóa danh sách khả dụng
Đây là mục duy nhất được ghi bằng màu đỏ. Nó bỏ các ca trống — những ca đang nằm trong danh sách chung và chưa ai nhận. Hành động này ảnh hưởng đến dữ liệu của cả công ty, vì vậy chỉ dùng nó khi cần xóa sạch toàn bộ danh sách.
Thêm nhân viên mới
Vẫn là màn hình Thêm nhân viên (Add employee) như trong mục Nhân viên công ty: Thông tin cá nhân (Personal information) — tên, họ, điện thoại và email, Cài đặt công việc (Work settings) — Số Nhân Viên (Personnel Number), định mức giờ hàng tháng theo phần trăm và vị trí công việc. Chi tiết, cùng với lời mời và quyền hạn — xem bài viết “Nhân viên công ty trong ứng dụng di động”.
Bộ lọc
Màn hình bộ lọc gồm bốn dòng và một nút áp dụng. Hai dòng đầu xác định xem lịch trình của ai, hai dòng tiếp theo mở màn hình riêng của chúng — dấu mũi nhọn bên phải dẫn tới đó, còn trên chính dòng đó có huy hiệu với trạng thái hiện tại.
| Dòng | Thiết lập gì |
|---|---|
| Dự án (Project) | Dự án có các ca cần hiển thị |
| Lịch trình (Schedules) | Các lịch trình cụ thể bên trong dự án |
| Bộ lọc (Filters) | Bảy bộ lọc theo người và theo ca |
| Cài đặt (Settings) | Hiển thị những loại sự kiện nào trong lưới |
Dưới cùng là Áp dụng bộ lọc (Apply filters) — trước khi nhấn nút này, bộ lọc chưa được áp dụng.
Lịch trình không phải là danh sách đơn giản mà là một cây: mỗi lịch trình đều mở ra được, bên trong thấy các mẫu ca của nó, kể cả Ca làm việc tùy chỉnh (Custom shift). Bạn có thể chọn cả lịch trình hoặc từng mẫu riêng lẻ. Phía trên là Xóa tất cả (Clear all) và Chọn tất cả (Select all), dưới cùng là Áp dụng (Apply).
Dòng “Bộ lọc”: bảy bộ lọc
| Bộ lọc | Xác định gì |
|---|---|
| Chọn từng nhân viên (Select individual employees) | Lọc theo người — dòng Nhân viên (Employees) |
| Chọn một vị trí (Select a position) | Lọc theo vị trí công việc — dòng Vị trí (Position) |
| Chọn dấu của nhân viên (Select employee marks) | Các dấu đặt trên nhân viên |
| Chọn một lịch trình (Choose a schedule) | Lọc theo lịch trình |
| Chọn địa điểm (Select locations) | Lọc theo địa điểm |
| Chọn dấu ca làm việc (Select shift marks) | Các dấu đặt trên các ca |
| Chọn trạng thái ca làm việc (Select shift status) | Trạng thái của ca |
Có năm trạng thái: Muộn (Late), Rời sớm (Early left), Vắng mặt (Absence), Đã bắt đầu (Started), Hoàn thành (Finished).
Cả bảy đều mở ra giống nhau: phía trên là Tìm kiếm (Search), dưới đó là Đã chọn (Selected) kèm con số, bên cạnh là Xóa tất cả và Chọn tất cả, thấp hơn là danh sách có ô chọn và nút Áp dụng. Ở dưới cùng của chính màn hình bộ lọc — Xóa (Clear) và Lưu (Save).
Dòng “Cài đặt”: hiển thị gì trong lưới
Ở đây có sáu công tắc — theo loại sự kiện — và công tắc thứ bảy dùng chung:
| Công tắc | Hiển thị gì |
|---|---|
| Ẩn tất cả (Hide all) | Công tắc chung: tắt và bật lại cả sáu cùng lúc |
| ca làm việc (shifts) | Chính các ca làm việc |
| Nghỉ phép (Time-off) | Nghỉ bù và vắng mặt |
| Ngày nghỉ lễ (Holidays) | Các ngày lễ |
| Nghỉ giải lao (Breaks) | Các lần nghỉ dưới dạng thẻ riêng |
| Khả dụng (Availability) | Các ghi nhận về khả dụng |
| Hoạt động (Activity) | Các hoạt động bên trong ca |
Huy hiệu trên dòng Cài đặt là số loại đang bật: khi bật tất cả thì hiện 6, tắt một cái sẽ còn 5. Dưới cùng là Lưu (Save).
