Przewodnik krok po kroku po konfiguracji Shifton

Ten przewodnik opisuje prawidłową kolejność konfiguracji platformy Shifton od rejestracji do pełnej gotowości do pracy. Należy wykonywać kroki kolejno — każdy następny zależy od poprzedniego.

Przegląd kroków

Krok	Działanie	Gdzie konfigurować
1	Rejestracja firmy	shifton.com → Zarejestruj się
2	Potwierdzenie telefonu i dodanie karty	Mój profil → Phone / Company → Płatności
3	Ustawienia wynagrodzenia	Ustawienia firmy → Ustawienia wynagrodzeń
4	Podłączenie modułów	Menu firmy → Moduły
5	Konfiguracja modułów	Menu firmy → Moduły → Ustawienia
6	Dodanie i zaproszenie pracowników	Pracownicy → + Dodaj pracowników
7	Utworzenie projektu	Projects → + Utwórz projekt
8	Utworzenie harmonogramu	Schedules → + Dodaj harmonogram
9	Praca z harmonogramem (strona harmonogramu)	Strona harmonogramu → dodawanie/edycja zmian
10	Dodatkowe funkcje	Aktywności, mapa, zgłoszenia, raporty

Krok 1. Rejestracja firmy

Przejdź na shifton.com i kliknij Zarejestruj się lub Wypróbuj za darmo.

Wybierz produkt:

warstwaon Planowanie zmian

mdash; do zarządzania zmianami i harmonogramami

warstwaon Serwis terenowy

mdash; dla zespołów terenowych i zadań

Wypełnij formularz: nazwa firmy, kraj, branża, imię, email, hasło, telefon.

Kliknij Zarejestruj — nastąpi natychmiastowe przekierowanie do konta.

Osoba, która wypełniła formularz, staje się właścicielem firmy (Właściciel) z pełnym dostępem do wszystkich ustawień.

Więcej szczegółów: Rejestracja firmy. O trybach Planowanie zmian i Serwis terenowy przeczytasz w artykule Tryby pracy.

Krok 2. Potwierdzenie telefonu i dodanie karty

Przed zaproszeniem pracowników należy wykonać trzy obowiązkowe działania:

2.1 Potwierdzić numer telefonu

Kliknij imię w prawym górnym rogu → Mój profil.

Na karcie Ogólne znajdź pole Numer telefonu → kliknij prośbę o potwierdzenie.

Wprowadź kod SMS → Potwierdź.

2.2 Dodać kartę bankową

Kliknij nazwę firmy → Płatności.

Dodaj kartę płatniczą.

2.3 Wykupić subskrypcję

W sekcji Rozliczenia wykup miesięczną subskrypcję.

Bez tych kroków wysyłanie zaproszeń do pracowników nie jest możliwe.

Więcej szczegółów: Potwierdzenie telefonu. O metodach płatności i subskrypcji — w artykułach Metody płatności i Saldo firmy i faktury.

Krok 3. Ustawienia wynagrodzenia

Należy skonfigurować parametry płac przed utworzeniem harmonogramów — mają one wpływ na obliczanie wynagrodzeń we wszystkich przyszłych zmianach.

Kliknij nazwę firmy → Ustawienia firmy → Ustawienia wynagrodzeń.

Skonfiguruj kluczowe parametry:

Parametr	Opis
Waluta	Waluta rozliczeń (154 waluty światowe)
Tryb stawki	Stawka za godzinę — stawka za każdą godzinę pracy. Stawka za zmianę — stała stawka za zmianę
Dzienne / Tygodniowe / Miesięczne Granicay	Normy czasu pracy, po przekroczeniu których naliczane są nadgodziny
Poziomy nadgodzin	Stawki za nadgodziny (np. pierwsze 2 godziny → 150%, potem → 200%)
Współczynniki zmiany nocnej	Współczynniki za zmiany nocne
Stawki za dni świąteczne	Stawki za pracę w dni świąteczne
Stawka wynagrodzenia Priorytet	Jaług stanowisk — stawka z stanowiska. Jaług lokalizacji — stawka z lokalizacji zmiany

Więcej szczegółów: Ustawienia wynagrodzenia. O kaskadowej hierarchii stawek przeczytasz w Hierarchia stawek.

Krok 4. Podłączenie modułów

Shifton wykorzystuje system modułowy — należy podłączyć tylko potrzebne funkcje.

