Guide de configuration pas à pas de Shifton

Ce guide décrit l’ordre correct de configuration de la plateforme Shifton, de l’inscription jusqu’à la mise en service complète. Suivez les étapes dans l’ordre indiqué — chaque étape dépend de la précédente.

Aperçu des étapes

Étape	Action	Où configurer
1	Inscription de l’entreprise	shifton.com → S’inscrire
2	Vérification du téléphone et ajout de la carte	Mon profil → Phone / Company → Facturation
3	Paramètres de rémunération	Paramètres de l’entreprise → Paramètres de salaire
4	Activation des modules	Company menu → Modules
5	Configuration des modules	Company menu → Modules → Paramètres
6	Ajout et invitation des employés	Employees → + Ajouter des employés
7	Création d’un projet	Projects → + Créer un projet
8	Création d’un planning	Schedules → + Ajouter un planning
9	Gestion du planning (page Schedule)	Page du planning → ajout/modification des postes
10	Fonctionnalités supplémentaires	Activités, carte, demandes, rapports

Étape 1. Inscription de l’entreprise

Rendez-vous sur shifton.com et cliquez sur S’inscrire ou Try Free.

Choisissez le produit :

quart de travailon Planification

mdash; pour la gestion des postes et des plannings

quart de travailon Service sur le terrain

mdash; pour les équipes terrain et les tâches

Remplissez le formulaire : nom de l’entreprise, pays, secteur d’activité, prénom, e-mail, mot de passe, téléphone.

Cliquez sur Inscrire — vous accédez immédiatement à votre compte.

La personne qui remplit le formulaire devient le propriétaire de l’entreprise (Owner) avec un accès complet à tous les paramètres.

Pour en savoir plus : Inscription de l’entreprise. Pour les modes Scheduling et Service sur le terrain, consultez l’article Modes de fonctionnement.

Étape 2. Vérification du téléphone et ajout de la carte

Avant d’inviter des employés, vous devez effectuer trois actions obligatoires :

2.1 Vérifier le numéro de téléphone

Cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit → Lun. profil.

Dans l’onglet Général, trouvez le champ Numéro de téléTéléphone → cliquez sur la demande de vérification.

Saisissez le code SMS → Confirmerer.

2.2 Ajouter une carte bancaire

Cliquez sur le nom de l’entreprise → Facturation.

Ajoutez une carte de paiement.

2.3 Souscrire un abonnement

Dans la section Facturation, souscrivez un abonnement mensuel.

Sans ces étapes, l’envoi d’invitations aux employés est impossible.

Pour en savoir plus : Vérification du téléphone. Pour les moyens de paiement et l’abonnement, consultez les articles Moyens de paiement et Solde de l’entreprise et factures.

Étape 3. Paramètres de rémunération

Configurez les paramètres de rémunération avant de créer des plannings — ils influencent le calcul des salaires pour tous les postes futurs.

Cliquez sur le nom de l’entreprise → Paramètres de l’entreprise → Paramètres de salaire.

Configurez les paramètres clés :

Paramètre	Description
Devise	Devise de calcul (154 devises mondiales)
Mode de tarif	Taux par heure — rémunération pour chaque heure travaillée. Taux par quart — rémunération fixe par poste
Quotidien / Hebdomadaire / Mensuel quotas	Quotas de temps de travail au-delà desquels les heures supplémentaires sont comptabilisées
Heures supplémentaires niveaux	Taux pour les heures supplémentaires (par exemple, les 2 premières heures → 150 %, au-delà → 200 %)
Coefficients de nuit	Coefficients pour les postes de nuit
Vacances taux	Taux pour le travail les jours fériés
Priorité du taux de paiement	Par Postes — le taux provient du poste. Par emplacement — le taux provient de la localisation du poste

Pour en savoir plus : Paramètres de rémunération. Pour la hiérarchie en cascade des taux, consultez Hiérarchie des taux de rémunération.