Cách thêm ca làm việc từ lịch
Nút có dấu cộng mở Thêm Ca làm việc (Add Shift). Biểu mẫu gồm hai khối:
| Khối | Trường | Xác định gì |
|---|---|---|
| Lịch & Mẫu (Schedule & Template) | Lịch trình (Schedule) | Trong bộ chọn chỉ có những lịch trình còn hiệu lực vào ngày đã chọn. Lịch trình đã hết hạn sẽ không có trong danh sách |
| Mẫu (Template) | Ca làm việc tùy chỉnh (Custom shift) hoặc một mẫu có sẵn của lịch trình | |
| giai đoạn ca (Shift period) | Ngày (Date) | Ngày của ca |
| Thời gian từ (Time from) | Thời điểm bắt đầu. Chọn bằng mặt đồng hồ tròn, có thể chuyển sang nhập bằng số | |
| Thời gian để (Time to) | Thời điểm kết thúc | |
| Gián đoạn (Break) | Thời lượng nghỉ tính theo phút |
Trong biểu mẫu không có trường nhân viên: ca được lập cho bạn. Điều gì xảy ra tiếp theo phụ thuộc vào vai trò. Với chủ sở hữu và quản trị viên, ca xuất hiện trong lịch trình ngay lập tức. Với nhân viên thì một yêu cầu được gửi đi, và ứng dụng trả lời: Yêu cầu của bạn để tạo một ca làm việc đã được chấp nhận và sẽ được người quản lý xử lý sớm (Your request to create a shift has been accepted and will be processed by the manager shortly). Ngoại lệ là những lịch trình có bật chế độ tự phục vụ không cần quản lý xác nhận: ở đó ca của nhân viên vào lịch ngay.
Ứng dụng không cho phép trùng giờ. Nếu vào thời gian đó bạn đã có ca, việc lưu bị hủy kèm dòng chữ Hành động đã bị hủy do chồng chéo với ca làm việc khác (The action was canceled due to an overlap with another shift).
Yêu cầu đã gửi đi để phê duyệt có thể thấy trong mục Yêu cầu (Requests) dưới dạng Yêu cầu tạo một ca làm việc (Request to create a shift). Mở nó ra, bạn có thể nhấn Hủy yêu cầu (Cancel request) — sẽ xuất hiện bảng Từ chối yêu cầu (Decline request) với trường bắt buộc Lý do từ chối (Reason of decline) và nút Gửi (Submit).
Các vấn đề có thể xảy ra và cách giải quyết
| Vấn đề | Nguyên nhân | Cách giải quyết |
|---|---|---|
| Chỉ thấy các ca của mình | Đang chọn chế độ Các ca trực của tôi | Chuyển sang Tất cả các ca làm việc. Nếu không có công tắc chuyển, thì trong cài đặt lịch trình đã tắt “Cho phép nhân viên xem tất cả các ca làm việc” |
| Ca của đồng nghiệp không xuất hiện dù đang ở Tất cả các ca làm việc | Bị chặn ở cấp lịch trình hoặc cấp dự án | Kiểm tra Cho phép nhân viên xem tất cả các ca làm việc trong lịch trình và Cho phép nhân viên xem tất cả lịch trình trong dự án trong dự án |
| Lưới trống trơn | Đang bật bộ lọc | Xem con số trên biểu tượng bộ lọc và bỏ lọc bằng nút Xóa |
| Ngày thì trống mà bộ đếm lại hiện có ca | Bộ đếm tính theo chế độ, còn các thẻ thì bị bộ lọc ẩn đi | Bỏ các bộ lọc và kiểm tra các công tắc trong Cài đặt |
| Mất các lần nghỉ giải lao, nghỉ bù hoặc ngày lễ | Đã tắt trong Cài đặt | Mở Bộ lọc → Cài đặt và bật những gì cần. Huy hiệu trên dòng sẽ cho biết có bao nhiêu loại đang bật |
| Ca ghi 30 min mà bộ đếm nghỉ giải lao là số không | Đây là hai thứ khác nhau: trên thẻ là thời lượng lấy từ mẫu, còn trong bộ đếm là các lần nghỉ đã được thêm | Lần nghỉ được thêm trong thẻ ca bằng nút Thêm thời gian nghỉ |
| Dấu ba chấm trên thẻ ca không mở gì cả | Ca đó không có hành động nào: ca đã bắt đầu hoặc sắp bắt đầu, hoặc chế độ tự phục vụ trong lịch trình đã tắt | Kiểm tra cài đặt lịch trình và chọn ca còn đủ thời gian dự trữ |
| Trên thanh tiêu đề không có Xuất khẩu và thêm | Bạn đã đăng nhập với vai trò nhân viên | Các nút này chỉ chủ sở hữu và quản trị viên thấy |
| Ca không được lưu | Trùng giờ với một ca khác | Đổi giờ hoặc ngày — không cho phép chồng chéo |
| Ca không xuất hiện sau khi lưu | Nó đã đi thành yêu cầu để phê duyệt | Hãy chờ quyết định của người quản lý. Yêu cầu có thể thấy trong mục Yêu cầu |
| Không thấy các thay đổi từ bản web | Dữ liệu đã được tải trước đó | Nhấn Cập nhật |
| Trong bộ chọn lịch trình không có lịch trình cần dùng | Lịch trình không còn hiệu lực vào ngày đã chọn | Trước tiên hãy gia hạn lịch trình trong bản web hoặc trong mục Lịch trình |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu hỏi: Màn hình này khác gì với “Lịch trình” trong menu? Trả lời: Ở đây người ta xem các ca và chỉnh sửa từng ca riêng lẻ, còn ở đó thì tạo và thiết lập lịch trình.