Kliknij nazwę firmy → Moduły.

Włącz potrzebne moduły przełącznikiem.

Rekomendowane moduły na start

Moduł	Do czego służy	Cena
Działy i projekty	Wiele projektów/działów (1 bezpłatny)	$1/mies. za dod. projekt
Płace	Obliczanie wynagrodzeń i raporty	$0,50/pracownik/mies.
Wnioski o wolne	Wnioski o urlop/dzień wolny	$1/pracownik/mies.
Frekwencja	Rejestracja obecności	$1/pracownik/mies.
Przerwy	Rejestracja przerw	$0,50/pracownik/mies.

Wszystkie moduły mają 30-dniowy bezpłatny okres próbny (Kontrola lokalizacji pracy — tylko 10 dni).

Więcej szczegółów: Przegląd systemu modułów

Krok 5. Konfiguracja modułów

Po podłączeniu modułów należy skonfigurować ich parametry.

Kliknij nazwę firmy → Moduły → karta Ustawienia.

Skonfiguruj każdy włączony moduł.

Kluczowe ustawienia

Moduł	Co skonfigurować
Podstawowy	Format godzin, format daty, język powiadomień, powiadomienia SMS
Przerwy	Typy przerw (płatna/bezpłatna), czas trwania, limity
Frekwencja	Metody rejestracji (przycisk / GPS / QR), automatyczne zakończenie, przypomnienia
Wniosek o wolne	Typy wolnego (zwolnienie lekarskie, urlop, święto), niestandardowe typy
Urlop	Automatyczne naliczanie dni, saldo, przenoszenie
Kontrola lokalizacji pracy	Promień GPS, weryfikacja przy check-in/check-out
Zmiany awaryjne	Powiadomienia o pilnych zmianach
Aktywność	Szablony aktywności, powiązanie z harmonogramami

Więcej szczegółów: artykuły w sekcji Moduły

Krok 6. Dodanie i zaproszenie pracowników

Kliknij Pracownicy w lewym panelu bocznym.

Kliknij + Dodaj pracowników.

Wypełnij formularz:

Pole	Obowiązkowe	Opis
Imię	Tak	Imię
Nazwisko	Tak	Nazwisko
Numer telefonu	Nie	Numer komórkowy z kodem kraju
E-mail	Nie	Do wysłania zaproszenia
Miesięczna Normaaa godzin, %	Tak	100% = pełny etat, 50% = pół etatu
Wybierz projekt	Nie	Przypisanie do projektu od razu
Wybierz harPonogram	Nie	Przypisanie do harmonogramu od razu
Stanowisko	Nie	Stanowisko
Wyślij zKwiecieńoszenie	Nie	Wysłanie zaproszenia e-mailem

Kliknij Dodaj i zamknij lub Dodaj (aby dodać kolejnego pracownika).

Alternatywa: zaimportuj pracowników z pliku Excel/CSV za pomocą przycisku import — pobierz szablon, wypełnij i załaduj.

Więcej szczegółów: Dodawanie pracowników

Krok 7. Utworzenie projektu

Projekt — to kontener łączący pracowników i harmonogramy (dział, zespół, oddział).

Pierwszy projekt jest tworzony automatycznie przy rejestracji. Można go zmienić i skonfigurować.

Konfiguracja projektu

Otwórz Projekty w panelu bocznym.

Kliknij Edytuj przy wybranym projekcie.

Wypełnij pola:

Pole	Opis
Nazwa projektu *	Nazwa projektu (obowiązkowa)
Kolor	Kolor do wizualnej identyfikacji w harmonogramach i raportach
Strefa czasowa	Strefa czasowa projektu. Można zmienić tylko jeśli projekt nie ma jeszcze harmonogramów
Domyślna lokalizacja	Lokalizacja automatycznie ustawiana na zmianach przy generowaniu harmonogramu
Menedżerowie	Menedżerowie projektu — mogą tworzyć i edytować harmonogramy
Pracownicy	Pracownicy projektu (wielokrotny wybór)
Obserwatorzy	Obserwatorzy — tylko podgląd harmonogramów, bez edycji
Podstawowa stawka wynagrodzenia	Bazowa stawka do obliczania wynagrodzeń

Skonfiguruj uprawnienia: widoczność harmonogramów, wymiana zmian, otwarte zmiany, zakaz zmiany przeszłych zmian.