Étape 4. Activation des modules

Shifton utilise un système modulaire — activez uniquement les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Cliquez sur le nom de l’entreprise → Modules.

Activez les modules souhaités à l’aide du commutateur.

Modules recommandés pour démarrer

Module	Utilité	Prix
Départements et projets	Plusieurs projets/départements (1 gratuit)	1 $/mois par projet suppl.
Paie	Calcul des salaires et rapports	0,50 $/employé/mois
Demandes de congé	Demandes de congés/absences	1 $/employé/mois
Présence	Suivi des arrivées/départs	1 $/employé/mois
Pause	Suivi des pauses	0,50 $/employé/mois

Tous les modules disposent d’une période d’essai gratuite de 30 jours (Contrôle du lieu de travail — 10 jours seulement).

Pour en savoir plus : Aperçu du système modulaire

Étape 5. Configuration des modules

Après avoir activé les modules, configurez leurs paramètres.

Cliquez sur le nom de l’entreprise → Modules → onglet Paramètres.

Configurez chaque module activé.

Paramètres clés

Module	Éléments à configurer
Basique	Format horaire, format de date, langue des notifications, alertes SMS
Pause	Types de pauses (rémunérée/non rémunérée), durée, limites
Présence	Méthodes de pointage (bouton / GPS / QR), clôture automatique, rappels
Demande de congé	Types de congés (maladie, congés, jours fériés), types personnalisés
Vacances	Attribution automatique des jours, solde, report
Contrôle du lieu de travail	Rayon GPS, vérification au check-in/check-out
Équipes d’urgence	Notifications pour les postes urgents
Activité	Modèles d’activités, liaison aux plannings

Pour en savoir plus : articles dans la section Modules

Étape 6. Ajout et invitation des employés

Cliquez sur Employés dans le panneau latéral gauche.

Cliquez sur + Ajouter des employés.

Remplissez le formulaire :

Champ	Obligatoire	Description
Prénom	Oui	Prénom
Nom de famille	Oui	Nom de famille
Numéro de téléTéléphone	Non	Téléphone portable avec indicatif du pays
E-mail	Non	Pour l’envoi de l’invitation
Taux mensuel des heures, %	Oui	100 % = temps plein, 50 % = mi-temps
Sélectionnez un projet	Non	Assigner à un projet immédiatement
Sélectionner le Planification	Non	Assigner à un planning immédiatement
Poste	Non	Poste occupé
Envoyer une invitation	Non	Envoyer l’invitation par e-mail

Cliquez sur Ajouter et fermer ou Add (pour ajouter l’employé suivant).

Alternative : importez des employés depuis un fichier Excel/CSV via le bouton Importerer — téléchargez le modèle, remplissez-le et chargez-le.

Pour en savoir plus : Ajout des employés

Étape 7. Création d’un projet

Un projet est un conteneur pour regrouper des employés et des plannings (département, équipe, site).

Le premier projet est créé automatiquement lors de l’inscription. Vous pouvez le renommer et le configurer.

Configuration du projet

Ouvrez Projets dans le panneau latéral.

Cliquez sur Modifier pour le projet souhaité.

Remplissez les champs :

Champ	Description
Nom du projet *	Nom du projet (obligatoire)
couleur	Couleur pour l’identification visuelle dans les plannings et les rapports
Fuseau horaire	Fuseau horaire du projet. Modifiable uniquement si le projet ne contient pas encore de plannings
Emplacement par défaut	Localisation automatiquement attribuée aux postes lors de la génération du planning
Gestionnaires	Responsables du projet — peuvent créer et modifier les plannings
Employés	Employés du projet (sélection multiple)
Observateurs	Observateurs — consultation des plannings uniquement, sans possibilité de modification
Taux de rémunération de base	Taux de rémunération de base pour le calcul des salaires

Configurez les autoriSamions : visibilité des plannings, échange de postes, postes ouverts, interdiction de modifier les postes passés.