Câu hỏi: Ca trống (Open Shifts) là gì? Trả lời: Đó là những ca đã được đưa vào danh sách chung. Bất kỳ ai được cài đặt cho phép đều có thể nhận.
Câu hỏi: Ba biểu tượng kèm số bên cạnh ngày có nghĩa gì? Trả lời: Bao nhiêu nhân viên đi làm trong ngày đó, bao nhiêu ca và bao nhiêu lần nghỉ giải lao. Chúng đếm theo chế độ hiển thị đã chọn.
Câu hỏi: Có thể xem cả tháng không? Trả lời: Có, bằng nút Mở rộng lịch bên dưới dải tuần. Khi đó việc chuyển trang đi theo tháng.
Câu hỏi: Có thể thêm ca ngay từ đây không? Trả lời: Có, bằng nút có dấu cộng ở dưới cùng bên phải. Ca được lập cho bạn; với nhân viên, nó đi thành yêu cầu tới người quản lý, nếu lịch trình không cho phép cách khác.
Câu hỏi: Ca thêm từ điện thoại sẽ thuộc về ai? Trả lời: Về bạn — trong biểu mẫu không có trường chọn nhân viên. Để xếp ca cho người khác, cần dùng mục Lịch trình hoặc bản web.
Câu hỏi: Làm sao thêm lần nghỉ giải lao vào ca? Trả lời: Mở ca và trong khối Nghỉ giải lao nhấn Thêm thời gian nghỉ. Lần nghỉ cũng sẽ xuất hiện trong danh sách của ngày dưới dạng một thẻ riêng.
Câu hỏi: Vì sao một số ca có dấu Vắng mặt (Absence)? Trả lời: Vào thời gian đó nhân viên đã được lập trạng thái vắng mặt — nghỉ bù, nghỉ ốm hoặc nghỉ phép.
Câu hỏi: Có thể xuất lịch trình từ ứng dụng không? Trả lời: Có, bằng nút Xuất khẩu trên thanh tiêu đề. Nút này có ở chủ sở hữu và quản trị viên.
Câu hỏi: Bảng màu cam “Chú ý, làm thêm giờ” nghĩa là gì? Trả lời: Trong tuần có làm quá giờ. Bên cạnh hiển thị tổng số giờ và trong đó bao nhiêu giờ là làm thêm.
Câu hỏi: Hành động hàng loạt khác gì với việc sao chép ca? Trả lời: Hành động hàng loạt thay đổi những ca đã tồn tại — đặt dấu, vị trí, tiền thưởng, xóa. Việc sao chép tạo ra các ca mới theo hình mẫu của một khoảng đã lập sẵn.
Câu hỏi: Làm sao chắc chắn rằng hành động hàng loạt chỉ ảnh hưởng đến những ca cần thiết? Trả lời: Ứng dụng hiển thị con số trước khi thực hiện: sau khi nhấn Áp dụng sẽ xuất hiện, ví dụ, Sẽ xóa 2. Hãy kiểm tra con số này — chính nó là sự bảo đảm chống lại bộ lọc quá rộng.
Câu hỏi: Có thể hoàn tác việc xóa hàng loạt không? Trả lời: Không, không có hoàn tác. Chính vì vậy, trước khi xóa hãy thu hẹp bộ lọc theo ngày, theo mẫu và theo nhân viên, rồi xem con số ca bị ảnh hưởng.
Câu hỏi: Làm gì với các xung đột khi sao chép? Trả lời: Có ba lựa chọn. Cho phép xung đột sẽ giữ cả ca cũ lẫn ca mới. Tránh xung đột sẽ bỏ qua những ngày đã kín. Ghi đè xung đột sẽ thay các ca hiện có bằng các ca được sao chép.
Câu hỏi: “Thụt lề” khác gì với “Trong một hàng”? Trả lời: Đó là cách dán khi có nhiều hơn một lần lặp: “Trong một hàng” đặt các bản sao liền nhau, còn “Thụt lề” — với đúng khoảng cách như trong khoảng thời gian gốc.