W razie potrzeby dodaj znaczniki (Wyraźny) — kolorowe etykiety do kategoryzacji zmian.

Kliknij Zapisz.

Ważne: Aby utworzyć dodatkowe projekty, należy podłączyć moduł Działy i projekty ($1/mies. za każdy dodatkowy projekt).

Więcej szczegółów: Zarządzanie projektami. O module dla wielu projektów — Działy i projekty.

Krok 8. Utworzenie harmonogramu

Harmonogram określa zasady czasu pracy i zawiera zmiany pracowników.

Kliknij HarPonogramy w panelu bocznym → + Dodaj harPonogram.

Wypełnij podstawowe informacje: nazwa, projekt, daty (do 3 miesięcy za jednym razem), bazowa stawka.

Wybierz typ harPonogramu:

Typ	Opis	Przykład
Pusty	Całkowicie ręczny — zmiany dodawane ręcznie	Małe biuro, kierownik sam rozstawia zmiany
Podstawowy	Stałe szablony zmian	Biuro Pn–Pt 09:00–18:00
Jaług dostępności	Na podstawie dostępności pracowników	Kawiarnia ze studentami-baristami
Zaawansowany	Kilka typów zmian z różnym zapotrzebowaniem	Centrum telefoniczne ze zmianami rannymi, wieczornymi i nocnymi
Szablon	Wzorce rotacyjne (2/2, 5/2 itp.)	Ochrona, fabryka, tryb całodobowy

Skonfiguruj szablony zmian (czas, przerwy, dni tygodnia).

Dla typów Jaług dostępności i Zaawansowany — skonfiguruj ograniczenia (limity godzin, minimalny odpoczynek).

Dodaj pracowników do harmonogramu.

Nie zapomnij opublikować harmonogramu (Opublikuj i powiadom pracowników) — bez publikacji pracownicy nie zobaczą swoich zmian.

Więcej szczegółów: Tworzenie harmonogramu

Krok 9. Praca ze stroną harmonogramu (Strona harmonogramu)

Po utworzeniu harmonogramu przejdź na stronę harPonogramu do zarządzania zmianami.

Tryby widoku

Dzień / Tydzień / Miesiąc

mdash; przełączanie okresu

Jaług pracowników / By Szablony zmian

mdash; grupowanie

Podstawowe działania

Dodawanie zmiany:

kliknij ⋮ obok pracownika → Dodaj zmianę pracownikowi → ustaw czas, przerwę, lokalizację

Edycja zmiany:

kliknij zmianę w siatce → zmień parametry → zapisz

Duplikowanie zmian:

Akcje → Duplikowanie zmian → wskaż okres źródłowy i doceNiskiy

Działania masowe:

Akcje → Masowe działania na zmianach → wybierz okres, pracowników → Przenieś do otwartych / Edit / Delete

Otwarte zmiany:

zmiany bez przypisanego pracownika, które można podjąć samodzielnie

Filtry i nakładki

Filtry:

według pracowników, stanowisk, lokalizacji, znaczników, statusu zmian

Nakładki:

pokaż/ukryj zmiany, urlopy, dostępność, przerwy, aktywności

Eksport

Excel

(kilka formatów), PDF

import premii/potrąceń

mdash; import premii i potrąceń

Więcej szczegółów: artykuły w sekcji Strona harmonogramu i zmiany

Krok 10. Dodatkowe funkcje

Po podstawowej konfiguracji można podłączać dodatkowe możliwości w miarę potrzeb:

Aktywności (moduł Activity)

Planowanie dodatkowych zadań na zmianach — szkolenia, spotkania, inwentaryzacje. Tworzenie szablonów aktywności i przypisywanie ich pracownikom.

Mapa GPS (moduł Kontrola lokalizacji pracy)

Kontrola lokalizacji pracowników przy rejestracji obecności. Konfiguracja promienia dopuszczalnej odległości od lokalizacji pracy.

Wnioski pracowników

Pracownicy mogą samodzielnie przez aplikację lub wersję webową:
– Składać wnioski o dni wolne i urlopy (moduł Wnioski o wolne)
– Wymieniać się zmianami (jeśli dozwolone w ustawieniach projektu)
– Podejmować otwarte zmiany
– Rezygnować ze zmian

Raporty

11 typów raportów: godziny pracy, wynagrodzenia, frekwencja, urlopy, nadgodziny i inne. Filtrowanie według okresu, pracowników, projektów.