Si nécessaire, ajoutez des étiquettes (Marques) — des libellés colorés pour catégoriser les postes.

Cliquez sur Enregistrer.

Importererant : Pour créer des projets supplémentaires, activez le module Départements et projets (1 $/mois par projet supplémentaire).

Pour en savoir plus : Gestion des projets. Pour le module multi-projets — Départements et projets.

Étape 8. Création d’un planning

Un planning définit les règles de temps de travail et contient les postes des employés.

Cliquez sur Horaires dans le panneau latéral → + Ajouter un Planification.

Remplissez les informations principales : nom, projet, dates (jusqu’à 3 mois en une fois), taux de base.

Choisissez le type de Planification :

Type	Description	Exemple
Vide	Entièrement manuel — les postes sont ajoutés manuellement	Petit bureau, le responsable place les postes lui-même
Basique	Modèles de postes fixes	Bureau lun-ven 09:00–18:00
Par disponibilité	Basé sur la disponibilité des employés	Café avec des étudiants baristas
Avancé	Plusieurs types de postes avec des besoins différents	Centre d’appels avec postes du matin, du soir et de nuit
Prédéfini	Rotations prédéfinies (2/2, 5/2, etc.)	Sécurité, usine, fonctionnement 24h/24

Configurez les modèles de postes (horaires, pauses, jours de la semaine).

Pour les types Par disponibilité et Avancé — configurez les restrictions (quotas d’heures, repos minimum).

Ajoutez les employés au planning.

N’oubliez pas de publier le planning (Publier et Informationsrmer les employés) — sans publication, les employés ne verront pas leurs postes.

Pour en savoir plus : Création d’un planning

Étape 9. Gestion de la page du planning (Page du planning)

Après la création du planning, accédez à la page du Planification pour gérer les postes.

Modes d’affichage

Jour / Semaine / Mois

mdash; changement de période

Par les employés / By Modèles de quart de travail

mdash; regroupement

Actions principales

Ajout d’un poste :

cliquez sur ⋮ à côté de l’employé → Ajouter un quart à l’employé → définissez l’horaire, la pause, la localisation

Modification d’un poste :

cliquez sur le poste dans la grille → modifiez les paramètres → enregistrez

Duplication de postes :

Actions → Dupliquer les plages → indiquez la période source et la période cible

Actions groupées :

Actions → Actions de Changerment en masse → sélectionnez la période, les employés → Déplacer vers Ouvert / Edit / Delete

Postes ouverts :

postes sans employé assigné, qui peuvent être pris de manière autonome

Filtres et superpositions

Filtres :

par employés, postes, localisations, étiquettes, statut des postes

SuperPostes :

fficher/masquer les postes, congés, disponibilité, pauses, activités

Exportation

Excel

(plusieurs formats), PDF

Importerer les primes/déductions

mdash; importation de primes et retenues

Pour en savoir plus : articles dans la section Page du planning et postes

Étape 10. Fonctionnalités supplémentaires

Après la configuration de base, activez les fonctionnalités supplémentaires selon vos besoins :

Activités (module Activity)

Planification de tâches supplémentaires en plus des postes — formations, réunions, inventaires. Créez des modèles d’activités et assignez-les aux employés.

Carte GPS (module Contrôle du lieu de travail)

Contrôle de la localisation des employés lors du pointage d’arrivée/départ. Configurez le rayon de distance autorisée par rapport au lieu de travail.

Demandes des employés

Les employés peuvent de manière autonome via l’application ou la version web :
– Demander des congés et des absences (module Demandes de congé)
– Échanger des postes (si autorisé dans les paramètres du projet)
– Prendre des postes ouverts
– Refuser des postes

Rapports

11 types de rapports : heures travaillées, salaires, présence, congés, heures supplémentaires et autres. Filtrez par période, employés, projets.

Présence (module Attendance)

Suivi des arrivées/départs des employés — via un bouton dans l’application, les coordonnées GPS ou un code QR.