Câu hỏi: Các lần nghỉ giải lao và vị trí có được sao chép cùng với ca không? Trả lời: Chỉ khi bạn đánh dấu chúng trong Tùy chọn bổ sung: ở đó có các ô chọn riêng cho dấu, nghỉ giải lao, vị trí, ghi chú và ca trống.
Câu hỏi: “Thêm mẫu mới” khác gì với “Thêm ca làm theo mẫu”? Trả lời: Cái thứ nhất tạo bản phác của ca — thời gian, nghỉ giải lao, vị trí, số lượng chỗ làm việc. Cái thứ hai xếp các ca theo bản phác đó vào những ngày đã chọn.
Câu hỏi: Công tắc “Đặt nơi làm việc theo ngày” để làm gì? Trả lời: Để đặt số người khác nhau theo từng ngày trong tuần: ví dụ thứ Sáu cần bốn người, còn những ngày khác chỉ cần hai.
Câu hỏi: Ngày lễ có cấm xếp ca không? Trả lời: Theo mặc định là không: công tắc Cho phép thêm ca trong khoảng thời gian này đang bật. Hãy tắt nó nếu trong ngày lễ không được làm việc.
Câu hỏi: Đặt mức lương cao hơn cho công việc vào ngày lễ ở đâu? Trả lời: Trong cài đặt ngày lễ, ở trường phần trăm từ mức lương cơ bản. Theo mặc định là 100.
Câu hỏi: Vì sao mục có tên “Hiển thị / Ẩn” mà bên trong lại là sắp xếp? Trả lời: Tên này còn lại từ phiên bản trước. Bên trong là ba thiết lập hiển thị của lưới: sắp xếp, định dạng tên và múi giờ.
Câu hỏi: Các ca được hiển thị theo thời gian của ai? Trả lời: Theo lựa chọn trong Hiển thị / Ẩn: theo múi giờ của nhân viên hoặc của dự án. Điều này quan trọng nếu nhóm ở nhiều nước khác nhau.
Câu hỏi: Thông báo khẩn cấp sẽ đến với ai? Trả lời: Đến những người không có ca trong khoảng thời gian đã chọn — những nhân viên đang rảnh, để họ nhận các ca còn chưa được lấp. Thông báo không chạm đến những người đang có việc.
Câu hỏi: Con số trong “Xuất bản & thông báo cho nhân viên” nghĩa là gì? Trả lời: Bao nhiêu ca đã được tạo nhưng chưa xuất bản. Việc nhấn vào sẽ xuất bản chúng và gửi thông báo, vì vậy đừng mở mục này chỉ để xem.
Câu hỏi: “Xóa danh sách khả dụng” xóa những gì? Trả lời: Các ca trống — những ca nằm trong danh sách chung và chưa ai nhận. Mục này được ghi bằng màu đỏ vì nó ảnh hưởng đến dữ liệu của cả công ty.
Câu hỏi: Vì sao trong bộ lọc “Đánh dấu” xuất hiện hai lần? Trả lời: Đó là những dấu khác nhau: một loại đặt trên nhân viên, loại kia — trên các ca. Bộ lọc thứ nhất tìm người, bộ lọc thứ hai — tìm ca.
Câu hỏi: “9+” trên biểu tượng bộ lọc cho biết gì? Trả lời: Đã chọn bao nhiêu giá trị trong tất cả các bộ lọc cộng lại. Nhiều hơn chín thì hiện là 9+.
Câu hỏi: Vì sao trong bộ lọc lịch trình lại thấy các mẫu ca? Trả lời: Để lọc không phải cả lịch trình mà từng ca riêng lẻ: ví dụ chỉ các ca đêm 23-7.
Câu hỏi: Có thể thêm nhân viên mà không cần rời khỏi lịch trình không? Trả lời: Có, trong menu thêm có Thêm nhân viên mới — mở ra chính biểu mẫu như trong mục nhân viên.
Câu hỏi: Vì sao lịch trình cần dùng lại không có trong danh sách khi thêm ca? Trả lời: Bộ chọn chỉ hiển thị những lịch trình còn hiệu lực vào ngày đã chọn. Lịch trình đã hết hạn thì trước tiên phải gia hạn.
Câu hỏi: Không thấy các ca sau hành động hàng loạt — nó đã không hoạt động? Trả lời: Trước tiên hãy nhấn Cập nhật trên thanh tiêu đề: màn hình có thể đang hiển thị dữ liệu được tải trước khi chỉnh sửa.
Câu hỏi: Thông báo khẩn cấp khác gì với thông báo thường? Trả lời: Thông báo thường cho biết về các sự kiện tới những người mà chúng liên quan. Thông báo khẩn cấp là lời đề nghị đi làm có địa chỉ cụ thể: chúng được gửi tới các nhân viên đang rảnh khi trong lịch trình còn những ca chưa được lấp.