Frekwencja (moduł Frekwencja)

Rejestracja obecności pracowników — przyciskiem w aplikacji, współrzędnymi GPS lub kodem QR.

Przerwy (moduł Breaks)

Rejestracja przerw w trakcie zmiany — płatne i bezpłatne, z limitami ilości i czasu trwania.

Powiązane artykuły

Najczęściej zadawane pytania

P: Czy można pominąć któryś krok?
O: Kroki 1–2 są obowiązkowe. Kroki 3–5 są zdecydowanie zalecane przed utworzeniem harmonogramów, ponieważ ustawienia wynagrodzeń i modułów wpływają na obliczenia. Kroki 6–8 — to minimum do rozpoczęcia pracy.

P: Ile czasu zajmuje pełna konfiguracja?
O: Podstawowa konfiguracja (kroki 1–8) zajmuje 15–30 minututut dla niewielkiego zespołu.

P: Czy konieczne jest skonfigurowanie wynagrodzeń przed utworzeniem harPonogramu?
O: Jest to zdecydowanie zalecane. Ustawienia wynagrodzeń (waluta, tryb stawki, nadgodziny) są stosowane do wszystkich przyszłych zmian. Można je zmienić później, ale przeliczenie wsteczne nie następuje.

P: Czy można dodać pracowników bez zKwiecieńoszenia?
O: Tak. Należy dodać pracownika bez zaznaczenia pola Wyślij zKwiecieńoszenie — pojawi się w systemie ze statusem «Niezaproszony». Zaproszenie można wysłać później.

P: Co się stanie, jeśli nie podłączę żadnych modułów?
O: Podstawowa funkcjonalność (harmonogram, lista pracowników, dashboard) działa bez modułów. Moduły dodają dodatkowe możliwości — wynagrodzenia, urlopy, frekwencję itp.

P: Jaka jest prawidłowa kolejność: najpierw pracownicy czy najpierw projekt?
O: Pierwszy projekt tworzony jest automatycznie przy rejestracji. Zaleca się najpierw skonfigurować projekt, a następnie dodać pracowników — przy dodawaniu można od razu przypisać ich do projektu i harmonogramu.

P: Pracownik został dodany, ale nie widzi zmian — co robić?
O: Należy sprawdzić trzy kroki: 1) pracownik dodany do projektu, 2) pracownik dodany do harPonogramu, 3) harmonogram opublikowany. Wszystkie trzy kroki są obowiązkowe.

P: Czy można wrócić i zmienić ustawienia później?
O: Tak. Wszystkie ustawienia (oprócz typu harmonogramu i strefy czasowej projektu z harmonogramami) można zmienić w dowolnym momencie.

P: Jak zrozumieć, które moduły są mi potrzebne?
O: Należy zacząć od podstawowej funkcjonalności. Moduły podłącza się w miarę potrzeb — każdy ma 30-dniowy bezpłatny okres próbny do testowania.

P: Czy trzeba tworzyć stanowiska (Stanowiska) i umiejętności (Umiejętności)?
O: Nie jest to obowiązkowe. Stanowiska są przydatne dla różnych stawek i filtrowania. Umiejętności — do automatycznego przypisywania pracowników do określonych zadań lub aktywności.

P: Jak zKwiecieńosić pracownika bez adresu e-mail?
O: Należy podać numer komórkowy — zaproszenie zostanie wysłane SMS-em.

P: Co to jest «aktywny pracownik» przy obliczaniu kosztów?
O: Pracownik, który miał co najmniej jedną zmianę w danym miesiącu rozliczeniowym. Nieaktywni pracownicy nie są taryfikowani.

P: Czy publikacja harPonogramu jest obowiązkowa?
O: Dla pracy menedżera — nie, zmiany są widoczne w panelu administracyjnym. Jednak pracownicy zobaczą swoje zmiany w aplikacji dopiero po publikacji.

P: Czy można skonfigurować system dla kilku oddziałów?
O: Tak. Należy utworzyć osobny projekt dla każdego oddziału (moduł Działy i projekty). Każdy projekt ma własnych menedżerów, pracowników i harmonogramy.

P: Jak skonfigurować harPonogram rotacyjny (2/2, doba przez trzy)?
O: Przy tworzeniu harmonogramu należy wybrać typ Szablon i ustawić wzorzec rotacji — system automatycznie powtórzy go na cały okres.