Pauses (module Breaks)

Suivi des pauses pendant les postes — rémunérées et non rémunérées, avec des limites en nombre et en durée.

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Questions fréquentes

Q : Peut-on sauter une étape ?
R : Les étapes 1 et 2 sont obligatoires. Les étapes 3 à 5 sont fortement recommandées avant la création des plannings, car les paramètres de rémunération et des modules influencent les calculs. Les étapes 6 à 8 constituent le minimum pour commencer à travailler.

Q : Combien de temps prFin la configuration complète ?
R : La configuration de base (étapes 1 à 8) prend 15 à 30 minutes pour une petite équipe.

Q : Est-il obligatoire de configurer la rémunération avant de créer un Planification ?
R : C’est fortement recommandé. Les paramètres de rémunération (devise, mode de taux, heures supplémentaires) s’appliquent à tous les postes futurs. Vous pouvez les modifier ultérieurement, mais le recalcul rétroactif n’est pas effectué.

Q : Peut-on ajouter des employés sans envoyer d’invitation ?
R : Oui. Ajoutez un employé sans cocher la case Envoyer une invitation — il apparaîtra dans le système avec le statut « Non invité ». Vous pourrez l’inviter ultérieurement.

Q : Que se passe-t-il si je n’Actif aucun module ?
R : Les fonctionnalités de base (planning, liste des employés, tableau de bord) fonctionnent sans modules. Les modules ajoutent des fonctionnalités supplémentaires — salaires, congés, présence, etc.

Q : Quel est l’ordre correct : d’abord les employés ou d’abord le projet ?
R : Le premier projet est créé automatiquement lors de l’inscription. Il est recommandé de configurer d’abord le projet, puis d’ajouter les employés — lors de l’ajout, vous pouvez directement les assigner à un projet et un planning.

Q : Un employé a été ajouté mais ne voit pas ses postes — que faire ?
R : Vérifiez trois éléments : 1) l’employé est ajouté au projet, 2) l’employé est ajouté au Planification, 3) le planning est publié. Ces trois étapes sont obligatoires.

Q : Peut-on revenir en arrière et modifier les paramètres ultérieurement ?
R : Oui. Tous les paramètres (sauf le type de planning et le fuseau horaire d’un projet contenant des plannings) peuvent être modifiés à tout moment.

Q : Commentaireaire savoir quels modules me sont nécessaires ?
R : Commencez avec les fonctionnalités de base. Activez les modules au fur et à mesure de vos besoins — chacun dispose d’une période d’essai gratuite de 30 jours.

Q : Est-il nécessaire de créer des postes (Postes) et des compétences (Compétences) ?
R : Ce n’est pas obligatoire. Les postes sont utiles pour différents taux de rémunération et le filtrage. Les compétences servent à l’assignation automatique des employés à certaines tâches ou activités.

Q : Commentaireaire Inviterrr un employé sans adresse e-mail ?
R : Indiquez son numéro de téléphone portable — l’invitation sera envoyée par SMS.

Q : Qu’est-ce qu’un « employé actif » pour le calcul des coûts ?
R : Un employé qui a eu au moins un poste au cours du mois de facturation. Les employés inactifs ne sont pas facturés.

Q : Est-il obligatoire de publier le Planification ?
R : Pour le travail du responsable — non, les postes sont visibles dans le panneau d’administration. Mais les employés ne verront leurs postes dans l’application qu’après la publication.

Q : Peut-on configurer le système pour plusieurs sites ?
R : Oui. Créez un projet distinct pour chaque site (module Départements et projets). Chaque projet dispose de ses propres responsables, employés et plannings.

Q : Commentaireaire configurer un Planification en rotation (2/2, jour sur trois) ?
R : Lors de la création du planning, choisissez le type Prédéfini et définissez le modèle de rotation — le système le répétera automatiquement sur toute la période.